DAM onboarding op afstand

Als je de onboarding van je team op afstand doet, is het belangrijk dat je vanaf het begin de basis legt voor de gebruikelijke communicatiekanalen, zowel intern als met het onboarding-team. Miscommunicatie en stagnatie in de voortgang ontstaan gemakkelijk als niet iedereen zich in hetzelfde gebouw bevindt, dus consistentie en structuur zijn cruciaal!

Het lijkt een open deur, maar het is zó belangrijk voor een succesvolle lancering en een breed draagvlak binnen je bedrijf. In een zo vroeg mogelijk stadium moet je intern al de grootste DAM-fan zijn: vertel stakeholders wat ze kunnen verwachten, wanneer ze dat kunnen verwachten en hoe ze persoonlijk hun voordeel kunnen doen met DAM. Verderop in het proces zijn ze dan een stuk enthousiaster over het inzetten van DAM.

Als je op afstand werkt, kun je nu eenmaal niet bij de koffieautomaat je collega's doorzagen over de voordelen van filtergebaseerde vindbaarheid van assets. Maar je kunt wel de interne DAM-influencer worden in de digitale ruimte – en dat is vaak nog effectiever ook.

Met communicatietools als Slack of Skype kun je een eigen chatkanaal maken over alles wat met DAM te maken heeft – zowel voor als na implementatie. Dit kan helpen om op grote schaal meer bekendheid te genereren en kennis te verspreiden, terwijl je ook iedereen transparant op de hoogte houdt van de voortgang van het onboarding-proces.

Als mensen niet komen opdagen voor meetings, kan dat een project vertragen. Maar als je medewerkers verspreid zijn over meerdere locaties – of zelfs over meerdere tijdzones – belanden meetings wel heel gemakkelijk tussen wal en schip als de belangrijkste stakeholders niet komen opdagen.

Soms is daar niets aan te doen. Maar de sleutel tot het behoud van momentum en consistente vooruitgang is een vast schema voor meetings, zowel met je onboarding-consultants als met je collega's.

Het is aan te raden aan het begin van het proces een overzicht te maken van alle belangrijke interne stakeholders die bij de onboarding-procedure betrokken zijn. Voor de meetings kun je dan tijdvakken kiezen die iedereen goed uitkomen – en vervolgens hou je je gedurende het hele proces aan dat schema. Dit leidt tot minder conflicterende meetings en zorgt dat het een consistent onderdeel wordt van ieders werkweek.

Deze meetings moeten vooral worden gebruikt voor belangrijke besluitvorming, het signaleren van mogelijke risico's en het bijpraten van stakeholders over de voortgang. Het verzamelen van informatie, testen en discussies met andere stakeholders vinden bij voorkeur apart plaats. Dan blijven de geplande meetings met je onboarding-consultants altijd doelgericht en constructief.

Een oud gezegde luidt: “Veel koks bederven de brij” en dat kan ook gelden voor een DAM onboarding-project. Het is natuurlijk belangrijk om DAM intern te versterken, maar je kernprojectteam moet tijdens het proces klein blijven. Idealiter bestaat het uit verschillende functies, zodat je een breed scala aan perspectieven krijgt op alle aspecten van het bedrijf.

Met een kleine DAM-taskforce zijn meetings productiever, wat snellere besluitvorming mogelijk maakt, vooral als je die meetings via videocalls moet houden; groepscommunicatie kan nog wel eens chaotisch zijn.

Uiteraard kun je op belangrijke momenten tijdens de implementatie andere stakeholders/projectsponsors inbrengen (bijv. oorspronkelijk zou alleen het marketingteam met de DAM gaan werken, maar nu wil HR dat ook). Maar zelfs dan is het van belang te proberen hetzelfde kernteam te behouden om doelgericht en op schema te blijven.

Realtime communicatie en samenwerking zijn niet moeilijk als je met zijn allen in één kantoor bent, maar op afstand moet je er meer moeite voor doen. Naast videogesprekken en instant messaging-tools zijn ook Google Drive-apps bijzonder handig om iedereen letterlijk in hetzelfde (digitale) bestand te laten werken.

Zo adviseren we bij Bynder onze klanten om Google Sheets te gebruiken voor het stellen van vragen over en het geven van feedback op het onboarding-proces. Door het te gebruiken als een werkdocument voor zowel de klant als de onboarding-consultants, kan iedereen rekenen op een snelle reactie en transparantie – als je per e-mail heen en weer communiceert, is dat lang niet altijd het geval.

Extra punten: Zodra je DAM-portal is geïnstalleerd, is het een goed idee om zelf aan de slag te gaan en de DAM te gebruiken om samen te werken tijdens het onboarding-proces. Bij Bynder gebruiken we de DAM om klanten relevante middelen en/of instructievideo's te sturen. Gebruikers leren zo alle ins en outs van features en functionaliteiten van de DAM door het gewoon te doen. Training on-the-fly werkt altijd het best.

Er komt een moment tijdens het onboarding-proces waarop jij en je team aan de slag moeten om alle facetten van het (DAM) proces onder de knie te krijgen. Misschien denk je dat het een hele opgave is om iedereen in een klassikale setting te krijgen als je allemaal op afstand werkt.

Maar met een beetje planning en wat creativiteit hoeft een verspreid personeelsbestand helemaal geen obstakel te zijn voor efficiënte training bij je bedrijf. Het belemmert ons bij Bynder in elk geval nooit.

