Bewijs de ROI van DAM!
Om de return on investment van jouw DAM te bewijzen aan de directie -die over het algemeen technologisch goed onderlegd zijn- heb je meer nodig dan een ROI-calculator. Je moet verstand hebben van het vergaren van data en al helemaal hoe je slimme, flitsende infographic-achtige verslaggeving die visueel ijzersterk en makkelijk te verteren zijn. Bovenal vergt het een aanleg voor het ontdekken en toepassen van de juiste key performance indicators (KPI’s)
Vaststellen van KPI’s voor het gebruik van DAM
In de huidige technologische markt kan het uitdagend zijn om je digitale investering te verantwoorden. Hoe onderscheidt jouw systeem zich van alle andere systemen die al in gebruik zijn in jouw organisatie? Als digital asset manager of system administrator moet je in staat zijn om senior leidinggevenden en besturen te overtuigen dat jouw keuze voor een systeem kwantitatief en kwalitatief gerechtvaardigd is.
Er zijn twee primaire manieren om aan te tonen wat een investering waard is:
- Financieel/Budgettair gewin
- Tijdbesparing/Efficiëntie
Beiden zijn belangrijk. Binnen het budget blijven getuigd van verantwoordelijkheid en tijdbesparing laat zien dat je begrijpt dat tijd het meest waardevolle goed is voor een werkgever en –nemer. Beide maatstaven helpen je bij het creëren van een overzicht van je investering welke jaar in, jaar uit met elkaar vergeleken kunnen worden. Men spreekt van Key Performance indicators of “KPI’s”. KPI’s zorgen voor een zogeheten baseline; een historische tijdlijn van datapunten die een verwachting scheppen voor de toekomst en de algemene voortgang bijgehouden. Daarnaast helpen ze om een goede documentatie en visualisatie te maken van de incrementele verbeteringen die de implementatie van een Digital Asset Management systeem teweegbrengt.
Gebruik de juiste data om jouw KPI’s te meten
In een systeem waar elke klik en actie wordt bijgehouden, is het belangrijk om je focus te houden op KPI’s die je regelmatig gaat meten. Wat zijn de meest belangrijke data ‘touch points’ en wat zijn diens gevolgen voor ROI, systeem gebruik & adoptie, marketing, brand awareness, sales en meer? Als je de statistieken direct aan een afdeling kunt koppelen is het goud waard.
Het tracken van de juiste KPI’s begint bij een noodzakelijk begrip van processen, mensen en technologie. Als je bijvoorbeeld weet hoe lang een proces voor het maken en beheren van digitale assets duurde vóór de implementatie van een DAM-systeem; is dat vanzelfsprekend een interessant gegeven om volgen. Het versnellen van processen door tijdrovende, handmatige taken te elimineren levert veel op en is makkelijk te meten. Neen aantal dingen die wellicht de moeite waard zijn om bij te houden:
- Hoe lang duurt de goedkeuring van een asset zonder een DAM via e-mail en andere manieren versus hoe lang het duurt met behulp van een DAM-systeem met een formeel proces
- Hoelang duurt het om handmatig kleinere derivaten te maken van Master-bestanden, versus de automatisering met een DAM-systeem
- Hoeveel assets kunnen wekelijks goedgekeurd worden voor en na een DAM-systeem
- Hoeveel fotografische assets kunnen hergebruikt. DAM-systemen kunnen eindgebruikers namelijk helpen om de assets te vinden waar ze naar opzoek zijn, zodat er niet nieuwe geproduceerd hoeven worden, en daar dus geen kosten voor gemaakt hoeven worden.
Er is ontzettend veel data te putten uit DAM-systemen. Er zijn bijvoorbeeld server analytics, web analytics en sommige DAM-systemen hebben ingebouwde analytics. De belangrijkste vraag is misschien ook wel de meest simpele: Gebruiken mensen het systeem? En zien we dat mensen het steeds meer gaan gebruiken? Je kunt je KPI’s heel eenvoudig houden door ze aan een doel te koppelen. Bijvoorbeeld: een jaarlijkse toename van 20% in het aantal gebruikers, of dat de adoptie van het systeem boven 60% uitstijgt. Het aantal gebruikers is vanzelfsprekend interessant, maar elke account die je hebt binnen een DAM kost geld en gebruik je deze plekken wel. Zo niet, waarom zou je dan ooit akkoord krijgen om deze plekken te financieren?
Wat zit er in je gereedschapskist?
Ok, hoe verzamel ik al deze fantastische data? Er zijn talloze manieren, maar hieronder geven een aantal tools die je kunnen helpen om data te vergaren.
Data tools:
- Kant en klare analytics met jouw DAM-systeem
- Google analytics. Gebruikers van Bynder kunnen de effecten volgen op de Brand portal Redirect URL op dezelfde manier als een openbare website. https://analytics.google.com
Andere tools die behulpzaam kunnen zijn, afhankelijk van welk systeem je gebruikt
- AWStats - https://www.awstats.org/
- Open Web Analytics - https://www.openwebanalytics.com/
- W3Perl - http://www.w3perl.com/
- Clicky - https://clicky.com/
- Kissmetrics - https://neilpatel.com/
- Crazy Egg - https://www.crazyegg.com/
Rapportage tools
Zodra je deze data heb verzameld moet je het een makkelijke, overzichtelijke vorm gieten. We zijn visuele wezens en we “eten” met onze ogen voordat we ook maar iets anders doen. Je rapport moet visueel knallen en de hoogtepunten benadrukken. Als je een digital asset bibliotheek beheert voor een receptensite, kun je toch net zo goed een aantal van de gebruikte afbeeldingen verwerken in je presentatie om een meeslepend verhaal over te brengen aan de decision makers.
Je hebt ook een aantal visualisatie tools nodig. Om deze datareeksen in een rapport of infographic te verwerken kun je bijvoorbeeld gebruik maken van:
- Data Hero - https://datahero.com/
- Piktochart - https://piktochart.com/
- Canva - https://www.canva.com/
Conclusie
Als je als digital asset manager of system administrator een wit voetje wil halen bij het senior management, is het een goed idee om de toegevoegde waarde van je DAM systeem te bewijzen. Je bent nooit klaar met DAM, maar binnen deze zeer verzadigde markt ben je ook nooit klaar met het rechtvaardigen van de toegevoegde waarde van jouw systeem. Stel je KPI’s vast, verzamel data, maak rapportages en laat de data voor zich spreken door de ROI van jouw DAM te bewijzen.
