Met de hoeveelheid content die vandaag de dag wordt gemaakt en gedeeld, heb je soms gewoon niet de tijd en de middelen om metadata (zoals tags) toe te passen op alle verschillende assets. Dit gebeurt vaker dan je denkt.
Hier bij Bynder werkten we met een klant die geen mankracht beschikbaar had om te taggen. Het hele DAM project zou stil worden gelegd als er niemand beschikbaar was. Wat hebben we toen gedaan?
We besloten ze te helpen waar we konden. Dat wil zeggen, door het taggen voor hen te doen - iets wat we normaal niet doen voor klanten. Omdat we wisten dat we de regels een beetje moesten oprekken om de DAM-implementatie soepel te laten verlopen, vroegen we de klant om hun bestanden in mappen te sorteren voordat ze naar Bynder werden gestuurd, zodat we het taggen in eerste instantie op batchniveau konden aanpakken, zodat de klant alleen de meer specifieke tagging op itemniveau hoefde te doen.
Hoewel het metadata record niet volledig was ingevuld, lukte het ons om meer dan zes verschillende high-level metadata velden toe te passen, die we konden afleiden uit de informatie in de georganiseerde mappen (zoals titel, locatie, datum en activiteit.) Daarbovenop werd het nog makkelijker gemaakt door alle embedded metadata en automatisch toegepaste metadata die had plaatsgevonden tijdens de ingest - dingen die we gelukkig niet eens zelf hoefden in te vullen!
Tegenwoordig wordt auto-tagging met behulp van AI steeds gebruikelijker binnen DAM-oplossingen zoals Bynder, wat in ieder geval helpt om de last van klanten te verlichten als het gaat om het handmatig toepassen van de metadata. Een echte tijdsbesparing, zeker voor digitale collecties vol fotografie.
Beschik je over de middelen om te taggen?
In werkelijkheid beschikt niet iedereen over de middelen om digitale assets te taggen. En dan? Een oplossing hiervoor is bijvoorbeeld om prioriteiten te stellen door assets in brede categorieën/mappen te sorteren voordat ze worden opgenomen en te beginnen met het taggen van de assets met de hoogste prioriteit. Maar zelfs als dit al teveel werk is, zijn er andere opties die de belasting werkbaarder kunnen maken:
Besteed het taggen uit aan een derde partij die metadata applicatie diensten aanbiedt
Gebruik geschikte collega's om metadata toe te passen (een klein aantal assets voor veel verschillende mensen is te doen!)
Exporteer data uit een bestaand systeem en migreer de assets en metadata via een media-import (dit is eigenlijk alleen een optie voor wie al een bestaande DAM met goede kwaliteit metadata heeft)
Onderstaande tabel is een goede leidraad om de mogelijkheden van taggen voor jouw eigen organisatie uit te werken:
Als je geen middelen, budget of collega's hebt om een helpende hand te bieden, dan moet je misschien wat proactiever zijn en jouw organisatie vragen: waarom niet? We hebben een handige gids gemaakt: Building a business case for DAM: How to become an Influencer om je te helpen een echte voorstander van DAM te worden in jouw bedrijf en de middelen te krijgen die je nodig hebt.
Batch-tagging vs tagging op itemniveau
Ten eerste, wat is het verschil? Batch-tagging is een snelle manier om categorieën op hoog niveau toe te passen op jouw digitale assets. Dat wil zeggen, het uploaden van jouw assets en ongeveer dezelfde set metadata toepassen op de upload batch.
Taggen op item-niveau is een meer gedetailleerde toepassing van metadata waarbij je probeert het volledige metadata record in te vullen voor één of meerdere assets. Dit neem natuurlijk veel meer tijd in beslag, en je kunt maar een kleinere groep assets tegelijkertijd uploaden als ze allemaal heel verschillende metadata hebben die moeten worden toegepast.
Opmerking: Sommige DAM platformen, zoals Bynder, laten je taggen per batch en tegelijkertijd taggen op item-level bij het uploaden - een enorme tijdsbesparing!
Hoe tag je je assets per groep
Een goede manier om jouw digitale assets te taggen per batch is door ze te groeperen in gelijksoortige categorieën. Upload bijvoorbeeld alle foto's van één evenement en voeg metagegevens toe zoals de naam van het evenement, de datum van het evenement en de naam van de locatie.
Of misschien heb je een collectie redactionele foto's die allemaal van dezelfde campagne of fotoshoot zijn. Je kunt snel metagegevens voor deze foto's toepassen, zoals de naam van de fotograaf, de naam van de campagne, enzovoort.
Goede voorbeelden voor batch-tagging: evenementen, campagnes, fotoshoots en over het algemeen alle assets die voor hetzelfde doel zijn gemaakt en mogelijk zelfs rond dezelfde tijd.
Tip voor de beste werkwijze: houd in een excelsheet bij of plak labels in de mappen op de schijf welke assets zijn geïmporteerd en minimaal zijn getagd, en voor welke assets later meer gedetailleerde tagging nodig is.
Taggen op itemniveau
Het taggen van assets op een meer beschrijvend niveau is het overwegen waard als je de middelen hebt om dit voor elkaar te krijgen. Hoe meer metadata je aan een record toevoegt, hoe gemakkelijker het voor de gebruiker is om het terug te vinden.
Kom, we gaan taggen!
Als je weinig tijd hebt en snel metadata moet toevoegen (maar niet te haastig, het moet nauwkeurig gebeuren!), volg dan deze stappen:
Geef prioriteit aan de belangrijkste assets die moeten worden getagd
Pas categorieën op hoog niveau toe in een batch
Gebruik alle eigenschappen van het product die je kunt gebruiken om ingesloten metadata op te halen
- Begin een gericht taggingproject op itemniveau waar je:
Extra metadata op itemniveau in bulk kunt toevoegen op basis van jouw expertise en opgeslagen zoekopdrachten (bijvoorbeeld materiaal van een bepaalde fotograaf waarop gebruiksrechten moeten worden toegepast: ‘Alleen op verzoek’).
Volledige tagging op itemniveau voor specifieke soorten assets (bijvoorbeeld alle merkmaterialen zoals logo's, lettertypes en merkrichtlijnen eerst aanpakken als prioriteit).
Bekijk de DIY DAM hub
Als je op zoek bent naar meer DAM tips en slimmigheden, bekijk dan onze DAM best practices hub. Of als je overweegt te investeren in DAM, klik dan hieronder voor de DAM-vergelijkingsgids.
