On-prem DAM vs. SaaS DAM: welke is geschikt voor je organisatie?

Vrijwel alle bedrijven zijn bekend met dit dilemma, vooral de professionals in het marketing, design of sales team. Hoewel contextgebonden, is de strijd echt en bijna universeel. We zullen niet zo ver gaan om te zeggen dat het vergelijkbaar is met de stress van het kwijtraken van je AirPods of een waarschuwing dat je batterij bijna leeg is, maar voor elk probleem is er een oplossing, of in dit geval minstens twee.

In feite bestaat digital asset management (DAM) in twee versies. Om te bepalen welke versie het meest geschikt is voor jou, beginnen we met een overzicht en beschrijving van beide versies:

On-prem DAM: Zie dit als een intern DAM-systeem. Je organisatie koopt het van een derde partij tegen een vast bedrag. Vervolgens moeten je medewerkers zo'n beetje alles zelf regelen, van de implementatie tot het oplossen van de problemen.

SaaS DAM: We noemen het graag Cloud DAM of simpelweg de toekomst. SaaS DAM wordt beheerd door een derde partij die een maandelijkse abonnementsprijs in rekening brengt. Het biedt ook essentiële zaken als onboarding, training, beheer, updates, ondersteuning en schaalbaarheid.

Tot nu toe lijkt het vrij eenvoudig. Wellicht denk je dat on-prem DAM de goedkopere oplossing is: je betaalt maar één keer, hoopt op het beste en vertrouwt op je eigen bekwaamheid om het te laten werken. Maar deze veronderstelling laat nog wel het een en ander te wensen over, dus veel organisaties kiezen daarom voor de andere (en hippere) optie: SaaS DAM.

De voordelen van on-prem DAM

On-prem DAM werkt goed voor organisaties die in de volgende categorieën vallen:

• Bedrijven die niet-standaard maatwerk nodig hebben met betrekking tot productintegraties
• Bedrijven die gebonden zijn aan strikte wettelijke normen met betrekking tot digitale assets
• Bedrijven met een solide IT-afdeling (en een uiterst bekwaam personeel met voldoende tijd om een DAM-systeem te beheren)
• Bedrijven die over voldoende interne middelen beschikken om een dergelijk resource-intensief systeem te gebruiken

Als je bedrijf voldoet aan al deze criteria, dan is on-prem DAM wat je nodig hebt om je digitale assets te beheren. Maar als bovenstaande lijst niet helemaal overeenkomt met je verwachtingen, dan is SaaS DAM waarschijnlijk de juiste keuze.

De voordelen van SaaS DAM

Ten eerste, het is gemakkelijk. Zie het als plug-and-play. Je krijgt de software infrastructuur en ondersteuning van je provider en je bent klaar om aan de slag te gaan.

Ten tweede, het is schaalbaar. Met SaaS DAM betaal je maandelijks, maar alleen voor wat je gebruikt. En naarmate je organisatie groeit, krijg je zonder problemen (en potentieel onbeperkt) nieuwe middelen toegewezen.

Een goede SaaS DAM wordt voor je beheerd. Je hebt geen intern IT-team nodig om het systeem te beheren, omdat je provider een constante en toegewijde ondersteuning biedt. Laat iemand anders de problemen voor je oplossen.

Laten we ten slotte niet vergeten dat de wereld is veranderd. We leven in een digitaal tijdperk en door altijd bereikbaar te zijn, is SaaS DAM geschikt voor het moderne leven. Als cloud-gebaseerde oplossing is het overal veilig toegankelijk, voor iedereen binnen of buiten de organisatie die toestemming hebben - je leest het goed, ook voor al die externe partijen.

Nu we de voordelen van beide systemen tegen elkaar hebben afgewogen, kunnen we de volgende mythe ontkrachten: 'on-prem DAM is op lange termijn goedkoper'

We zijn marketeers. We begrijpen dat het verstandig is om zoveel mogelijk op de maandelijkse kosten te besparen. En op eerste gezicht is dat wat een on-prem DAM doet. Maar is dat echt zo?

Het korte antwoord is nee. De meeste kosten in verband met dit systeem zijn simpelweg verborgen. Dus laten we eens kijken wat dit zijn.

