Wat is digital asset management?

De meeste DAM-oplossingen zijn cloud-based, wat betekent dat iedereen 24/7 toegang heeft tot digitale assets, vanaf elk apparaat met een internetverbinding. Door alle digitale content op één locatie te centraliseren, kunnen zowel interne als externe stakeholders sneller vinden wat ze nodig hebben, en hun tijd dus besteden aan andere zaken. Ook kunnen toegangsrechten en machtigingen worden aangepast voor verschillende gebruikers, zodat de juiste mensen toegang hebben tot de juiste bestanden.

Elke minuut die je niet hoeft te besteden aan het zoeken naar een bestand, is een minuut die je kunt besteden aan nuttigere klussen. Door digitale content sneller te creëren, te downloaden, op te slaan en te distribueren, kan DAM jouw ROI (return on investment) op merk- en contentmarketing verbeteren. Bekijk ons DAM ROI Rapport om meer over de voordelen van digital asset management te lezen.

Met digital asset management verminder je het risico dat verouderde bestanden worden gebruikt. Belangrijke assets worden bij het uploaden eenvoudig bijgewerkt en gebruikers kunnen er zo altijd zeker van zijn dat ze de meest actuele content gebruiken.

De implementatie van een DAM-systeem vermindert het risico op verlies van belangrijke en vertrouwelijke bestanden door te zorgen voor veilige opslag op één locatie. Dit voorkomt dat bestanden verloren gaan, iets dat vaak gebeurt wanneer ze worden opgeslagen op externe harde schijven en persoonlijke desktops of mappen.

Bestanden kunnen vanuit het digital asset management systeem worden gedeeld met zowel interne als externe stakeholders. Je kunt verder bepalen hoe assets worden gebruikt nadat ze zijn gedeeld, met de mogelijkheid om bijvoorbeeld een vervaldatum in te stellen en de geschiedenis van het delen bij te houden.

Digital asset management integreert met al jouw technische tools, van CMS- en PIM-systemen tot design- en social media plugin-tools, om een efficiëntere stroom van digitale assets mogelijk te maken gedurende de gehele content levenscyclus - van briefing tot distributie. Meer informatie over DAM-integraties.

Door de snelle groei en wereldwijde expansie van wereldwijd opererende restaurantfranchise Five Guys, ontstond de behoefte aan een cloudgebaseerd systeem dat hun assets zou consolideren, op een gemakkelijk doorzoekbare manier zou organiseren en werknemers over de hele wereld gemakkelijk toegang zou geven tot de asset library.

"We hadden iets nodig dat zowel in Dubai als in Kansas zou werken. Dat was dus waar we naar zochten in een DAM."

Five Guys had verder een database nodig met tracking, zodat ze konden zien wie welke assets gebruikte en wat ermee werd gedaan. Ze wilden een platform dat vervaldata kon toevoegen aan assets en collecties. De pers had zo maar een beperkte tijd toegang tot assets die ze hadden ontvangen, om er zeker van te zijn dat ze geen verouderde assets zouden gebruiken. Lees het volledige verhaal over Bynder x Five Guys.

Voor modeketen Scotch & Soda is zien verkopen. Hun visuele beelden zijn een belangrijke driver voor de verkoop van het bedrijf en voor het promoten van hun unieke merkidentiteit. De meeste productbeelden worden vastgelegd in een studio aan de gracht in Amsterdam. Hun commerciële teams rekenen elke dag op de digital asset management oplossing van Bynder, en zijn er zo zeker van dat alle marketinginspanningen soepel verlopen. Ze zien DAM als een bedrijfskritische tool om inkomsten te genereren via hun B2C webwinkel en B2B applicaties.

"Bynder's DAM is de meest bedrijfskritische tool die we gebruiken in de fotostudio, omdat het het dichtst bij de verkoop staat. Zonder Bynder hebben we geen beelden, en zonder beelden verkopen we niet."

Toen Scotch & Soda voor het eerst digital asset management implementeerde, beheerden ze ongeveer 11.000 assets. Vijf jaar later is hun totale output omhoog geschoten - ondanks dat de middelen constant zijn gebleven - met een jaarlijkse output van meer dan 40.000 afbeeldingen. Lees het volledige verhaal over Bynder x Scotch & Soda.

