RAI

Wat had RAI nodig?

Vòòr Bynder, creëerden medewerkers eigen archiveringssystemen met ontelbare folders op de server, waardoor het moeilijk was bestanden te vinden en te delen tussen teams, met name sales en marketing. Bestanden werden vaak in verschillende mappen opgeslagen waardoor er bijvoorbeeld extra fotoshoots geboekt werden, omdat foto's niet door de juiste mensen werden gevonden of gedeeld.

De marketeers, trade show teams, account managers en business development vertegenwoordigers waren het er allemaal over eens dat RAI een nieuw systeem nodig had. Ze moesten vernieuwen om menselijke fouten te verminderen, de content lifecycle te versnellen, en meer inzicht te krijgen in hoe bestanden gebruikt werden.

Wat ging er mis?

Het team realiseerde dat een ‘on-premise' opslag systeem met minimale functionaliteiten een verspilling was van energie, tijd en geld. Mensen werkten langs elkaar heen waardoor verschillende teams niet efficient met elkaar communiceerden.

Investeren in een 100% cloud-based DAM oplossing, met veel functionaliteiten, dat elk formaat ondersteunt, was noodzakelijk om het gebruik van content, interne samenwerking, en workflows te kunnen optimaliseren.

De transformatie met behulp van Bynder

Dankzij Bynder is de samenwerking binnen RAI Amsterdam gestroomlijnd, en is het bedrijf één geworden met de Amsterdamse gemeenschap.

Vòòr Bynder:

• Assets werden vaak gedupliceerd, waardoor mensen twee keer zoveel werk deden en de opslagruimte in gevaar kwam
• Afbeeldingen op werden op dezelfde plek opgeslagen als non-marketing/ branding bestanden
• Het was onduidelijk welke assets beschikbaar of bruikbaar waren, waardoor bepaalde dossiers niet toegankelijk werden bij verschillende teams

Na Bynder:

• Iedereen kan erop vertrouwen dat de laatste versies van bestanden en assets in de brand-portal staan en direct gebruikt kunnen worden
• Alle assets zijn geüpload en beschikbaar in RAI Amsterdam’s Brand Portal
• Afspraken over bestandsnamen die voor het hele bedrijf gelden: het is nu onwaarschijnlijk dat assets kwijt worden geraakt

Eind goed, al goed

Het onboarding proces heeft bijgedragen aan een grotere gebruikersgroep waardoor de software snel binnen het gehele bedrijf werd geadopteerd en RAI Amsterdam een stap dichter bij “één RAI" kwam. Vijftig mensen (dit aantal was eerst 10) zijn bezig met het uploaden van bedrijfsinformatie zoals afbeeldingen, video's en logo's. In de afgelopen 2 jaar zijn er 18.000 assets geüpload en 30.000 assets gedeeld.

Er zijn altijd nieuwe manieren om gebruik te maken Bynder’s functionaliteiten om aan snel-veranderende eisen te voldoen. Sinds kort maakt RAI Amsterdam gebruik van de 'Tiles-functie' op de homepage van de portal om gebruikers te helpen navigeren naar content die ze nodig hebben, wat de zoektijd en daarmee ook verzoeken aan het content-team aanzienlijk heeft verminderd. Omdat het systeem zo goed werkte voor afbeeldingen, heeft RAI de video's van de lokale server ook naar Bynder verplaatst.

Het team heeft de onschatbare waarde ingezien van een cloud- based, systeem dat met de organisatie mee kan groeien.