Hoe hard we het ook proberen te negeren, digitale bestanden stapelen zich snel op, vooral omdat er tegenwoordig zoveel content wordt opgeslagen, gecreëerd en gedeeld op de werkplek. Het implementeren van een DAM is in principe goed om controle te krijgen over jouw content, maar wanneer je jouw assets naar een DAM wilt migreren, is het belangrijk om bestandsspecificaties op te stellen die ervoor zorgen dat je precies importeert wat je nodig hebt - niets meer en niets minder.
Daarom hebben we 5 tips voor je hoe je deze specificaties voor jouw digitale bestanden precies kunt opstellen. Door deze tips te volgen, kun je beter afwegen welke digitale assets in jouw organisatie geschikt zijn voor jouw DAM, en welke niet.
Als je dit weet, kan je dat op de lange termijn veel tijd en moeite besparen. Niet alleen dat, het helpt ook om ervoor te zorgen dat je altijd de originele, hoge resolutie asset versies tot je beschikking hebt, en eventuele lagere resoluties die je misschien ook nodig hebt.
1. Verzamel
Op de meeste werkplekken kunnen digitale bestanden verspreid zijn over meerdere apparaten, desktops en online platforms. Een belangrijke eerste stap is dus het identificeren van alle plaatsen waar jouw organisatie digitale assets opslaat, bijvoorbeeld gedeelde schijven, Dropbox, SharePoint en externe harde schijven.
2. Organiseer
Je moet het volgende bepalen:
Wie in jouw organisatie de eigenaar is van de assets in elke opslagplaats
Wat is opgeslagen in elke opslagplaats, d.w.z. soorten assets, bestandsformaten
Waar de assets gebruikt zijn en gebruikt zullen worden
Wanneer de assets zijn aangemaakt
Waarom de assets wel of geen prioriteit moeten krijgen bij het importeren.
3. Beoordelen
Bestandsformaten
Zal jouw DAM voornamelijk foto's bevatten? Video's? Documenten?
- Bedenk welke bestandsformaten je van plan bent op te slaan in jouw DAM:
TIFF
JPG
PNG
MOV
MP4
DOC
PDF
Anders?
Bestandsgrootte
- Wat is de kleinste bestandsgrootte die je gebruikt? Wat is het doel ervan (bijv. webafbeelding)? Heeft het invloed op de scope van jouw DAM?
Veel organisaties geven er de voorkeur aan alle webafbeeldingen in de DAM te bewaren, vooral als ze vaak webversies gebruiken op sociale media of blog platforms
Andere organisaties kiezen ervoor om alle webafbeeldingen uit de DAM te negeren als ze slechts voor eenmalige doeleinden worden gemaakt (overweeg het gebruik van een cropping tool om deze versies te maken wanneer nodig)
- Wat is de grootste bestandsgrootte die je gebruikt? Wat is het doel ervan (bijv. RAW)? Afhankelijk van de behoeften van jouw organisatie, kun je:
RAW-bestanden in de DAM opslaan als je werkbestanden in de DAM wilt bewaren. Dit is niet altijd aan te raden.
Als alternatief kun je RAW-bestanden niet opslaan in de DAM. Het is meestal het beste om alleen definitieve of bestanden die klaar zijn voor goedkeuring in de DAM te bewaren om het georganiseerd te houden.
Versies
Heeft jouw organisatie JPG versies van TIFF bestanden? Moeten beide worden bewaard en opgeslagen in de DAM? Of moet alleen het TIFF-bestand met de hoogste resolutie worden bewaard en opgeslagen?
Heb je andere voorbeelden van bestanden met meerdere versies? Moeten alle versies worden bewaard en opgeslagen in de DAM?
4. Pas metadata toe
Nu je op de hoogte bent van het soort bestanden dat jouw organisatie zal gebruiken in de DAM, is het tijd om alle bestandsnamen van jouw uitgezochte collectie in een spreadsheet te zetten.
Dan kun je beginnen met het toepassen van de relevante metadata op elk bestand dat in de spreadsheet staat. Geloof ons: jij en je team zullen straks blij zijn dat je dit gedaan hebt!
5. Verifiëren & importeren
De laatste stap - complimenten voor de goede voorbereiding! Nu zal die spreadsheet die je hebt gemaakt van pas komen voor de eigenlijke opname van je assets - het moment waar je naartoe hebt gewerkt! Er zijn meestal twee manieren om te importeren:
Handmatig
Als je van plan bent handmatig te uploaden naar een systeem, groepeer je de assets die je wilt uploaden in groepen van 25-50 bestanden - of groepen met vergelijkbare metadata - en markeer je elke groep op jouw spreadsheet zodra deze goed is geüpload.
Scripted
Als je van plan bent om via een script naar een systeem te uploaden, neem dan contact op met jouw IT-team en volg hun advies op. Dit kan bijvoorbeeld zijn dat je een CSV-bestand genereert van de spreadsheet die je hebt gemaakt, je de harde schijf aan een server koppelt en dat je jouw technische afdeling inplant om de import uit te voeren.
Jouw bestanden zijn thuis!
Gefeliciteerd! Als je deze tips opvolgt, kun je er zeker van zijn dat jouw import probleemloos verloopt. Je kunt gerust zijn nu al jouw inhoud veilig in de DAM staat. En door deze stappen te volgen, heb je ervoor gezorgd dat de juiste gegevens aan jouw bestanden zijn gekoppeld. Een DAM is tenslotte maar zo goed als de gegevens die het bevat.
Ben je al klaar om leveranciers te vergelijken? Klik hieronder om de DAM-vergelijkingsgids te downloaden!
