Zowel op het werk als in onze vrije tijd denken we vaak dat onze capaciteit voor gebruik en opslag van data eindeloos is. En als je kijkt naar hoeveel tijd we doorbrengen op apparaten en hoeveel grote bestanden we delen, dan is dat ook wel te begrijpen. Maar als je ooit de melding ‘File exceeds size limit’ hebt gekregen toen je berichten wilde delen via sociale platforms, berichtenapps of e-mail – of de mededeling dat je opslagruimte vol is, dan weet je hoe vervelend dat kan zijn.
Gelukkig is er een aantal eenvoudige manieren om bestanden te delen zonder dat je je map ‘Verzonden items’ overbelast of je datalimieten overschrijdt. In dit artikel geven we je een aantal tips voor topservices waarmee je je workflows stroomlijnt en productief blijft terwijl je je data beschermt.
Gebruik je Bynder DAM-platform om grote bestanden te delen
Marketeers en creatieven die een betrouwbare, veilige service gebruiken voor het delen van bestanden – zoals het DAM-platform van Bynder – besparen tijd, werken beter samen, reageren sneller op feedback en aanbevelingen en stroomlijnen workflows. Bynder is een waardevolle aanvulling op de toolkit van de drukbezette marketeer – superveilig en je beheert zelf alle toegang. Klinkt dat goed? Dan komen hier nog een paar voordelen van het DAM-platform van Bynder.
- Je hoeft content niet eerst te downloaden om die te kunnen delen. Je zet alleen de grote bestanden bij elkaar, je voegt het e-mailadres toe waar je ze naartoe wilt sturen en je geeft aan of je wilt dat de content kan worden gedownload of alleen bekeken.
- Je kunt bestanden voor fotografen, vormgevers, partners etc. naar een soort ‘wachtkamer’ slepen voor goedkeuring en een admin aanwijzen om de voortgang te bewaken.
- Er is niet echt een grens aan de grootte van bestanden. De enige grens die er is, wordt gevormd door de technische beperkingen van webbrowsers.
- Ingebouwde overdracht van grote bestanden (handig voor work-in-progressbestanden die je nog niet meteen in je DAM wilt hebben.)
- Je kunt vervaldata instellen, links voortijdig laten verlopen en je hebt in het algemeen volledige controle over je bestanden.
Upload je bestanden naar de cloud
Of het nu voor werk is of voor privé, grote kans dat je regelmatig grote bestanden deelt via je e-mailplatform. Afhankelijk van je e-mailprovider heb je misschien de handige optie om grote bestanden te versturen via de cloudopslag van het bedrijf in plaats van dat je ze eerst op je apparaat moet opslaan.
Als je Gmail gebruikt, zit die functionaliteit al in het platform ingebouwd. Als je je bestand uploadt, hoef je alleen maar op de Google Drive-button te klikken, je bijlage te selecteren en te verzenden zoals je gewend bent. Outlook-gebruiker? Geen probleem. Volg in Outlook dezelfde werkwijze als met Gmail en selecteer OneDrive. Als je geen Gmail én geen Outlook gebruikt, kun je DropBox, Hightail, WeTransfer of Box gebruiken (hoewel deze vooral geschikt zijn voor persoonlijk gebruik, niet voor zakelijk gebruik.) Al deze platforms ondersteunen het delen van grote bestanden door je de mogelijkheid te geven het bestand te uploaden en vervolgens een weblink aan te maken die je kunt delen met wie je maar wilt. Al deze platforms zijn goedkoop en bieden een flinke hoeveelheid opslagruimte, maar zijn beslist niet geschikt als Digital Asset Management-systeem. Ze kunnen verschillende bestandstypes aan, bieden activiteitregistratie en zijn gemakkelijk in gebruik. Toch kunnen sommige meer geavanceerde functies lastig zijn voor nieuwe gebruikers.
> Wanneer gebruik je de cloud om bestanden te delen?
Cloud-based delen van bestanden is handig voor iedereen die per e-mail veel bestanden deelt, extern of intern. De oplossingen zijn schaalbaar, dus die kunnen een goede optie zijn voor zowel grote als kleine bedrijven.
> Wanneer gebruik je de cloud juist niet om bestanden te delen?
Maar er zijn ook nadelen aan het gebruik van eenvoudige cloudopslagplatforms voor het delen van grote bestanden. Een paar voorbeelden:
- Er zijn geen regels of richtlijnen voor hoe bestanden worden geordend of beheerd; je kunt het digitale bestand dus snel uit het oog verliezen.
- Geneste mapstructuren maken het moeilijk te onthouden waar een bestand is opgeslagen.
- Niet iedereen ordent content op dezelfde manier. De ordening van content moet aansluiten op hoe de business content rubriceert.
