Wat is een Workflow?
Een workflow is een ander woord voor het proces van een project. Het beheren van een workflow verwijst naar het beheren van het proces van het gebruiken van bedrijfsmiddelen. Voor marketeers en brand managers refereren workflows specifiek aan de productie van nieuwe digitale media, het wijzigen van bestaande content en het maken van vertalingen.
Wat is een Workflow Management Tool?
Workflow management tools zoals Bynder bieden een gecentraliseerd platform om te werken met media. Dit behelst ook online beoordeling, goedkeuring (On-Brand en anderzijds) en het mogelijk maken van effectieve communicatie tussen stakeholders. Een workflow management tool kan je ook helpen om een projectplan te visualiseren en uit te voeren. Automatische reminders en de mogelijkheid om deadlines en taken te verdelen kunnen projecten erg vereenvoudigen, om maar niet te beginnen over de hogere efficiëntie als een wereldwijd team samen werkt aan een project.
Waarom heb je een Workflow Management Tool nodig?
Het media creatie proces is zelden zonder complicaties. De lancering van nieuwe campagnes raakt vaak vertraagd door kleine, belangrijke taken die steeds terugkeren en wachten op feedback van collega’s.
Juist geplande workflows zullen je op de volgende manier helpen:
- Automatisering. Herhaling van dezelfde simpele processen, zoals data entry, kan enorm tijdrovend zijn. Bovendien zijn zulke herhalingen onpraktisch, omdat u op die manier de verschillende creatieve talenten binnen uw team negeert. Met een professionele workflow management tool kunnen deze processen automatisch voltooid worden binnen enkele seconden.
- Samenwerking. Samenwerken met externe partijen kan het productieproces en de time-to-market van uw projecten hinderen of vertragen, omdat bestanden steeds vervangen en goedgekeurd moeten worden door verschillende stakeholders. In een workflow management tool kunnen deze taken opgenomen worden in een standaard proces, tegelijkertijd plaatsvinden en beheerd worden met één gecentraliseerde tool.
- Communicatie. Om te garanderen dat alle instructies en reacties zijn gezien en verwerkt, zijn notities en opmerkingen nodig. Goede workflow management software beschikt over deze tools, zodat je ervan uit kunt gaan dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van nieuwe ontwikkelingen.
- Distributie. Het versturen van grote mediabestanden naar collega’s is zowel tijdrovend als stressvol, ongeacht de methode. De meeste email inboxen weigeren bijlages die groter zijn dan 25MB, wat een standaard hoeveelheid is bij het versturen van ruwe media bestanden (een dagelijkse verplichting van elke brand manager of marketeer). Een workflow management tool maakt het mogelijk om grote bestanden direct met anderen te delen, zonder tussenkomst van omslachtige en onveilige methoden, zoals email en FTP.
- Duplicatie. Het is goed gebruik om bestanden her te gebruiken om tijd en geld te besparen. In de praktijk leidt dit echter vaak tot onduidelijkheid over welke versie de laatste is. Dit zorgt ervoor dat er oude versies worden gebruikt en nieuwe versies kwijtraken. Effectief workflow management waarborgt, dankzij slim versie management, dat niemand werkt met een oude versie.
- Overview. Werken aan meerdere projecten tegelijkertijd maakt het moeilijk om bij te houden wat er waar gebeurt. Met een workflow management wordt relevante informatie overzichtelijk bijgehouden op overzicht dashboards, zodat alle taken en project statussen goed zichtbaar zijn.
Als je aan het begin staat van de weg naar effectief workflow management en in de beginfase zit van de introductie van beoordeling systemen en implementatie, is het een goed moment om je interne structuur in kaart te brengen in je workflow management systeem. Het overzetten van interne workflows naar een workflow management systeem is meer dan simpelweg een exacte visualisatie maken. Visualisatie van je workflow zal leiden tot een betere, efficiëntere manier van samenwerken met je team.
Workflow management gaat om het zo efficiënt mogelijk maken van het media creatie proces, van begin tot eind. Een creatief proces bevat onvermijdelijk een samenwerking tussen verschillende afdelingen (bijvoorbeeld, brand management, ontwerp, e-commerce), die waarschijnlijk weinig weten van elkaars werkwijze.
