Siemens Healthineers

In ‘t kort

Achtergrond
Siemens Healthineers had behoefte aan een “single source of truth” voor medewerkers om eenvoudig toegang te krijgen tot de volledige bibliotheek met digitale assets en deze goed te gebruiken en hergebruiken. Om de volledige levenscyclus van content te ondersteunen, was het bedrijf op zoek naar een zeer koppelbare oplossing die kon integreren met aangrenzende marketingtechnologie. Siemens was vooral op zoek naar een toekomstbestendige DAM-oplossing die concrete tijd- en kostenbesparende voordelen kon opleveren.

Uitdaging
Teams vertrouwden nog steeds op een verouderde mediadatabase voor content management. Het ontbreken van een “single source of truth” veroorzaakte verwarring over waar digitale assets waren opgeslagen, waardoor het veel tijd kostte om geschikte content te vinden die klaar was voor publicatie, en deze bij te werken en te gebruiken. Het verhogen van de waarde en het hergebruik van bestaande assets werd daardoor belemmerd, wat leidde tot extra kosten voor het extern aanschaffen en produceren van content.

Oplossing
De AI-ondersteunende DAM-oplossing van Bynder heeft enorme voordelen opgeleverd voor de contentactiviteiten van Siemens Healthineers, van AI-ondersteund zoeken tot snellere distributie. Of het nu gaat om sociale media of hun website, Bynder is de enige oplossing geworden voor het centraliseren en verbinden van digitale assets met alle marketingkanalen.

Resultaten
Gemiddeld is de tijd die nodig is om bestanden te vinden meer dan gehalveerd; het delen van content gaat 70% sneller dan voorheen en Bynder heeft over de hele linie naar schatting meer dan € 3,5 miljoen bespaard doordat veel assets opnieuw kunnen worden gebruikt, in plaats van extern nieuwe assets aan te schaffen.

Situatie

Siemens Healthineers heeft interne teams die zich volledig richten op het creëren en promoten van bedrijfsbrede marketing- en communicatiecontent.

Met meer dan 60.000 collega’s verspreid over meer dan 70 landen was er een duidelijke behoefte om deze activiteiten te centraliseren en te verbinden binnen één enkel platform om tijd en kosten te besparen en uiteindelijk een duidelijk, consistent proces voor marketingactiviteiten te creëren.

Voor bedrijven met de omvang van Siemens Healthineers kan het automatiseren van handmatige processen met de juiste technologie enorme voordelen opleveren. Met het AI-ondersteunde DAM van Bynder zag het bedrijf de mogelijkheid om veel tijd te besparen voor de duizenden medewerkers en miljoenen te besparen op contentgerelateerde kosten.

Om dat te bereiken moest de oplossing:

• De tienduizenden marketing- en communicatieassets centraliseren voor snelle toegang, gebruik en hergebruik voor meer dan 60.000 medewerkers en externe partijen.
• Integreren met voorheen losstaande systemen en marketingtools, waardoor een naadloze uitwisseling van assets en gegevens mogelijk wordt gedurende de hele levenscyclus van content, van uploaden tot publiceren.
• Handmatige processen zoals het zoeken naar assets, het opsporen van duplicaten en het distribueren van publiceerbare content automatiseren en verkorten.assets, detecting duplicates, and distributing publish-ready content.

Uitdagingen

Het benutten van de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van AI en digitale technologieën maakt integraal deel uit van de missie van Siemens Healthineers om de gezondheidszorg te transformeren, dus het bedrijf weet precies welke voordelen digitalisering kan opleveren.

Maar als het ging om digitale assets vertrouwde Siemens op een verouderde, gedecentraliseerde mediadatabase voor content management. Het gebrek aan integratie met andere tools betekende dat er niet één oplossing was voor het managen van digitale assets, wat niet alleen verwarring veroorzaakte onder het personeel over waar digitale assets waren opgeslagen, maar het ook moeilijk maakte om publiceerbare content te vinden, bij te werken en te gebruiken.

Meer waarde en hergebruik halen uit de bestaande assets lukte daardoor niet, wat leidde tot extra kosten voor het extern inkopen en produceren van content.