- Bedrijven die met Google Drive werken, moeten er rekening mee houden dat als iemand het bedrijf verlaat ook alle digitale assets op diens persoonlijke Google Drive het bedrijf verlaten. Als bedrijven de regel hanteren dat bestanden moeten worden geüpload naar gedeelde Team-drives in de cloud, dan vertrouwen ze erop dat elk individu de digitale assets op die gedeelde drive in de juiste map/locatie zet. Dit gebeurt niet altijd, dus bestanden belanden gemakkelijk op de verkeerde plek.
- De hiervoor genoemde gratis tools zijn ideaal voor individuele gebruikers omdat ze zo eenvoudig te gebruiken zijn en weinig tot niets kosten. Maar de prijs die je daarvoor betaalt, is dat je je gegevens deelt met grote bedrijven die niet altijd het beste met je voor hebben.
Gebruik Slack’s 'file sharing service'
Slack is een gerenommeerde service, die het delen van bestanden via Google Drive, OneDrive, DropBox of Box faciliteert. De maximale bestandsgrootte is 1GB.
Slack snapt dat mensen probleemloos willen kunnen samenwerken en stelt teams daarom in staat feedback en instructies toe te voegen en te bekijken, en extra documenten te uploaden, zoals foto's of video's. Bestanden zijn gemakkelijk op te zoeken en te delen. Bovendien worden zowel bestanden als berichten automatisch gesynchroniseerd tussen apparaten. Voor nog meer efficiency bij een hoge mate van veiligheid kun je Slack binnen enkele minuten integreren met je Bynder-service.
> Wanneer gebruik je Slack om grote bestanden te versturen?
Slack is een fantastische oplossing voor bedrijven en freelancers die snel en makkelijk moeten kunnen samenwerken. Slack kan worden gebruikt op verschillende platforms, zoals DropBox en Google Drive. Daarom is het ideaal voor marketeers die workflows moeten beheren tussen verschillende bureaus of studio's en interne afdelingen en stakeholders.
Comprimeer je bestanden
Bestanden comprimeren is handig als je meerdere bestanden moet versturen. Met een paar kliks comprimeer je namelijk een hele map. Het geeft je flexibiliteit, omdat je zelf kunt bepalen via welk kanaal je je grote bestanden verstuurt. Als je haast hebt, dan is het goed om te weten dat een enkel groot bestand meestal sneller verstuurt dan een map met meerdere kleine bestanden van dezelfde omvang.
De meeste gecomprimeerde bestanden ondersteunen verliesvrije gegevenscompressie. De kwaliteit gaat dus niet verloren, wat van cruciaal belang is als je te maken hebt met merkbeelden. Je wilt je klanten natuurlijk geen tweederangs graphics laten zien!
> Wanneer gebruik je bestandscompressie om grote bestanden te versturen?
Het comprimeren van bestanden is ideaal voor het versturen van grote mappen met daarin meerdere kleinere bestanden aan een enkele ontvanger, intern of extern. Denk er wel aan dat de ontvanger moet weten hoe hij de bestanden moet decomprimeren.
> Wanneer gebruik je bestandscompressie juist niet om grote bestanden te versturen?
Ook al is bestandscompressie een uitstekende oplossing voor het daadwerkelijk versturen van bestanden, het geeft je niet de voordelen van een DAM-oplossing. Je hebt immers geen mogelijkheid om samen te werken, de projectvoortgang bij te werken, de content te ordenen of te delen of DAM-regels of -beperkingen toe te passen. Kort gezegd, het is een eenvoudige oplossing voor incidentele gebruikers, maar geen praktische oplossing voor drukbezette marketeers.
Gebruik een specialist in het delen van grote bestanden
Als je zeker wilt zijn van zakelijke efficiency en kwaliteit van dienstverlening, is een specialist de beste keuze. Wil je zorgeloos grote bestanden kunnen versturen binnen je bedrijf of aan externe partners, dan is deze optie ideaal. Zorg dat je een specialist kiest die het volgende biedt:
- Geen restricties op het aantal bestanden, de bestandsgrootte of het bestandstype dat je mag delen - zowel intern als extern
- De mogelijkheid bestanden snel te versturen, zonder data- of kwaliteitsverlies
- Tracking tools en meldingen wanneer bestanden succesvol zijn afgeleverd
- Volledige bestandsveiligheid, met end-to-end versleuteling en wachtwoordbeveiliging
- Gemakkelijk om samen te werken en intern en extern te delen
- Gemakkelijk in gebruik en een intuïtieve interface
- Meerdere instellingen voor toestemming en gebruik
- 24/7 toegang, wereldwijd
- Goede klantenservice
> Wanneer kies je voor een specialist in het delen van bestanden om grote bestanden te versturen?
Goede gespecialiseerde services voor het delen van bestanden zijn schaalbaar. Dat maakt ze geschikt voor een grote verscheidenheid aan bedrijfssectoren, productieworkflows en situaties. Ze moeten aanpasbaar zijn, zodat ze kunnen blijven voldoen aan de veranderende behoeften van je bedrijf en je mensen.