Frustraties, onnodig terugkerende taken en eindeloos wachten op feedback van collega’s zijn bekende frustraties binnen projecten waarbij verschillende afdelingen betrokken zijn. Als er ook externe partijen bij betrokken zijn wordt het proces vaak nog complexer. De belangrijkste redenen om workflow management software te gaan gebruiken zijn hogere efficiency, een kortere time-to-market voor campagnes en het makkelijk produceren van nieuwe marketing materialen.
Het introduceren van een workflow tool in je team zou moeten resulteren in een vermindering van de marketing en brand management kosten, net als een tastbare groei van de productiviteit.
Het creëren van workflows op basis van je organisatie gaat hand in hand met het uitvinden waar de bottlenecks zitten en het vergelijken van uw gerealiseerde proces met je doel. De volgende stappen zullen je helpen een effectieve creatieve workflow te maken:
1. Documenteren van het proces
Ik spreek uit ervaring als ik zeg dat de eerste fase over het algemeen rommelig verloopt. Als er meerdere participanten zijn, is het organiseren van verschillende taken en communicatiemiddelen een tijdrovend poces. In de meeste gevallen is er nooit moeite gedaan om het creatieve proces te documenteren en lijkt het onmogelijk om de huidige processen in het systeem te verwerken.
Wie is betrokken?
Praat met je stakeholders, en daarmee bedoel ik iedereen die extern (agentschappen) en intern (collega’s van andere afdelingen, etc.) betrokken is. Stel al je workflow participanten de volgende vragen:
- Welke rol speelt elk persoon in het proces?
- Welke taken zijn aan wie toebedeeld?
- Hoe zullen stakeholders communiceren (intern en extern)?
- Welke input is wanneer nodig? Wie zal feedback krijgen?
- Waar zitten de bottlenecks? Waar is verbetering nodig?
- Hoe lang duurt elke taak?
- Welke software/tool zal gebruikt worden om naleving te monitoren?
2. Definieer doel processen
Als je de vereiste gesprekken met je stakeholders hebt gehad, is het goed om te beginnen met het organiseren van de chaos. Begin met het bepalen van de rollen van de verschillende stakeholders binnen het proces. Bepaal daarna welke taken aan wie moeten worden toegewezen en welke taken van te voren aan een specifieke rol kunnen worden toegewezen. Wees zo specifiek mogelijk en probeer taken niet te generaliseren of algemeniseren.
Voorbeelden van rollen en taken:
Rol: Klant
Taken: Werk aanvragen, toelichten, aantallen en formaat bepalen, opmaak
Rol: Designer
Taken: Maak concepten, herzie concepten
Rol: Content manager
Taken: Zorg voor content, herzie content
Rol: Beoordelaar
Taken: Maak media enquêtes, beoordeel media, reageer op concepten
Rol: Vertaler
Taak: Vertaal content
Rol: Publicist
Taken: Publiceer content op websites, finaliseer media en laat het afdrukken
Rol: Traffic manager
Taken: Zorg voor communicatieregels
Wijs hierna verschillende rollen en taken toe aan mensen. Het is belangrijk om in het oog te houden dat in sommige gevallen een rol moet worden uitgevoerd door verschillende mensen en een taak een verantwoordelijkheid van meerdere mensen tegelijk kan zijn. Het is daarnaast noodzakelijk om een back up te hebben voor elke persoon, zodat je een vervanger hebt op het moment dat een persoon niet aanwezig is of om een andere reden zijn taak niet kan volbrengen.
Zorg dat je aandacht houdt voor de chronologie van de taken als dat nodig is. Welke taken moeten eerst gebeuren en welke taken kunnen tegelijkertijd plaatsvinden?
Welke fases kampen met een tekort aan aandacht of productiviteit? Kunnen deze tekorten worden opgelost met een herstructurering van het proces of zijn er extra middelen noodzakelijk?
Het bovenstaande is een richtlijn voor de voorbereiding en publicatie van media in Bynder.
Teveel informatie in één keer? Neem contact op met één van onze consultants als je graag meer wilt weten over hoe je je huidige werkprocessen kunt verbeteren en je productiviteit kunt verhogen met Bynder’s Asset Workflow.