Nordea is actief op meerdere markten en zocht naar een oplossing die hun team zou helpen nauwer samen te werken en een uniforme, unieke en consistente merkidentiteit te communiceren in alle klantgerichte content.

"Met duizenden stakeholders die betrokken zijn bij merkcommunicatie, moesten we echt iedereen meekrijgen als we echt als 'één Nordea' wilden opereren."

Er was behoefte aan een meer gestructureerde en uniforme workflow; minder uitbesteding van campagnes, meer samenwerking op merkcontent in verschillende regio's en verbeterde merkrichtlijnen om een consistent sterke en onderscheidende 'Scandinavische' merkidentiteit neer te zetten. Lees het volledige verhaal over Bynder x Nordea.

Education First (EF), de wereldwijde onderwijsspecialist, promoot zijn diensten met beeldmateriaal en video's van hoge kwaliteit. Die zijn hard nodig om op consistente wijze leerervaringen te kunnen bieden op verschillende afdelingen en in honderden kantoren en scholen wereldwijd. De toegankelijkheid en zichtbaarheid van de belangrijkste materialen was een verbeterpunt dat, indien aangepakt, de productiviteit zou kunnen verhogen en ervoor zou zorgen dat mensen eenvoudige taken niet steeds opnieuw hoeven uit te voeren.

"De grootste verbetering is dat al onze rich media nu gemakkelijk toegankelijk is voor al onze kantoren en scholen over de hele wereld. Die kunnen nu eenvoudig zelf opzoeken wat ze nodig hebben. Voorheen kregen ze elk kwartaal een PDF toegestuurd, maar die was al snel verouderd."

De digital asset management oplossing van Bynder werd EF's ‘single source of truth’ voor materialen, waardoor markten en afdelingen snelle toegang en duidelijk zicht kregen op de juiste content. Tegelijkertijd bleven ze verbonden met andere vitale technische tools, wat een enorme sprong voorwaarts betekende voor hun digitale transformatie. Lees het volledige verhaal over Bynder x Education First.

Digital asset management maakt het delen van en toegang tot bestanden eenvoudig. Deel veilig al je bestanden zonder dat je emails hoeft te sturen met bijlagen, FTP, CD's en gedeelde servers. Configureer gemakkelijk verschillende levels van toegang en zorg dat de juiste mensen altijd toegang hebben tot de juiste bestanden.

Houd alle belangrijke digitale content veilig op één gecentraliseerd platform. Organiseer je assets op een manier die begrijpelijk is voor je team, zodat iedereen weet hoe ze kunnen vinden wat ze nodig hebben, wanneer ze het nodig hebben.

DAM biedt een centrale hub voor je team voor het managen van content van idee tot publicatie. Zonder stress digitale assets bekijken, toewijzen en goedkeuren. Minder miscommunicatie en iedereen weet precies waaraan ze moeten werken en wat de status is van een project.

Op deze manier zorg je ervoor dat al je content altijd consistent is en on-brand. Je kan gewoon in het portal blijven; deel je bestanden simpelweg direct vanuit Bynder's DAM met zowel je team als met externe partijen.

Krachtige zoekfunctionaliteiten helpen je snel bestanden te vinden die je nodig hebt. Specificeer het bestandstype en gebruik filters voor afbeeldingen of een in-document zoekopdracht om te zoekresultaten te verfijnen. Metadata management biedt de mogelijkheid om keywords aan assets toe te voegen en een gecontroleerde woordenschat aan te passen en af te dwingen. Keyword consistentie helpt bij het verbeteren van zoeken in het DAM systeem.

De DAM-software is ontworpen voor rijke media en is uitgerust met functies die beeld-, audio- en video management ondersteunen. Bekijk voorvertoningen van je creatieve bestanden, afbeeldingen en video's en gebruik standaard presets of pas je eigen bestanden aan om batchgewijs afbeeldingen of videobestanden te converteren.

Digital asset management systemen hebben robuuste functies om een effectief merkbeheer te garanderen. Beheer een merk portaal voor gebruikers en belangrijke stakeholders om toegang te krijgen tot de bestanden die ze nodig hebben. Maak een speciale pagina met merkrichtlijnen voor je organisatie en maak click-on overeenkomsten mogelijk om ervoor te zorgen dat gebruikers zich aan deze voorwaarden houden.

