Weet je niet goed waar je moet beginnen met de taxonomie voor jouw digital asset management (DAM) tool? Het is echt niet zo ingewikkeld als het misschien klinkt. Softwareleveranciers en ingehuurde consultants kunnen je helpen jouw specifieke taxonomie op te zetten, maar het is ook iets dat je met het juiste advies van taxonomie-experts zelf kunt doen. Als je een lijst kunt maken, dan kun je ook een begin maken met een taxonomie. Het ontwerpen van een goede taxonomie is de eerste stap naar het verbeteren en optimaliseren van jouw digitale bestandsbeheer!
We hebben een korte handleiding gemaakt waarin we beschrijven wat je moet doen om een succesvolle DAM-taxonomie op te zetten in slechts vijf stappen. Met deze vijf eenvoudige stappen kun je beginnen met het creëren van jouw taxonomie:
- Beoordeel jouw assets
- Maak gecontroleerde woordenlijsten van gebruikte terminologie
- Creëer en documenteer
- Test en controleer
- Spoel uit en herhaal
Lees hieronder verder wat elke stap inhoudt, met concrete acties om te beginnen met het opbouwen van je taxonomie!
Beoordeel jouw assets om je taxonomie vorm te geven
Voordat je begint, moet je een scope hebben voor het DAM-systeem. Welke assets horen thuis in jouw DAM en welke niet? Als je de missie en het bereik van je digital asset library kent, kun je snel bepalen of een asset er wel of niet in thuis hoort, en of deze moet worden opgenomen in de metadata en taxonomie. Om je hierbij te helpen, vind je hier onze 5 toptips om jouw digitale assets voor te bereiden op uploaden.
Check alle relevante mappen en schijven, of het nu gaat om lokale mappen, gedeelde netwerken in jouw bedrijf of cloud-opslag. Door de breedte van de digitale assets in jouw organisatie te verkennen, krijg je inzicht in de verscheidenheid aan assets voor elk individu, team en afdeling. Van daaruit kun je een lijst samenstellen van bestandstypen (bijv. .jpg, .png, .pdf, .mov, enz.).
Er zijn ook een aantal hulpmiddelen beschikbaar, zoals de digital asset appraisal guide die is overgenomen van de International Council on Archives Topics in Digital Preservation. Deze gids bevat een overzicht van alle relevante vragen die je moet stellen wanneer je digitale bestanden beoordeelt. Bij de gids hoort ook een tracking sheet in Excel dat je kunt downloaden, waarin je de assets kunt registreren. Naast deze hulpmiddelen kun je ook een gratis enquête gebruiken over het beheer van digitale assets, die je naar elke business unit of elk team kunt sturen. Zodra de enquêteresultaten binnen zijn, kun je automatisch rapporten laten genereren met de tool Enalyzer.
Maak gecontroleerde woordenlijsten van terminologie voor jouw taxonomie
Het maken van een taxonomie is eenvoudiger dan het klinkt. Je kunt beginnen met het maken van eenvoudige lijsten van opties die bij categorieën horen. Je kunt hiervoor een spreadsheet gebruiken, een whiteboard, krijt, spuitverf... wat maar past bij waar je bent en hoe je graag dingen documenteert. Beschouw dit als de brainstormfase van de taxonomie-implementatie. Je maakt een eerste opzet - je streeft niet direct naar absolute perfectie met je eerste ontwerp. Wanneer je deze gecontroleerde woordenlijsten van terminologie maakt, is het belangrijk dat je de lijsten schoon houdt. Maak bijvoorbeeld een lijst van alle mogelijke waarden voor een term (bijvoorbeeld het gegevensveld ‘maand’ zal alleen de opties januari tot en met december hebben).
Je kunt bestaand zoekgedrag of bestaande metadata schema's analyseren, gebruikelijke bestandsnamen en vereiste metadatavelden controleren, en beginnen met het bepalen van relaties tussen velden, afhankelijkheden en hiërarchieën.
Creëer en documenteer de taxonomie
Zodra je de gecontroleerde woordenlijsten van terminologie hebt opgesteld, kun je deze metadatavelden en hun opties vertalen in een 'metadata dictionary' die termen en opties opsomt met operationele definities, relaties met andere termen, namen van gegevensvelden en types. Om jouw taxonomie te documenteren gebruik je Microsoft Excel, Google Sheets, een concept mapping tool zoals XMind, of een ander taxonomie documentatieprogramma om een ‘definitieve’ output van de taxonomie te maken. Een gedetailleerde lijst is te vinden in Heather Heddon's boek ‘The Accidental Taxonomist’, en ook online op haar website hier.
