Trainingsmiddelen voor digital asset management

Een van de leukste kanten van de snel ontwikkelende wereld van software en technologie is de mogelijkheid om allerlei zaken zelf te kunnen regelen zonder dat je veel geld hoeft uit te geven, of een lang inkoopproces hoeft te doorlopen om aan de slag te gaan. Dat is een van de redenen waarom tools als Slack momenteel zo populair zijn; ze zijn makkelijk te adopteren en mensen kunnen er direct mee aan de slag. Digitale tools die de bureaucratie omzeilen en doorbreken worden nu niet alleen de norm, ze hebben het potentieel om hele industrieën op digitaal gebied blijvend te veranderen.

Een gebied waar echter nog steeds hulp nodig is, is dat van digitale systemen en advies over de digitale werkplek. Er zijn veel experts, analisten, onderzoekers en consultants op de markt die je kunnen helpen om met DAM aan de slag te gaan, en deze blijken vaak hard nodig te zijn. Misschien heb je zelf ook niet voldoende middelen beschikbaar om aan de slag te gaan met digital asset management. Dan ben je helemaal geen uitzondering, dat is bij de meeste andere bedrijven ook zo.

Maar het kan ook zijn dat er bezuinigingen en verschuivingen plaatsvinden in je bedrijf, en jij de taak krijgt om nieuw werk op je te nemen, dat normaal gesproken zou worden geoutsourced of aan een daarin gespecialiseerde medewerker zou worden gegeven. Als je geen middelen tot je beschikking hebt en met weinig tot geen overhead aan de slag moet, ben je hier op de juiste plek. Wij hebben namelijk 15 gratis trainingsbronnen op het gebied van DAM verzameld om je op weg te helpen.

Klaar voor DAM?

We hebben een overzicht gemaakt van alles wat jij nodig hebt om jouw zaken op orde te krijgen en jouw DAM snel up-and-running te krijgen. Deze gids helpt jou om de vraag ‘Wat is DAM?’ op de juiste manier te beantwoorden bij de juiste mensen, en biedt verschillende trainingsmiddelen. Het is een framework om al aan de slag te kunnen voordat je jouw DAM-software hebt aangeschaft, en is jouw ‘spiekbriefje’ voor alles wat met DAM te maken heeft, van DAM-strategie tot lancering en adoptie van een nieuwe softwaretool in je bedrijf. Deze DAM-trainingsmiddelen zijn bedoeld om zelfstandig te beginnen met het opbouwen van jouw DAM-initiatief. Uiteraard zijn we er altijd voor je als je extra hulp nodig hebt, maar we geloven sterk in de kracht van het zelf doen. We denken daarom dat het beschikbaar stellen van toegang tot deze DAM-middelen in ieders belang is.

Trainingsmateriaal DAM-strategie

Gebruik deze trainingsmiddelen voor digital asset management om te beginnen met het opstellen van je DAM-strategie.

1. Toolkit voor werving

De DAM Hiring toolkit is bedoeld voor bedrijven die een business case willen opstellen voor het aannemen van een specifiek persoon voor DAM of voor het identificeren van interne middelen om de verantwoordelijkheden van DAM administratie op zich te nemen.

2. Enquête toolkit

Deze digital asset management enquête toolkit helpt je om binnen jouw bedrijf te onderzoeken met welke problemen mensen dagelijks te maken hebben. Misschien ontdek je zo zaken waarvan je niet eens wist dat het problemen waren in je organisatie, zoals het ongeoorloofd delen van bestanden van producten die niet zijn goedgekeurd, of je ziet dat er vergelijkbare pijnpunten zijn bij verschillende teams en afdelingen. Met deze informatie kun je specifieke KPI’s identificeren waarover je kunt rapporteren als je eenmaal begonnen bent met jouw DAM-reis.

3. Presentatie over wat je kunt verwachten

Weet je nog niet precies waar jouw organisatie allemaal tegenaan kan lopen bij het lanceren van een tool voor digital asset management? In deze presentatie vertellen we over de belangrijkste bevindingen en risicobeperking zoals we ze bij honderden klanten gezien hebben (en nog steeds zien). Dit document gaat over verwachtingen van eindgebruikers, verwachtingen van projectleiders en verwachtingen van het hoger management.

4. Presentatie strategische planning DAM

De presentatie over de strategische planning geeft je een goed algemeen overzicht wat er allemaal in jouw DAM-strategie zou moeten staan. Het leidt je overal doorheen; de start van het project, het vaststellen van de visie, het verzamelen van de eisen, het documenteren van een mission statement en scope voor je systeem, het identificeren van de belangrijkste stakeholders voor het project, het invullen van een RACI om de verantwoordelijkheden duidelijk vast te stellen, en een gids voor het beoordelen hoe ontwikkeld digital asset management is in jouw organisatie met behulp van het DAM maturity model.

5. Voorbereiding op een Bynder DAM-implementatie

Met deze gids laten we je zien hoe een Bynder-specifieke DAM-implementatie er uit kan zien, maar dit kun je ook toepassen op DAM-implementaties in het algemeen. Deze gids bevat verder een handige checklist die je kan helpen om met DAM aan de slag te gaan.

