We krijgen vrij veel offerteaanvragen van bedrijven, voornamelijk omdat ze zo duidelijk het aanbod kunnen vergelijken. Vaak zien we dat men te hoge verwachtingen heeft over o.a. het benodigde aantal opslagruimte. Ik probeer altijd in contact te komen met deze mensen om zo een schatting te maken van of ze werkelijk die 8 TB nodig hebben. Verder stel ik vragen zoals: 'Wat is de situatie en de achtergrond?' Hieronder een aantal zaken om je op weg te helpen bij het inschatten van de hoeveelheid opslagruimte die je nodig hebt.
- Het optellen van het bestaande materiaal (cd's, dvd's, USB sticks & hard-drives) geeft een ruwe, maar wel duidelijke schatting. Hoewel het nauwelijks voorkomt dat deze volledig gevuld zijn, is het verstandiger om te checken welke van de apparaten en dragers daadwerkelijk vol zijn. Daarnaast is het belangrijk om bij het inschatten rekening te houden met mogelijke duplicaten. Soms komt het voor dat hele mappen als duplicaten blijven bestaan (bijvoorbeeld doordat de originele schijf blijft bestaan, en de bestanden ook gekopieerd zijn naar de lokale server). Maar ook de bestanden die opnieuw worden gebruikt of waarvan de naam gewijzigd is, kunnen een grote hoeveelheid duplicaten genereren (Bynder heeft een erg gemakkelijke ‘Ontdubbelaar’ functie om de dubbele inhoud te verwijderen).
- Houd in gedachten hoe lang het daadwerkelijk duurt om een terabyte of gegevens te uploaden. Je zult snel merken dat de meeste bedrijven simpelweg niet in staat zijn om een terabyte, of meer, aan bestanden te verwerken met de beperkte netwerk snelheid die beschikbaar is.
- Hoeveel bestanden moeten er direct beschikbaar zijn? Worden al je bestanden vaak gebruikt? Of is het grootste gedeelte alleen maar archief materiaal? Vaker zien we het laatstgenoemde. In dat geval kan het gebruik van een goedkopere lange termijn opslagruimte(met beschikbaarheidsvertraging) geld besparen. Vergelijk het met bewaren van wat spullen op zolder in plaats van op de keukentafel.
Houd ook zeker in het achterhoofd dat er meerdere dingen zijn die meer opslag gebruiken dan je misschien had verwacht. Denk aan het groeiend aantal gebruik van HD of zelfs UltraHD video. Zelfs digitale fotografie stijgt in het aantal megapixels.