Bedenk welke delen van de taxonomie doorzoekbaar moeten zijn, welke administratief en structureel zijn en welke puur informatief. Vergeet ook niet om ingebedde XMP-data die je aan jouw taxonomie gaat toevoegen te documenteren (kleur, maker, rechten, enz.). Ingebedde metadata kunnen je helpen om reeds bestaande gegevens automatisch vast te leggen, en kunnen ook goed een onderdeel vormen van geautomatiseerde metadata-driven workflows in jouw organisatie. Als je bijvoorbeeld samenwerkt met een fotostudio of fotoagentschap, kun je overwegen om afspraken te maken dat zij ook de ingesloten metadata zullen toepassen en een specifieke manier van naamgeving zullen gebruiken op alle bestanden die zij aanleveren.
Taxonomie testen en verifiëren
Om er voor te zorgen dat jouw technologie interoperabel is, heb je je taxonomie gemaakt, standaarden ingevoerd, de juiste mensen geraadpleegd en de juiste metadata van andere tools en systemen verzameld. Nu is het tijd om je taxonomie te testen.
Je kunt testers gebruiken om te controleren of jouw taxonomie goed is geconfigureerd. In deze tests kun je zoekopdrachten uitvoeren voor bekende items en ook voor serendipitous browsing. Kunnen de gebruikers vinden wat ze zoeken wanneer je ze vraagt naar een specifiek bestand te zoeken? Hoeveel keer moeten ze klikken, en ontbreekt er iets in de taxonomie waardoor ze het sneller hadden kunnen vinden? Hoe efficiënt waren ze in staat om door de site te bladeren en de voor hun interessante bestanden te vinden?
Een andere geschikte controlefactor is de upload experience. Laat de testers een aantal verschillende bestanden uploaden en taggen. Zijn alle juiste tags en metadatavelden aanwezig? Wat ontbreekt er, en wat is misschien niet van toepassing op een groot aantal assets? Overweeg om de upload experience te verbeteren door afhankelijkheden in jouw schema's te gebruiken. Als een gebruiker bijvoorbeeld een bepaalde optie selecteert bij het taggen, zijn de volgende metadatavelden die worden ingevuld afhankelijk van die selectie. Controleer of de taxonomie geschikt is voor het doel en geschikt is voor een breder publiek. Maak gebruik van allerlei soorten testers om verschillende soorten feedback te krijgen van diverse teams.
Al deze zaken kunnen ook deel uitmaken van jouw UAT-strategie (gebruikersacceptatietest). Het uitvoeren van een UAT zal je helpen om objectief met specifieke meetbare criteria vast te stellen of jouw taxonomie voldoet aan de behoeften.
Taxonomie uitspoelen en herhalen
Dit is niet per se een noodzakelijke stap bij het opbouwen van je taxonomie, maar vergeet niet dat naarmate jouw bedrijf groeit en verandert, de behoeften van de mensen die in het bedrijf werken wellicht ook veranderen als het gaat om het vinden van informatie. Dat betekent dat je taxonomie, hoe toekomstbestendig je die ook geprobeerd hebt te maken, wellicht ook moet worden aangepast. Enkele dingen die je kunt doen om je taxonomie up-to-date te houden zijn:
- Per jaar of per kwartaal auditen, afhankelijk van de bedrijfsbehoeften
- Gebruik van metriek om gebruik en populariteit van zoektermen te bepalen
- Onderzoeken van mislukte zoekresultaten
- Documenteren van updates
- Aanpassen van de taxonomie als nieuwe asset types worden opgenomen
- Aanpassen van de taxonomie als nieuwe gebruikersgroepen in het systeem worden opgenomen
Gebruik deze vijf eenvoudige stappen om je eigen taxonomie te creëren. Het gebruik van deze methodologie kan bijdragen aan een hogere adoptiegraad van je digital asset management systeem, het gebruik van bestaande DAMs verhogen en de vindbaarheid van digitale bestanden naar een hoger niveau tillen binnen je organisatie!
DAM-taxonomie in actie zien
Ben je benieuwd hoe een DAM taxonomie er uit ziet? Hier is een voorbeeld van hoe je specifieke delen van jouw taxonomie kunt laten zien door middel van slimme filters met Bynder.
Vergelijk je de asset taxonomie mogelijkheden van verschillende DAM aanbieders? Klik hieronder om de DAM Vendor Comparison Guide te downloaden, of registreer voor een gratis proefversie om Bynder's taxonomie mogelijkheden in actie te zien.