Trainingsmiddelen voor digitale assets 

Met deze middelen kun je beginnen met het inventariseren van de assets die je hebt, vaststellen waar ze zich bevinden, en uitzoeken wie er de eigenaar van is.

6. Vragenlijst voor de beoordeling van assets

De vragenlijst voor de beoordeling van assets is afgeleid van de ‘Digital Records Pathways: Topics in Digital Preservation, module 5’ van de International Council on Archive, en gaat over het beoordelen van gedeelde netwerkschijven. Dit is een norm die door archivarissen over de hele wereld wordt gebruikt, en die speciaal is aangepast voor het beoordelen van collecties van digitale assets.

7. Registratie voor de beoordeling van assets

Dit document kan gebruikt worden in combinatie met de vragenlijst voor de beoordeling van assets. De vragenlijst bevat vragen over waar de assets zich bevinden, waar ze zijn opgeslagen, wie de eigenaar is, etc. Dit document is een template om te beginnen met het documenteren van al deze informatie om de volledige wereld van digitale assets in je organisatie te begrijpen. Het kan dus ook worden gebruikt om vast te stellen welke bronnen in de DAM-tool thuishoren, en welke niet.

8. Schema's voor de opslag van gegevens

Als jouw organisatie zelf geen formeel opslagbeleid voor documenten heeft, kun je met dit voorbeelddocument jouw eigen formele opslagbeleid opstellen. Overleg met je juridische afdeling en met je afdeling informatiebeveiliging om te zien of jullie al een beleid hebben dat kan helpen bij het opstellen van je beleid voor je DAM-systeem.

Operationeel change management, DAM-introductie en DAM-adoptie

Bij de meest succesvolle lanceringen van digitale systemen zijn de juiste tools beschikbaar om te slagen. Naast de juiste mensen is een aantal zaken essentieel voor een geslaagde lancering van jouw DAM. In onderstaande trainingsmiddelen lees je hier meer over.

9. Gids voor het DAM-implementatieproces

Deze presentatie geeft een overzicht van wat er nodig is om een DAM vanaf de grond op te bouwen, en wie er bij elke stap in het proces betrokken moet worden. Dit document is een Bynder-document, maar de informatie die er in staat is algemeen toepasbaar.

10. Tien tips voor adoptie

Wil je er zeker van zijn dat jouw DAM implementatie slaagt? Er hangt veel af van dit project en het succes ervan, dus maak gebruik van deze tips om jouw kansen op succes te maximaliseren.

11. Best practices van de lancering

Effectieve communicatie over een nieuwe tool is deels kunst, en deels wetenschap. Deze goede voorbeelden van introducties kunnen je helpen bij het bepalen van de beste momenten en de beste manieren om met jouw organisatie te communiceren dat er een nieuwe DAM tool is, en wat ze ervan kunnen verwachten.

DAM taxonomie, mensen en machtigingen

12. Maak in 5 eenvoudige stappen een metadata schema

Deze methode kan gebruikt worden voor elk digitaal systeem dat metadata en taxonomie gebruikt. Gebruik de stappen om een structuur voor je DAM te creëren die overal tegen bestand is, maar vergeet niet dat een DAM nooit af is en een taxonomie ook niet. Blijf je taxonomie continu verbeteren als de bedrijfsbehoeften veranderen.

13. Inleiding tot DAM-machtigingen

Dit is een Bynder-specifieke bron die algemeen kan worden toegepast op het beheer van machtigingen in elk DAM-systeem. Begrijp goed welke gebruikers toegang hebben tot specifieke bestanden en hoe je een machtigingsconfiguratie maakt die gemakkelijk te onderhouden is en jouw vertrouwelijke assets beschermt waar dat nodig is. In combinatie met de oefeningen over permissie kun je bepalen wanneer, waar en hoe assets eventueel beperkingen nodig hebben.

14. DAM taxonomie best practices

De taxonomie best practices zijn een combinatie van bevindingen en ervaringen van kleine tot middelgrote bedrijven tot grote ondernemingen. We hebben veel voorkomende problemen in verschillende bedrijven en bedrijfstakken gezien en onze bevindingen gedocumenteerd om jou te helpen veelvoorkomende valkuilen te vermijden. In combinatie met de taxonomie oefeningen kun je zo een robuuste taxonomie maken, die voldoet aan de behoeften van jouw organisatie.

Doe je huiswerk op tijd

Welke software voor digital asset management je ook kiest, met deze oefeningen en informatie voorafgaand aan een DAM-implementatie begin je de race met een aanzienlijke voorsprong. Vergeet niet dat dit slechts hulpmiddelen zijn die je kunt gebruiken en dat een succesvolle DAM-implementatie ook de juiste mensen, processen en gegevens omvat. Sommige van de bronnen zijn misschien Bynder-specifiek, maar je zult merken dat veel van de concepten en ideeën meer algemeen kunnen worden toegepast op het beheer van digitale assets.

Wil je eens verder praten over digital asset management? Stuur ons een berichtje via onze chat.

Klik hier om alle trainingsmiddelen op deze pagina te downloaden.