Oplossing

Een speciale werkgroep bij Siemens Healthineers werkte nauw samen met de experts van Bynder om een op maat gemaakt DAM-platform te bouwen dat paste bij de unieke use case.

De AI-ondersteunde DAM-oplossing van Bynder die het bedrijf nu gebruikt heeft al 30.000 gebruikers en meer dan 40.000 assets, en brengt een ware transformatie van de contentactiviteiten teweeg.

DAM + AI: Duizenden uren en miljoenen euro’s aan content-gerelateerde kosten besparen

Meer dan € 3,5 miljoen kostenbesparingen
Betalen voor stockbeelden, video’s en licenties voor de marketing en communicatie was een grote kostenpost vóór Bynder. Teams namen vaak hun toevlucht tot het extern aanschaffen van assets in plaats van hergebruiken wat ze al hadden. Met de AI-zoekfuncties van Bynder kunnen gebruikers intuïtief zoeken op beeldmateriaal (of het nu intern, extern of een URL is) om visueel vergelijkbare assets te vinden die zijn opgeslagen in het DAM (geen trefwoorden nodig).

Jennifer Klancar (Account Manager, Productie & Service) schat dat het bedrijf 3500 stockafbeeldingen heeft gekocht (inclusief licenties) voor een gemiddelde prijs van € 200 sinds ze Bynder gebruiken, wat neerkomt op een investering van € 700K. Ze hebben nu gemiddeld zes hergebruiken per asset (naar verwachting oplopend tot 15), waar dat voor Bynder niet het geval was.

Over de hele linie bespaart Siemens Healthineers meer dan € 3,5 miljoen aan kosten door de hoeveelheid assets die steeds opnieuw kunnen worden gebruikt, in plaats van extern nieuwe assets aan te schaffen. Door gebruik te blijven maken van de AI-zoekmogelijkheden van Bynder verwacht Siemens dat deze kostenbesparingen zullen verdubbelen naarmate het gemiddelde hergebruik per asset toeneemt.

Duplicate Finder: “Het onmogelijke mogelijk maken”

Bij het uploaden van assets naar Bynder DAM worden dubbele bestanden automatisch gedetecteerd en verwijderd, zonder handmatige tussenkomst van gebruikers. Voor een groot bedrijf als Siemens Healthineers is deze functie van onschatbare waarde.

Gemiddeld worden er 50-70 assets per week geüpload naar het DAM, en deze kunnen afkomstig zijn van wel 200-300 verschillende mensen binnen de organisatie.

Naast Bynder is Siemens bezig met het migreren van duizenden assets uit een legacysysteem. De Duplicate Finder heeft daarbij al ontelbare uren en assets bespaard doordat de bestanden tijdens het hele proces niet handmatig gecontroleerd hoefden te worden.

Belangrijkste voordelen

Schaalbaar en toekomstbestendig
“Je kunt Bynder gebruiken zonder training!” Het gebruiksgemak van Bynder is de sleutel geweest tot een hoge adoptie in de grote organisatie. Dankzij de schaalbaarheid en gebruiksvriendelijkheid van de oplossing heeft Siemens in de loop der tijd steeds meer gebruikers kunnen onboarden, onlangs werd de grens van 30.000 gebruikers overschreden.

Toegankelijke content voor iedereen, overal
Door Bynder als single source of truth te gebruiken, weten alle afdelingen precies waar ze assets kunnen vinden, gebruiken en delen. De AI-mogelijkheden zorgen er daarnaast voor dat er minder tijd wordt besteed aan handmatige taken en dat duplicaten automatisch worden gedetecteerd en verwijderd. Zoeken kan ook op verschillende manieren, op trefwoord of afbeelding, waardoor medewerkers kostbare tijd besparen en zich kunnen richten op belangrijker werk.

Eén proces; één workflow voor alle content
Met één oplossing voor het samenwerken, beoordelen en publiceren van marketingmaterialen zijn eindeloze feedbackrondes en het gebruiken van verschillende tools tijdens de content levenscyclus voorgoed verleden tijd. Workflowtaken volgen een consistent proces dat ervoor zorgt dat de juiste stakeholders op de hoogte blijven en de verantwoordelijkheden duidelijk zijn, waardoor vertragingen en miscommunicatie worden voorkomen.