Zo hebben onze onboarding-consultants onlangs ‘virtueel op locatie’ een 3-daagse onboarding kick-off uitgevoerd voor een bedrijf dat op afstand moest werken. Ze hebben een compleet team van 20 personen getraind in het gebruik van DAM – en die konden gewoon allemaal thuis blijven. Met videoconferencing en de juiste mentaliteit kom je echt een heel eind.

Het fijne van Digital Asset Management is dat het zich op zoveel manieren kan aanpassen aan je werk en aan je specifieke behoeften. Zo heeft je grafisch ontwerper bijvoorbeeld bepaalde features en functionaliteiten nodig die voor het dagelijkse werk van je marketingmanager een stuk minder relevant zijn, en vice versa.

Met dat in je achterhoofd is het verstandig om niet alleen te inventariseren wie bij je bedrijf de DAM gaat gebruiken, maar ook hoe ze dat gaan doen. Aparte trainingssessies organiseren voor collega's met vergelijkbare use cases – dus een eigen trainingssessie voor het creatieve team – zijn ongetwijfeld veel efficiënter. Jij kunt de features uitlichten die zij het meest zullen gebruiken en je onboarding-consultants kunnen een gerichtere maatwerktraining geven, zodat ze uitvoeriger kunnen ingaan op wat het team nodig heeft.

In een ideaal scenario zou je tijd en ruimte (nou ja, misschien geen ruimte...) maken voor een trainingssessie en iedereen zou aanwezig zijn, klaar voor de start. Maar we weten allemaal dat dat in werkelijkheid zeldzaam is: roosters zitten vol, op het laatste moment komt er iets tussen of mensen komen niet opdagen. Dit is meestal onvermijdelijk (behalve bij Bynder natuurlijk; wij hebben een strikt ‘no-flaking’-beleid dat we bijzonder serieus nemen!), dus onderken dat en stel je flexibel op als je je trainingssessies organiseert.

Per slot van rekening is werken op afstand ook flexibel, dus pas je daaraan aan: bied collega's keuze uit meerdere tijdvakken om een trainingssessie bij te wonen, zodat het aansluit op verschillende tijdzones, werkpatronen en persoonlijke schema's. Dat maakt de kans dat mensen niet komen opdagen kleiner en de opkomst groter, zodat niemand iets hoeft te missen.

Als extra back-up voor die ene persoon die drie weken op vakantie was, toevallig net tijdens het volledige onboarding-proces (je hebt ze er altijd tussen zitten), is het opnemen van trainingssessies een eenvoudige handeling die heel nuttig kan zijn.

Die kun je niet alleen gebruiken om de mensen te trainen die er niet bij waren, maar het is ook een fantastische informatiebron voor als je iets uit de initiële sessie bent vergeten.

Extra punten: Upload de opnames naar je DAM! Behalve dat je dan geen extra e-mails hoeft te sturen, is het een goede oefening voor het hele team om de DAM in praktijk te brengen.

Iedereen leert op zijn eigen manier en dat geldt ook voor de DAM-training. Voor mensen die liever zelf aan de slag gaan, moedigt Bynder zelfstudie aan via wat we graag de ‘Bynder Wizard’ noemen. Die neemt je mee door de belangrijkste DAM-handelingen, rechtstreeks vanaf de portal.

De meeste DAM-oplossingen hebben ook een Knowledge Base. Die is vooral handig voor de allerkleinste features waar je misschien niet van op de hoogte bent en het is een fantastisch naslagwerk om op terug te vallen na het onboarding-proces.

Zorg er als beheerder voor dat gebruikers hun voordeel doen met deze zelfstudietools. Je kunt ook iets interactiefs doen en games creëren als onderdeel van de training. Daarmee stimuleer je de betrokkenheid op een creatieve manier – met een DAM-’speurtocht’ bijvoorbeeld: ook op afstand prima te doen!

Daden zeggen meer dan woorden, en dat geldt soms ook voor cijfers. Maak voordat je je DAM implementeert een overzicht van een aantal belangrijke statistische gegevens omtrent het contentgebruik van je team (zoals bekeken assets, uploads/downloads, gemiddelde tijd besteed aan het zoeken van bestanden, etc.). Dit zijn je basisstatistieken die het ‘before’-stadium aangeven.

Zodra je DAM operationeel is, kun je de statistieken van je DAM-portal gebruiken om de ROI-waarde van de DAM aan te tonen. Communiceer deze cijfers en quick wins vooral vaak in de beginfase van je DAM-implementatie om te laten zien wat de positieve invloed is van DAM op de productiviteit van je team. Dit bevordert niet alleen het enthousiasme en de motivatie in je team, maar je directie wordt er ook blij van.

Er valt immers niets in te brengen tegen kwantitatief én kwalitatief bewijs dat je team baat heeft bij ondersteuning door DAM – nu en in de toekomst.

Bynder heeft meer dan 1.800 bedrijven wereldwijd geholpen hun merkactiviteiten te hervormen; van retailgiganten en financiële multinationals tot kledingboetieks en not-for-profitorganisaties. Voor al deze bedrijven hebben we een oplossing ontwikkeld, die is toegesneden op hun unieke use case, behoeften en doelstellingen. En dat kunnen we ook voor jou doen.