Digitale publicatietools in DAM houden al je assets op één locatie, maar stellen je in staat ze naar sociale kanalen, web contentmanagementsystemen, marketing automatiseringsoplossingen, distributiediensten van externe partijen en meer te sturen.

Een digital assets is elke vorm van een digitaal bestand. Veelgebruikte digitale middelen zijn onder meer afbeeldingen, documenten, foto's, presentaties en video's. Digitale asset management software wordt voornamelijk gebruikt door enterprise marketing en creatieve teams, dus het is noodzakelijk dat DAM-software een breed spectrum aan creatieve bestanden kan verwerken.

Artiesten en ontwerpers gebruiken DAM vaak voor verschillende beeld-bestandsformaten, waaronder rasterafbeeldingen die zijn gemaakt met beeldbewerkingssoftware zoals Adobe Photoshop of vectorafbeeldingen die zijn gemaakt in Adobe Illustrator. Zelfs fotografen kunnen Camera RAW-bestanden opslaan in een DAM. Ook al is DAM op maat gemaakt voor creatieve workflows, toch zijn documentbeheer en video management een onmisbaar aspect van DAM. Marketingteams implementeren vaak een DAM-systeem, maar bedrijven kunnen DAM in alle afdelingen gebruiken.

Iedereen die de huidige digital asset workflows wil optimaliseren, heeft een DAM-systeem nodig. Van startende bedrijven tot wereldwijd erkende merken, alle bedrijven, ongeacht hun omvang, kunnen profiteren van de implementatie van digital asset management. Een bedrijfsbrede implementatie is een eenvoudige manier om afdelingen te helpen hun silo's te doorbreken. Bekijk hoe verschillende spelers in de markt DAM kunnen gebruiken:

• Marketeers kunnen de merkgroei versnellen en de consistentie van het merk verhogen voor al hun merk-content. Creëer marketingmateriaal met dynamische sjablonen en distribueer deze eenvoudig naar al je marketingkantoren over de hele wereld. Zij kunnen je materiaal hergebruiken en aanpassen aan de taal van hun regio
• Ontwerpers gebruiken DAM om creatieve workflows te optimaliseren. De mogelijkheid om binnen enkele seconden bestanden te zoeken en te vinden bespaart kostbare tijd. In plaats van te zoeken naar, of afbeeldingen opnieuw te ontwerpen, kan het creatieve team tijd en middelen besparen door alleen maar assets te hergebruiken
• Sales teams kunnen altijd beschikken over de meest actuele materialen die ze nodig hebben - overal, altijd en vanaf elk apparaat. DAM stemt verkoop en marketing op elkaar af om de consistentie van het merk te vergroten
• IT-afdelingen voelen zich veilig met een cloud-gebaseerde DAM en hoeven zich geen zorgen te maken over omslachtige installaties of implementaties. DAM elimineert de noodzaak om ter plaatse FTP-servers of oplossingen voor het verzenden van bestanden van derden te beheren of zich zorgen te maken over de beveiliging van bestanden
• Agencies gebruiken DAM om een professionele ervaring te bieden waar klanten van houden. Een branded webportal houdt creatieve bestanden georganiseerd terwijl ze bij je merk passen en zorgt voor een consistente look and feel wanneer klanten en gebruikers er toegang toe krijgen. Maak snellere doorlooptijden mogelijk om klanten terug te laten komen voor meer
• Distributeurs bereiken meer succes door altijd de nieuwste on-brand materialen te hebben. Vergroot de merkconsistentie en optimaliseer het leveringsproces in je netwerk

Het antwoord op de vraag wat digital asset management is, vind je bovenaan deze pagina. Omdat je weet wat DAM is, duiken we in de definitie van DAM SaaS, ook bekend als DAM Software-as-a-Service. Het SaaS-model beschrijft software die gehost wordt door een leverancier in de Cloud en aan gebruikers wordt geleverd via een internetbrowser, vaak als een dienst op basis van een abonnement. DAM SaaS is eenvoudigweg gedefinieerd als digital asset management software die gehost wordt in de Cloud. SaaS-oplossingen zijn snel inzetbaar en eenvoudig te schalen om aan de groeiende behoeften van je bedrijf te voldoen. Met een SaaS-platform worden upgrades met nieuwe functies en verbeteringen naadloos uitgerold naar alle klanten, zodat bedrijven altijd het beste uit de bus komen. Voor SaaS komt DAM-ondersteuning rechtstreeks van de SaaS-provider, in plaats van je interne IT-middelen te belasten.

