De toekomst is hybride: Hoe DAM het nieuwe werken ondersteunt

Als gevolg van de pandemie ruilden veel van ons hun bureau in voor een plek aan de keukentafel, 71% van ons werkte op een gegeven moment vanuit huis. Werken op afstand werd ‘gewoon’ uit noodzaak, maar veel mensen zijn nu van mening dat hybride werken, de manier van werken waarbij werknemers hun tijd verdelen tussen kantoor en thuis, de nieuwe modus operandi is voor de 'gemiddelde werkplek' in de toekomst. Werknemers zijn inmiddels tenslotte gewend geraakt aan het comfort van thuis en het leven zonder het dagelijkse woon-werkverkeer, en 47% zegt dat ze zelfs een nieuwe baan zouden zoeken als hun werkgever geen hybride werkmodel aan zou bieden.

Een bekend voorbeeld is Apple, waar werknemers een enquête verspreidden over het 'terugkeer naar kantoor-mandaat' van CEO Tim Cook, waarbij zo'n 90% zei dat ze hun privileges voor werken op afstand liever wilden behouden. Uit onderzoek van McKinsey blijkt ook dat 50% van de werknemers het liefst minstens drie dagen per week thuis zou werken. Bedrijven als Uber en Citigroup zijn al begonnen met plannen voor een twee-om-drie-daagse werkweek.

Het invoeren van een hybride werkmodel op lange termijn is de sleutel tot het behouden van het juiste talent in een post-pandemische wereld. Maar om deze omschakeling tot een succes op lange termijn te maken, heb je naast de juiste mensen ook de juiste tech-infrastructuur nodig voor een digital-first personeelsbestand. Als je team over verschillende locaties verspreid zit, loop je makkelijk de kans dat de teamcommunicatie en -samenwerking afzakt tot geïsoleerde, in silo werkende bubbels als je geen gebruik maakt van de juiste technologie en processen.

Met dit in het achterhoofd schetsen we de veel voorkomende problemen waarmee bedrijven te maken krijgen als ze de overstap naar hybride werken maken, en hoe digital asset management (DAM) een must-have is om de productiviteit van marketing en creatieve teams vandaag de dag op peil te houden.

De grootste uitdagingen van een hybride werkmodel

Hieronder bekijken we een paar van de grootste potentiële valkuilen van het hybride werkmodel, van moeilijkheden om effectief samen te werken tot verminderde productiviteit.

1. Teamgeest krijgt een klap

Als jouw contact met collega's alleen nog maar bestaat uit virtuele vergaderingen en onpersoonlijke chatberichten, is het geen verrassing dat zowel werkgevers als werknemers zich zorgen maken over het effect van hybride werken op persoonlijke relaties. Uit een enquête van Deloitte onder tech leiders blijkt dat 43% zich zorgen maakt dat hybride werken tot een verslechtering van relaties zal leiden en het vertrouwen zal verminderen. 66% is bang dat een hybride model het voor nieuwe collega’s moeilijk maakt om in hun organisatie te integreren.

2. Te weinig delen van informatie

Niet alleen kan hybride werken een negatieve invloed hebben op relaties, het kan ook het delen van informatie in de weg zitten en daarmee een constructieve samenwerking ondermijnen die essentieel is voor het bereiken van zowel team- als grotere bedrijfsdoelen. Bij hybride of remote werken kunnen maar al te gemakkelijk silo's ontstaan, waarin mensen wel aan dezelfde doelen werken maar niet regelmatig communiceren over hoe ze die moeten bereiken.

Factoren als niet beschikken over de juiste informatie wanneer je die nodig hebt, of te maken hebben met managers en afdelingsmanagers die een voorkeur hebben om hun informatie delen met bepaalde mensen en niet met anderen, kunnen projecten vertragen en de samenhang en productiviteit beïnvloeden. Silo's kunnen ook het werk van andere afdelingen ondermijnen, zoals wanneer het marketing team bijvoorbeeld FAQ content maakt die heel handig zou kunnen zijn voor het salesteam, dat regelmatig soortgelijke vragen aan de telefoon en via chat beantwoordt, maar ze er niet van op de hoogte stelt. Hierdoor neemt de werklast uiteindelijk juist toe, in plaats van af.

3. Productiviteitsproblemen

Een lastige vraag waar werkgevers al een tijdje mee worstelen: zijn mensen thuis productiever of op kantoor? Ongetwijfeld verschilt dit van individu (en bedrijf) tot individu.

