Lean, green & clean: Zo optimaliseer je je werkplekken voor maximale productiviteit
Een gemiddelde volwassene brengt meer dan de helft van de dag zittend door. Veel mensen hebben een kantoorbaan waarbij ze veel moeten zitten; en als je bedenkt dat het welzijn van werknemers nauw verband houdt met het maximaliseren van productiviteit en presteren, dan is de omgeving waarin je werkt van groot belang voor het verbeteren (of verslechteren) van je productiviteit.
Er zijn allerlei mogelijkheden om je fysieke en digitale werkplekken opgeruimd te houden, of je nu stabureaus introduceert, clean desk-beleid implementeert of digitale content centraliseert met DAM.
Wij hebben een aantal tips voor je op een rijtje gezet om je bureau en je ‘digitale bureau’ zodanig te optimaliseren dat je het beste uit jezelf kunt halen.
Verbeter je productiviteit: Organiseer je werkplek (en je spullen) en ruim op
Een opgeruimd bureau is een opgeruimde geest! Op het eerste gezicht lijkt het opruimen van je bureau misschien geen productiviteitshack, maar uit onderzoek blijkt het tegenovergestelde. Een bureau dat bezaaid is met papieren, mappen en willekeurige spullen leidt aantoonbaar tot uitstelgedrag, belemmert het uitvoeren van werktaken en vermindert de productiviteit. Mensen zijn gebaat bij orde en netheid en als we in een rommelige omgeving moeten werken, raken onze hersenen overbelast en afgeleid. Te veel prikkels kunnen stress en spanning veroorzaken, waardoor je minder gaat presteren. Een geordend bureau is belangrijk: het helpt je helpt gefocust te blijven en je workflow te optimaliseren.
Onderzoek van Harvard University toont aan dat studenten met een opgeruimde werkplek een taak 7,5 minuten langer volhouden dan studenten die dezelfde taak op een rommelige werkplek proberen uit te voeren.
Om je werkplek te verbeteren kun je een bureau-organizer aanschaffen, waarin je papieren en belangrijke documenten bewaart. Combineer het met een goed labelsysteem, zodat je weet waar je iets kunt opbergen en terugvinden. Dan hoef je nooit meer als een bezetene te zoeken. Met een opgeruimd bureau is de kans kleiner dat je wordt afgeleid door rommel en kun je je concentreren op wat je moet doen. Op de lange termijn profiteert je hele bedrijf van de tijdsbesparing die het oplevert.
Dit concept geldt ook voor je digitale werkomgeving. Je laat geen stapels papier ongesorteerd in je kantoor liggen, dus waarom zou je dat wel doen met je digitale content? Als je een beetje visueel bent ingesteld, zie je in de infographic hieronder de stappen die je kunt nemen om een superefficiënt systeem voor digitaal bestandsbeheer te maken:
Sta je al helemaal aan de top? Bekijk dan nog meer tips over hoe je de digitale rommel voorgoed de baas wordt.
Maak je ruimte visueel aantrekkelijk - Kan kleurenpsychologie je helpen productiever te worden?
Diverse onderzoeken hebben aangetoond dat kleuren de hersenen op verschillende manieren beïnvloeden. Kleurtheorie wordt in de kunst toegepast om tinten te combineren voor een esthetisch aangenaam effect, maar heeft ook zijn weg gevonden naar de bedrijfsruimte. Warmere kleuren kunnen de hartslag versnellen en de bloeddruk verhogen, terwijl koelere tinten kalmerend en verzachtend werken.
Bepaalde kleuren op en rond je bureau bevorderen je prestaties, je creativiteit en zelfs je stemming als geheel. Blauw is een van de beste kleuren voor je werkplek, het verbetert de efficiency en de concentratie. Groen heeft een vergelijkbaar effect, met een verhoogd gevoel van kalmte en welbehagen.
Aangezien dit de twee meestvoorkomende kleuren zijn in de natuur, is het niet verwonderlijk dat ze de mens innerlijke rust en welbehagen brengen. Verwerk deze kleuren in je werkomgeving als je te maken hebt met strakke deadlines of veeleisende werkzaamheden – blauw en groen kunnen je brein helpen ontspannen.