Hoewel je waarschijnlijk een intern IT-team hebt, zul je misschien ontdekken dat het intern beheren van je DAM een niveau van toewijding vereist dat al snel overweldigend kan zijn. Wat betekent het voor jou? Om er zeker van te zijn dat het team alles in de gaten kan houden, is het inzetten van extra IT-personeel het meest waarschijnlijke scenario.

Wat gebeurt er als je on-prem DAM een storing ervaart? Eenvoudig, je hele organisatie staat stil totdat je IT-team het probleem heeft opgelost. Met hoge kosten als gevolg. Aan de andere kant zou je SaaS DAM leverancier een specifiek noodplan uitrollen, terwijl ze het probleem binnen een gegarandeerde tijd oplossen.

Tenslotte zijn on-prem DAM-systemen fysieke systemen binnen je organisatie. Ze zijn nieuw en concurrerend op het moment dat je ze koopt, maar net als de meeste mensen wordt het systeem niet elegant ouder. Je zult uiteindelijk te maken krijgen met de kosten van vervanging en de onrust die deze overgangsperiode binnen je organisatie met zich meebrengt.

Waarom noemen we SaaS DAM de toekomst?

Omdat we het allemaal al eerder hebben gezien. Weet je nog toen het internet nieuw was? De meeste bedrijven beheerden hun websites op eigen servers, net zoals jij dat zou doen met je eigen digitale assets via een on-prem DAM.

Omdat de webhosting technologie steeds ingewikkelder werd, begonnen deze bedrijven teams van IT-professionals in te huren om ervoor te zorgen dat het systeem operationeel, beveiligd en up-to-date was.

Al snel realiseerden bedrijven zich het ongemak van een eigen server en maakten de overstap naar managed webhosting, dit kennen we vandaag de dag als Cloud hosting. Deze bedrijven, die alleen betaalden voor wat ze nodig hadden, bewaarden hun bestanden op de server van een derde partij die zich continu bezig hield met het vervullen van allerlei behoeften, net als een SaaS DAM.

Zie je de overeenkomst? Laten we eerlijk zijn, als de geschiedenis ons iets kan leren.

Merken die SaaS DAM kiezen over on-prem DAM

Met zoveel verschillende bedrijven die profiteren van SaaS DAM-systemen, hoef je niet ver te kijken voor succesverhalen. Hier zijn twee interessante case studies van twee van onze klanten:

Five Guys: SaaS DAM voor betrouwbare toegang tot digitale assets

Five Guys is een van de vele bedrijven die comfortabel zijn overgestapt van on-prem DAM naar SaaS DAM van Bynder. Dit is wat ze bereikt hebben door de overstap te maken:

• De mogelijkheid om het systeem moeiteloos te schalen naarmate het merk groeit
• Wereldwijde toegang voor alle werknemers, ongeacht waar ze zich bevinden
• Geen problemen met onverwacht falen van servers (met name in de zomer als de temperatuur hoger is)

RAI Amsterdam: SaaS DAM voor het verlagen van de kosten van digitale assets

Na de overstap van on-prem DAM naar het SaaS DAM oplossing van Bynder heeft RAI Amsterdam het volgende kunnen realiseren:

• Een dramatische verbetering van de samenwerking en zichtbaarheid
• Er wordt minder tijd besteedt aan het zoeken naar assets
• Eliminatie van onnodige dubbele bestanden
• Een besparing van 20% - 30% op de kosten van fotografie

Je hoeft je hakken niet in het zand te zetten, tenzij het zinvol is

Tot slot nog een korte samenvatting. On-prem DAM is een oplossing die voor sommige organisaties zeker goed werkt. In sommige gevallen heeft het zelfs de voorkeur. Maar dit soort organisaties zijn er zelden of nooit.

De simpliciteit, het gemak van implementatie, de schaalbaarheid en de professionele ondersteuning die SaaS DAM-systemen daarentegen bieden, helpen bedrijven die op zoek zijn naar de nieuwste technologie en die willen profiteren van de voordelen die daarbij komen kijken - van beveiligde toegang op afstand tot instellingen voor toegangsrechten en een concurrerende UI.

Wil je nog meer leren over on-prem vs SaaS DAM? Bekijk onze gratis webinar: DAM Solutions: Cloud vs. On-premise

Sluit je aan bij de meer dan 4.000 organisaties die in Bynder hun ideale SaaS DAM provider hebben gevonden. Plan een geheel vrijblijvende demo met een van onze experts en leer meer over hoe Bynder je organisatie verder kan helpen.