Voor veel mensen hebben hybride werkmodellen de grens tussen werk en thuis doen vervagen, wat leidt tot een gebrek aan concentratie omdat ze vechten tegen huiselijke afleidingen. Veel mensen die thuiswerken zeggen dat ze het gevoel hebben dat hun werk eronder lijdt, en het desktop analytics bedrijf Enkata meldde dat hun werknemers op kantoor 50% productiever waren dan thuis.

Anderzijds blijkt uit onderzoek dat bepaalde werknemers beter vanuit huis werken. Vooral introverte mensen kunnen zich meer in evenwicht voelen en een grotere tevredenheid ervaren als ze thuis werken, omdat hun overgevoelige dopamine-receptoren dan niet voortdurend overbelast worden door de dagelijkse afleidingen waar je in de gemiddelde kantooromgeving mee te maken hebt.

We zijn er nog niet uit met dit onderwerp, wat alleen nog maar onderstreept dat een hybride werkmodel de beste oplossing is om werknemers aan beide kanten van deze discussie over werken op kantoor dan wel vanuit huis tevreden te stellen.

4. Beveiligingsnormen kunnen afglijden

Hybride werk brengt verschillende potentiële beveiligingsproblemen met zich mee, van onveilige thuisnetwerken tot problemen met de naleving van de afspraken over databeveiliging bij werknemers op afstand.

Vooral de bescherming van vertrouwelijke bedrijfsassets en -gegevens is een belangrijk punt van zorg. Zoals we al eerder zagen in ons artikel over effectief beheer van digitale assets, heeft 88% van de bedrijven niet de juiste toegangsrechten voor content ingesteld, waardoor ze kwetsbaar zijn voor datalekken en cyberaanvallen. Bovendien is het gemakkelijk om noodzakelijke documenten kwijt te raken, uit het oog te verliezen of per ongeluk te wissen. Om hun bezittingen te beschermen moeten bedrijven hun digitale assets centraliseren en processen implementeren met strenge beveiligingsprotocollen voor het openen en delen van deze content (maar daarover later meer).

5. Groeistuipen door een toenemende afhankelijkheid van freelancers en bureaus

De pandemie heeft geleid tot een opleving in bedrijven die werken met freelance ondersteuning, en 36% stelt na COVID eerder met freelancers zullen werken. Freelancers zijn een geweldige hulpbron, ze kunnen je helpen interne teams te ondersteunen, frisse expertise in te brengen, en helpen om jouw activiteiten op te schalen.

Maar het kan een hele strijd zijn om freelancers met succes in je team te integreren, ervoor te zorgen dat deadlines gehaald worden, en hen te ondersteunen bij het maken van content en andere assets die on-brand moeten zijn en moeten voldoen aan je bedrijfsnormen. Ook hier kunnen de veiligheidsnormen makkelijk afglijden wanneer vertrouwelijke bedrijfsassets vaak met externe partijen worden gedeeld.

Hoe DAM jouw team kan helpen om hybride werken succesvol te maken

Hieronder bekijken we hoe een digital asset management (DAM) platform kan helpen bij het aanpakken van veelvoorkomende problemen met hybride werk zoals hierboven besproken.

1. Een centrale digitale ruimte om samen te werken aan content - van creatie tot distributie

In een kantooromgeving is creatieve samenwerking relatief eenvoudig, of het nu gaat om brainstormsessies in de vergaderzaal, spontane gesprekken met collega's aan elkaars bureau, of een snel praatje bij het koffieapparaat. Maar hybride gaan betekent digitaal gaan, en veel bedrijven hebben moeite om deze manier van samenwerken online te reproduceren op een natuurlijke en, heel belangrijk, productieve manier. Dit is vooral het geval als mensen samenwerken aan creatieve en marketing assets.

Hier kunnen DAM oplossingen enorm helpen voor steeds meer bedrijven die zich aan willen passen aan de post-pandemische werkplek (bekijk hier wat onze klanten hierover zeggen). Digital asset management fungeert als het digitale thuis voor de hele contentbibliotheek van jouw organisatie - of het nu gaat om openbaar marketingmateriaal, vertrouwelijke documenten, werk in uitvoering, archiefbestanden, of zelfs je merkrichtlijnen.

Omdat het cloud-gebaseerd en volledig digitaal is, hebben teams die ver weg en in verschillende tijdzones zitten slecht één single source of truth waar ze de content die ze nodig hebben kunnen openen, organiseren, beheren en delen, wanneer ze die ook nodig hebben. Het zorgt voor onafhankelijkheid, en breekt tegelijkertijd juist de silo’s in de organisatie af.

Of je nu online drives, fysieke harddrives of on-site servers gebruikt om je bedrijfsbestanden op te slaan, DAM migratie is heel eenvoudig (je bent er al in 3 stappen).

