Heb jij een document management systeem nodig?
Wat is een document management systeem?
Geboren uit de noodzaak om geld te besparen op print-/papierkosten en fysieke opslag van bestanden, biedt een document management systeem (DMS) een manier om papieren documenten te digitaliseren en gemakkelijk op te slaan en beheren.
DMS was een vroegtijdige oplossing voor fysieke opslag en -beheer van bestanden en is sindsdien geëvolueerd naar complexere document management systemen zoals digital asset management.
Wat zijn de voordelen van het gebruik van een document management systeem?
De voordelen van het gebruik van een document management systeem zijn tweevoud. Ten eerste, als documenten op een interne server (of zelfs in de cloud) worden opgeslagen, bespaar je op kosten van fysieke opslag. Afhankelijk van de grootte van je bestanden kan dit veel geld besparen.
Ten tweede, als documenten in de cloud worden opgeslagen, hoeven ze niet afgedrukt te worden. Het verminderen van drukwerk verlaagt impact op het milieu en kosten, en maakt een organisatie of bedrijf tegelijkertijd efficiënter.
Een overzicht van document management systemen
Maak je kantoor groener
Gemiddeld verbruiken werknemers bijna 50 vellen papier per dag in onnodig drukwerk! Door bestanden te digitaliseren met een document management systeem kan de noodzaak om af te drukken en daarmee de hoeveelheid papier die gebruikt wordt, drastisch vermindert worden.
Bespaar fysieke opslagruimte
Het opslaan van papieren documenten (en kopieën) kan veel opslagruimte in beslag nemen, zowel in je kantoor als in een externe opslagruimtes. Als je documenten eenmaal gedigitaliseerd zijn, worden ze opgeslagen in de cloud, wat veel goedkoper is dan fysieke opslag.
Beveilig bestanden
Bestanden die zijn opgeslagen in een document management systeem zijn over het algemeen veiliger dan documenten die zijn opgeslagen op een fysieke locatie. Fysieke documenten kunnen beschadigd worden door onzorgvuldig gemorste koffie, een verwoestende brand, of waterschade.
Bovendien zijn bestanden in de cloud vaak veel veiliger tegen diefstal - zorg ervoor dat de leverancier van het document management systeem beschikt over de nieuwste en grootste veiligheidscertificering (bijvoorbeeld ISO 27001:2013 gecertificeerd en HIPAA).
Deel bestanden binnen een team
Het delen van een digitaal bestand is aanzienlijk eenvoudiger dan een fysiek bestand. Met veel document management systemen kan je het bestand vanuit het systeem zelf delen. De ontvanger krijgt meestal een e-mailbericht dat een document met hem of haar is gedeeld.
Het is duidelijk dat het openen van een e-mail veel sneller gaat dan het afdrukken van een document en het overhandigen of faxen naar de ontvanger.
Toegang tot al je bestanden wanneer je op afstand werkt
Werken op afstand is nu een belangrijk onderdeel van de moderne werkcultuur, en toegang tot bestanden op afstand is een cruciaal onderdeel van soepel teamwork en samenwerking.
Veel SaaS-documentmanagementsystemen hebben alleen een login en een internetverbinding nodig om te kunnen functioneren; zodat je altijd en overal toegang hebt tot alle bestanden.
Hoe hebben document management systemen zich ontwikkeld?
DMS is sterk geëvolueerd sinds het voor het eerst in kantoren verscheen. Een van de grootste drijfveren achter de ontwikkeling van deze programma's, is de toenemende investering in grote mediabestanden (zoals foto's, graphics en video's). Eenvoudige document management systemen waren niet in staat om complexere bestandstypen zoals video's en afbeeldingen van hoge kwaliteit effectief op te slaan en te beheren, totdat het nieuwe soort software, digital asset management, werd ontwikkeld.
DAM heeft een aantal functies die de opslag van afbeeldingen en video's beter ondersteunen, zoals automatische beeld-markeringen, het croppen van foto's, foto previews en video weergave-functies.
Veelgestelde vragen over document management systeem
Waar kan ik een demo krijgen van een document management systeem?
Afhankelijk van je wensen kan een digitaal asset management systeem beter passen. Boek vandaag nog een demo.
Wat is het verschil tussen een document management software systeem en digital asset management?
Digital asset management is een geavanceerde klasse van software gebouwd om alle soorten bestanden (met name zware media bestanden) effectiever te beheren. Om meer te weten te komen over het beheer van digitale bestanden, kan je nu een demo boeken.
Hoeveel kost een document management systeem?
De kosten van een document management systeem of een digital asset management systeem hangen af van een aantal factoren; zoals het aantal bestanden dat opgeslagen moeten worden, en het aantal gebruikers dat nodig is. Om een vrijblijvende DAM offerte te krijgen, klik hier.
Kan ik een document management systeem gratis uitproberen?
Als je werkt met veel verschillende soorten documenten, kan een DAM-systeem beter bij je organisatie passen. Om een gratis digital asset management systeem te proberen, kun je je nu gratis aanmelden voor een Bynder trial.