Het creëren van een vaste structuur met regels voor bestandsnamen is bij veel bedrijven een groot succes. Dat is logisch, want het ontwikkelen van korte en makkelijk te onthouden bestandsnamen voor alle assets binnen een organisatie heeft veel voordelen. Bestanden worden makkelijker gevonden, het helpt om bestanden op lange termijn te bewaren, bestanden die op meerdere kanalen worden gebruikt kunnen opnieuw worden gebruikt, en het zorgt voor een stukje kwaliteitsbehoud van de content.
Regels voor bestandsnamen
Er is online veel informatie beschikbaar die ingaat op de regels voor bestandsnaamgeving. Goede voorbeelden zijn de “Best practice for file-naming” van Standford Library en het Digital Information Management Program van de staatsbibliotheek van Noord-Carolina, die een uitgebreide gids aanbiedt over online bestandsnaamgeving.
Naast deze bronnen zijn er een paar dingen die je altijd in gedachten moet houden bij het bedenken van de regels voor de bestandsnamen van digitale assets:
Codes
Codes zijn afkortingen die worden gebruikt in bestandsnamen. Ze geven informatie over het bestand. Veel organisaties gebruiken ze voor het bijhouden van assets op gedeelde schijven, maar het is ook handig voor het herkennen van bestanden die op de verkeerde plek staan of als de metadata beschadigd is geraakt of verloren is gegaan.
Bepaal welke van de volgende categorieën medewerkers van jouw organisatie kunnen gebruiken bij het zoeken naar assets in de DAM:
| Unieke kenmerken | Tijd | Locatie | Content |
| ID, UPC, SKU | Jaar | Regio, Land | Thema, Onderwerp |
| Productnaam/nummer | Maand | Provincie | Programma, Voorstel |
| Productnaam/nummer | Seizoen | Stad | Afdeling |
Je kunt eenvoudige codes maken waarmee je de betekenis van elke categorie die je kiest laat zien. Zie hieronder:
| Categorie: Waarde | Voorbeeld |
| ID: 01020304 | 01020304 |
| Maand: Januari | JAN |
| Stad: Amsterdam | AMS |
| Evenement: AllBrands | AllBrands |
| Afdeling: Marketing | Mark |
De codes moeten kort en duidelijk zijn. De beste regel voor de naamgeving van bestanden is less is more.
Opmaak
De volgorde in de bestandsnamen speelt een belangrijke rol. Wat is logisch voor jouw organisatie?
Een aantal tips voor de opmaak waarmee je rekening kunt houden bij het vastleggen van de regels
- Gebruik koppeltekens, underscores en/of hoofdletters om de codes te bepalen
- Gebruik geen spaties of andere speciale tekens (bijv &, *, @), omdat deze de scripts kunnen verstoren die worden gebruikt om bestanden in de DAM te importeren
Regels voor het gebruik van tags/trefwoorden
Trefwoorden of tags zijn (meestal) niet-gecontroleerde lijsten die worden gebruikt voor het geven van aanvullende informatie over een bestand. Dit kan voor onduidelijk zorgen als je een lange lijst met trefwoorden zonder regels over hoofdlettergebruik en spelling hebt.Een aantal tips voor de opmaak van tags/trefwoorden:
| Woorden | Aanbeveling |
| Begin altijd met een hoofdletter bij een nieuwe woord |
| Kies of je wel of geen hoofdletters wil gebruiken |
| Acroniem behouden – schrijf niet helemaal uit |
Regels voor Hashtags
Hou bij het bedenken en gebruiken van hashtags rekening met de betekenis van de hashtag. Deze tags hebben bijvoorbeeld verschillende betekenissen voor verschillende gebruikersgroepen:
#digitalassets vs. #digitalassetmanagement vs. #reDAM vs. #DAM
Afhankelijk van de context van de tag, kan #digitalassets verwijzen naar assets die belangrijk zijn voor een organisatie of individu. Ze kunnen ook betrekking hebben op financiële assets (zoals dit vaak wordt gebruikt in de fintech-sector).
Een tag zoals #DAM kan verwijzen naar een digitale bestandslocatie voor het routeren, delen, zoeken en beheren van de digitale assets. Maar het kan verwijzen naar een dam gemaakt door bevers. Goed om in je achterhoofd te houden.
Naast de betekenis moet je ook denken over de markt waar je je op richt, de kanalen waar je de hashtag voor wil gebruiken (bijv. Instagram, Facebook of Twitter) en de aanwezigheid op het internet van jouw organisatie.
Verdere informatie
Deze tips en trucs voor het ontwikkelen en gebruiken van regels voor bestandsnamen kunnen op verschillende manieren worden toegepast. Dit is afhankelijk van de behoeften van jouw organisatie.
Wil je meer weten over regels voor bestandsnamen en metadata zodat je het maximale uit de bestanden kunt halen? Lees vooral de 3 stappen naar DAM-migratie en het opzetten van een taxonomie voor je digitale asset bibliotheek. Leer meer over het optimaliseren van jouw digitale bestanden voor SEO, inclusief een advies over het verhogen van de kwaliteit van de content.