Het tegenovergestelde van DAM SaaS is lokaal geïnstalleerde DAM-software, de zogenaamde on-premise software. DAM-software op locatie is doorgaans moeilijker te implementeren, te ondersteunen, te schalen en bij te werken omdat alle verantwoordelijkheden bij de IT-afdeling liggen. Tenzij je bedrijf er de voorkeur aan geeft om te hoge kosten te betalen voor top services, is op SaaS-gebaseerd digital asset management de beste DAM-oplossing.

Andere belangrijke factoren waarmee rekening moet worden gehouden zijn veiligheid, betrouwbaarheid en totale kosten. Tegenwoordig hebben de beste SaaS-bedrijven het grootste voordeel op het gebied van veiligheid en betrouwbaarheid. Ze zijn ook kostenefficiënter geworden, waarbij alle belangrijke factoren in één pakket zijn samengebracht.

Ten eerste, denk na over hoe je team momenteel de digitale assets en workflows beheert voor samenwerking, het delen, vinden en distribueren van bedrijfs assets.

• Is het vinden van je assets een arbeidsintensieve aangelegenheid? Als het meer dan een paar minuten duurt om je digitale bestanden te vinden en te delen, kan DAM-software je helpen. Met innovatieve tools voor het organiseren en zoeken, hoeven je teams geen kostbare tijd te besteden aan het zoeken naar bestanden
• Kunnen je assets overal en altijd toegankelijk zijn waar en wanneer je ze nodig hebt? Toegankelijkheid is cruciaal voor de productiviteit. Als je team niet bij de bestanden of middelen kan komen die ze nodig hebben, worden bij het opnieuw aanmaken van assets deadlines verschoven en ontstaan er problemen door dubbele inhoud en merk inconsistenties. DAM-software zorgt ervoor dat je teams altijd over de middelen beschikken die ze nodig hebben
• Knelpunten ontstaan bij creatieve samenwerking? Vergroot de projectcommunicatie en zichtbaarheid. Ontvang real-time waarschuwingen wanneer bestanden of nieuwe versies worden geüpload, opmerkingen worden toegevoegd of assets worden goedgekeurd in een DAM-systeem
• Biedt je huidige systeem beveiliging op enterprise-level voor opslag, toegang en delen? Belangrijke bedrijfs-assets moeten worden vergrendeld in een stabiele en veilige omgeving. DAM-organisaties garanderen de veiligheid van al je digitale assets met veilige datacenters en 24/7 monitoring
• Wat is de ROI van DAM? De belangrijkste factoren zijn hierboven opgesomd, maar er zijn vele andere redenen waarom bedrijven in DAM investeren

Wanneer je op zoek bent naar de beste software voor digital asset management voor je bedrijf, dan moet je weten voor welke uitdagingen je bedrijf momenteel staat met betrekking tot het beheer van je digitale assets. Bespreek specifieke workflows die deze uitdagingen zullen oplossen met de beste bedrijven op het gebied van digital asset management.

• Identificeer de belangrijkste gebruikers en bespreek alle benodigde functies en functionaliteiten die zij nodig hebben en willen
• Maak een lijst van deze belangrijke functies om af te vinken wanneer je met DAM-providers spreekt
• Bepaal of cloud-based digital asset management of een geïnstalleerde on-premise oplossing geschikt is voor je bedrijf
• Houd rekening met belangrijke factoren zoals beveiliging, cloud architectuur, integratie, implementatieproces, professionele dienstverlening, klantervaring en gebruikersadoptie
• Na het zien van DAM-software demo's met de bedrijven waarover je initieel enthousiast bent, kan je proefversies of trials aanvragen en verder vergelijken
• Selecteer de beste DAM-software waarvan je denkt dat je bedrijf het meeste profijt heeft en welke eenvoudig in gebruik is voor verschillende teams

Voor meer informatie over het kiezen van een DAM, download de DAM vergelijkingsgids.