> Wanneer gebruik je een VPN voor het versturen van grote bestanden?
Een VPN-service is een optie als je gebruikmaakt van openbare wifi en zeker wilt weten dat het versturen veilig gebeurt. Je bestanden lopen alleen wel het risico op kwaliteitsverlies. VPN's zijn vooral geschikt voor het langdurig delen van grote bestanden, die worden beheerd door mensen met specifieke technische kennis van site-to-site VPN's.
> Wanneer gebruik je een VPN juist niet om grote bestanden te versturen?
Een VPN installeren vereist specifieke technische kennis en kan veel tijd kosten. Het biedt ook niet de extra mogelijkheden voor het delen van bestanden die een DAM wel biedt. Met andere woorden: er is geen enkele mogelijkheid voor samenwerking, updates over projecten of het delen van content op marketingkanalen zoals socialmediaplatforms.
> Wanneer gebruik je een USB-stick om grote bestanden te versturen?
Tegenwoordig heeft het gebruik van USB's eigenlijk geen voordelen meer. USB's en draagbare harde schijven staan erom bekend dat er vaak iets mee misgaat – en dat risico wordt alleen maar groter. Als je belangrijke bedrijfsbestanden verstuurt of opslaat, waarom zou je dan het risico nemen de informatie kwijt te raken terwijl er veel krachtiger, betrouwbaarder en veiliger oplossingen zijn?
Gebruik een FTP-service
File Transfer Protocol (FTP) is een vertrouwde, traditionele methode om grote bestanden te delen, intern of extern. Het is niet de veiligste methode, maar omdat het wel specifiek is ontworpen om grote bestanden te versturen, heeft het een aantal kenmerken die voor drukbezette marketeers interessant kunnen zijn. Denk bijvoorbeeld aan onbeperkte bestandsgrootte, de mogelijkheid om verzendingen te plannen en in een wachtrij te plaatsen en om meerdere bestanden tegelijk te versturen. FTP is gemakkelijk in gebruik, al heb je wel wat technische skills nodig om het te installeren. Een ander minpunt is dat je geen bestanden kunt versturen als je internetverbinding wegvalt.
> Wanneer gebruik je FTP om grote bestanden te versturen?
FTP is zeer geschikt voor het versturen van grote bestanden van en naar vertrouwde partners. FTP kan meerdere bestandsformaten en -types aan en is dan ook een prima keus voor bedrijven die uiteenlopende mediabestanden verwerken die niet supersnel hoeven te worden verzonden.
> Wanneer gebruik je FTP juist niet om grote bestanden te versturen?
Hoewel FTP een aantal pluspunten heeft voor het versturen van grote bestanden, is het belangrijk dat je weet dat het ook een aantal serieuze beperkingen heeft. Je moet FTP nooit gebruiken voor bestanden die gevoelige informatie bevatten, omdat het niet zo veilig is als andere platforms voor het delen van bestanden. Secure FTP (SFTP) en File Transfer Protocol Service (FTPS) zijn er wel, maar die kunnen nog steeds worden gehackt als ze zwakke inloggegevens hebben.
FTP werkt niet als je connectiviteitsproblemen hebt. Dus werk je vaak met krappe deadlines – en wie doet dat niet – dan kan FTP je voor een groot probleem stellen. Bovendien heb je voor het installeren van FTP een bepaalde mate van technische kennis nodig – en tijd. Tijd en moeite die je bijvoorbeeld beter kunt besteden aan het opzetten van een veilig, collaboratief, gebruiksvriendelijk DAM-platform!
We hopen dat je iets hebt aan onze tips voor het delen van grote bestanden. Als je voor de keuze staat welke service je moet nemen voor het delen van grote bestanden, houd dan altijd rekening met de volgende punten: je veiligheidseisen, de verschillende soorten bestanden die je wilt versturen, de snelheid waarmee je dat wilt doen en het soort ondersteuning dat je nodig zou kunnen hebben als er iets misgaat.
En accepteer geen restricties aan grootte, soort of hoeveelheid bestanden die je moet versturen – je weet immers nooit hoe de behoefte van je bedrijf zich in de toekomst gaat ontwikkelen!
Het verbeteren van je processen voor het delen van bestanden heeft aanzienlijke voordelen; het bespaart tijd, stroomlijnt je workflows en bevordert de samenwerking, om er een paar te noemen. Veel bedrijven vinden een krachtige online tool voor het delen van bestanden naast hun bestaande cloud martech-stack de ideale oplossing voor het delen en opslaan van grote bestanden. Efficiëntere workflows, betere beveiliging en probleemloos bestanden delen en opslaan ook iets voor jou? Neem dan vandaag nog contact op met het Bynder-team.