En DAM gaat niet alleen over het opslaan en organiseren van je spullen. Tegenwoordig zijn DAM-oplossingen multi-modulaire platforms die de hele levenscyclus van content ondersteunen. Met de creatieve automatiseringstools van Bynder kun je de creatie van merkgebonden digitale assets zoals banners, afbeeldingen voor sociale media, en zelfs video's schalen en automatiseren.

Zonder in te gaan op de specifieke kenmerken en functionaliteit (daarover lees hier meer), gebruikt de tooling een templating model om een grote hoeveelheid aanpasbare assets te creëren met behulp van templates met vaste merkelementen. Op die manier worden creatieven bevrijd van repetitieve taken die met het maken van content gepaard gaan en kunnen ze zich concentreren op belangrijkere activiteiten met een hogere waarde, en kunnen marketeers zelf assets maken zonder dat ze daarvoor specialistische design vaardigheden nodig hebben. En dat alles met behoud van merkconsistentie.

Door het creatieproces van content direct in het DAM platform te centraliseren, kunnen hybride werkgroepen hun samenwerking over de hele levenscyclus van de content niet alleen handhaven, maar zelfs versterken.

2. Silo’s afbreken

Zoals hierboven benadrukt, kan teamcommunicatie zonder de juiste hulpmiddelen en processen bij het samenwerken aan projecten en campagnes echt een strijd zijn. Creative Workflow van Bynder maakt een einde aan miscommunicaties over projecten en langdurige e-mailconversaties. Deze module is geïntegreerd met DAM om aanvragen, beoordelingen en goedkeuringen van content te stroomlijnen, van briefing tot publicatie. 86% van onze gebruikers meldde zelfs een verbeterde samenwerking binnen hun marketingorganisatie.

Of het nu je collega's zijn of je freelance netwerk, je kunt iedereen op het goede spoor houden met gestandaardiseerde creatieve briefings die de doelen, medewerkers en deadlines van een project duidelijk aangeven. Met configureerbare workflows is informatie delen en samenwerken intuïtief, want stakeholders kunnen op het juiste moment bij een project betrokken worden om mee te kijken en goed te keuren.

3. Verhoog je beveiliging

DAM-oplossingen zorgen ervoor dat je veilig materiaal kunt delen met interne teams en freelancers. Je kunt eenvoudig de rechten beheren en de geschiedenis van documenten en het delen ervan bijhouden. Verloopfuncties zorgen ook voor extra beveiliging, door toegang tot assets na een bepaalde, door jou gekozen datum niet meer mogelijk te maken.

Bij Bynder helpen we ook je gegevens te beschermen door regelmatig penetratietesten en scans op kwetsbaarheden uit te voeren. We helpen verder de privacy te beschermen en gegevens veilig te houden door ervoor te zorgen dat we volledig voldoen aan de regelgeving zoals GDPR, CCPA en HIPAA.

4. Help freelancers en bureaus on-brand te blijven

Hoewel freelancers de nodige steun en extra expertise kunnen bieden, kan het tijd kosten om ze te onboarden en ze te begeleiden bij het maken van content en assets die bij je merk passen. Je kunt je merkrichtlijnen op afstand in je DAM onderbrengen, zodat ze gecentraliseerd en gemakkelijk via internet toegankelijk zijn.

Freelancers hoeven hun bureaublad niet vol te zetten met PDF downloads en jij komt niet meer in eindeloze e-mailconversaties terecht als freelancers moeite hebben om de content en bestanden te vinden die ze nodig hebben. Onze Brand Guidelines module ondersteunt zelfstandigheid, zodat freelancers gemakkelijk hun weg kunnen vinden in jouw richtlijnen en merkcontent.

Met gecentraliseerde cloud-based content hub kun je ervoor zorgen dat je freelancers toegang hebben tot merk- en stijlrichtlijnen zodat ze begrijpen hoe je werkt en hoe jouw merk tot uiting komt. Zodra ze toestemming hebben gekregen, kunnen freelancers gemakkelijk alle merkassets downloaden die ze nodig hebben - van logo's, video's en presentaties tot richtlijnen voor het gebruik van assets.

Overwin de uitdagingen van werken op afstand met DAM

Nu creatieven in alle sectoren een flexibel werkschema eisen, zal hybride werken het nieuwe normaal worden. Ondanks de opkomst ervan ondervinden veel bedrijven nog tegenslagen bij het maken van de overstap, van verminderde productiviteit tot beveiligingsproblemen. Het juiste DAM systeem kan je helpen om de meest voorkomende uitdagingen van hybride werk te overwinnen.