En laten we eerlijk zijn, de moderne werkende kijkt gemiddeld 10 uur per dag naar beeldschermen! Al dat blauwe licht is niet bevorderlijk voor je ogen en ook niet voor je slaapritme – uit onderzoek blijkt dat het dragen van een ‘computerbril’ blauw licht blokkeert en schitteringen vermindert.
Maar zelfs al heb je zo'n bril, dan ziet je beeldscherm er hopelijk niet zo uit:
Als dat wel zo is, moet je echt even onze gids Hoe organiseer ik mijn digitale assets voor DAM raadplegen.
Neem onze vijf tips in overweging om orde te scheppen in je digitale assets:
Voer een bestandsaudit uit.
Stel hoofdcategorieën samen om bestanden te organiseren.
Pas metadata toe en tag je bestanden.
Creëer bedrijfsspecifieke normen voor het organiseren van bestanden en best practices.
Archiveer verouderde assets.
Adem in, adem uit
Volgens onderzoek van Greenlife Industry Australia zijn er sterke aanwijzingen dat planten bijdragen aan het verminderen van stress en een negatieve gemoedstoestand in een kantooromgeving.
Gedurende de drie maanden die het onderzoek duurde, hadden de deelnemers die een plant in hun kantoor zetten maar liefst 30% minder last van stress. Bovendien filteren planten de lucht, wat de luchtkwaliteit verbetert zodat je makkelijker kunt ademen. Planten dragen ook bij aan het verminderen van CO2 en het verhogen van de luchtvochtigheid in een ruimte, omdat ze een natuurlijke luchtbevochtiger zijn voor jou en je kantoor.
Bepaalde planten worden aanbevolen voor kantooromgevingen. Uit tests door NASA is gebleken dat met name Hedera (klimop) goed is in het absorberen van luchtverontreiniging door computers en kantoorapparaten, die misselijkheid en hoofdpijn kunnen veroorzaken. De Sansevieria (slangenplant) is ook een topper, die bovendien zeer weinig onderhoud nodig heeft; laat 'm gerust een poosje staan zonder je druk te maken over water of zonlicht. Lekker veel groen om je heen als je aan het werk bent, is altijd prettig. Het doet denken aan de natuur en werkt kalmerend. (wellicht zijn daarom de meeste wallpapers en screensavers prachtige natuurfoto's!).
Wat ook heel kalmerend werkt, is de wetenschap dat je digitale content goed georganiseerd, beschikbaar én gemakkelijk toegankelijk is voor je team.
Je werkplek goed onderhouden is belangrijk; als de boel op orde is en ingericht als positieve omgeving, komt dat je functioneren ten goede. Hier zijn vier praktische tips voor het organiseren en optimaliseren van je bureau:
- Bureaublad leeg - Besteed aan het begin en aan het einde van de dag vijf minuten aan het organiseren van je digitale werkplek. Pro tip: Behandel je digitale desktop net als je inbox (denk: inbox leeg!)
- Maak je fysieke bureaublad leeg - Besteed aan het begin en aan het einde van de dag vijf minuten aan het organiseren van je fysieke werkplek. Pro tip: Een bureau zonder rommel maak je gemakkelijk schoon met een desinfecterend doekje. Zo beperk je het risico om ziek te worden!
- Denk aan het milieu - Verzamel geen papier. Versnipper onnodige papieren documenten of gooi ze weg. Pro tip: Nog beter: print niet tenzij het absoluut noodzakelijk is).
- Het bewaren waard? Voeg metadata toe - Belangrijke content? Bewaar die niet langer op je bureaublad. Pro tip: Upload belangrijke digitale assets naar het Digital Asset Management-systeem van je bedrijf en tag ze met metadata zodat je ze gemakkelijk terugvindt.
Merken die belang hechten aan digitale en fysieke orde, kunnen snel schakelen, omdat ze geen tijd verspillen aan zoeken.
Maximale productiviteit voor merken
Bijna de helft van alle marketeers is van plan in 2019 te investeren in Digital Asset Management. Dat is een teken dat het steeds belangrijker wordt dat digitale content geordend én gemakkelijk vindbaar is.
