Kosten voor digital asset management: een handleiding

De gemiddelde kosten voor een Digital Asset Management Systeem variëren sterk per use case. Voor potentiële DAM-klanten spelen de kosten van digital asset management uiteraard een grote rol als ze de markt verkennen, we hebben tenslotte allemaal te maken met budgetten waar we ons aan moeten houden. De initiële prijzen en de lopende kosten voor het invoeren van een DAM kunnen sterk variëren, afhankelijk van de behoeften en de grootte van je team.

Als Bynder een goede oplossing voor jouw organisatie lijkt te zijn die voldoet aan alle voorwaarden, geven we je graag een snelle en vrijblijvende DAM-offerte, zodat je een nauwkeurigere prijsopgave hebt die precies is afgestemd op jouw behoeften.

Toch is het handig om wat context te hebben en te begrijpen hoe de totale kosten voor een DAM worden berekend. Deze kosten kunnen meestal in een paar verschillende categorieën worden verdeeld.

Opstartkosten DAM

De initiële opstartkosten bij de implementatie van je digital asset management oplossing hangen natuurlijk sterk af van welke DAM softwareleverancier je kiest.

DAM-softwareleveranciers die geen cloud-gebaseerde* opslag aanbieden kunnen dure installaties op locatie vereisen. Dit zijn meestal kosten voor een speciale serveropslagruimte, en kosten voor alle maatregelen die nodig zijn op het gebied van veiligheid.

Toch worden dit soort fysieke implementaties om deze redenen steeds minder gebruikelijk. De meeste DAM-aanbieders, waaronder Bynder, bieden oplossingen aan die 100% cloud-gebaseerd zijn en geen fysieke serverruimte nodig hebben, omdat de gegevens digitaal worden opgeslagen. Een 'DAM in de cloud' is dan ook veel kostenefficiënter.

Wat is cloud-based? 

Cloud-based is een term die verwijst naar toepassingen, diensten of middelen die via internet op aanvraag beschikbaar worden gesteld aan gebruikers vanaf de servers van een cloud computing provider. Bedrijven gebruiken cloud-based computing meestal om de capaciteit te vergroten, de functionaliteit te verbeteren of on-demand extra diensten toe te voegen zonder zich te hoeven vastleggen op potentieel dure infrastructuurkosten of intern ondersteunend personeel te hoeven aantrekken of trainen.

Implementatiekosten: Hoeveel tijd kost het om een DAM op te zetten?

Je hebt dus een DAM leverancier gekozen, en die staat klaar om jouw digitale assets te ontvangen. Nu gaat de factor ‘tijd’ een rol spelen in de kosten. Een goede DAM is namelijk gebouwd op een solide structuur waarmee jouw team het systeem moeiteloos kan (blijven) gebruiken. Hiervoor heb je een taxonomie nodig die past bij de behoeften van je organisatie.

Een paar basisvragen om je op weg te helpen:

• Welke digitale assets horen in het DAM thuis en welke niet?
• Welke afdelingen gebruiken welke assets?
• Hoe ga je je assets categoriseren?
• Welke van deze categorieën zou nuttig zijn om assets te vinden?

Voor een uitgebreidere (en gratis) gids over het opzetten van een taxonomie en het toepassen ervan op je assets, hebben we een handige DAM toolkit die je kunt downloaden. En maak je geen zorgen, het is echt niet zo ingewikkeld als het misschien klinkt; we hebben een paar aaibare voorbeelden gebruikt om een hypothetische taxonomie te maken. We laten je hier zien hoe het werkt.

Een andere tijdsinvestering waar je rekening mee moet houden is het aanbrengen van tags, d.w.z. metadata, op al je digitale assets. Dit houdt in dat je een aantal trefwoorden aan jouw asset toevoegt, die vervolgens als zoekopdrachten kunnen worden gebruikt om nauwkeuriger te vinden wat je zoekt. Omdat dit veel tijd en middelen kost, beschikt Bynder gelukkig over AI-tagging mogelijkheden. Dit betekent dat jouw beeldmateriaal bij het uploaden naar de DAM automatisch wordt gescand op alledaagse voorwerpen, een afbeelding van een kat krijgt bijvoorbeeld automatisch een ‘kat’ tag toegewezen.

Dit bespaart je heel veel tijd en moeite, zowel in de implementatiefase als in de toekomst, wanneer jij en je team beeldmateriaal blijven uploaden.

Bekijk voor enkele best practices voor het toepassen van metadata onze beste tips voor het toepassen van metadata op je digitale assets.

Trainingskosten

De ROI voor digital asset management is direct gekoppeld aan het gebruik. Zo eenvoudig is het. Als jouw teamleden niet weten hoe jullie DAM werkt, of niet begrijpen hoe ze ervan kunnen profiteren, dan gaan ze het systeem niet gebruiken. En als niemand het systeem gebruikt, dan zal je organisatie ook niet de voordelen ondervinden die het gebruik van een DAM een bedrijf kan bieden.

Het is dus belangrijk dat jouw gebruikers goed weten hoe ze een DAM moeten gebruiken, en hoe ze er hun voordeel mee kunnen doen, zodat ze gemotiveerd zijn om het volledig in hun dagelijkse werkproces te integreren.

Wij raden aan om interne trainingssessies op maat te maken voor elke afdeling, zodat iedereen precies weet hoe een DAM in hun specifieke geval voordeel kan bieden. Enkele voorbeelden:

• Laat het creatieve team zien hoe snel ze beelden kunnen vinden met behulp van het DAM, en hoe ze de bewerkingsfuncties kunnen gebruiken.
• Laat het sales team zien hoe ze in de DAM al het sales enablement materiaal kunnen vinden dat ze nodig hebben, zonder hiervoor elke keer bij marketing aan te hoeven kloppen.
• Laat je PR-team zien hoe ze hun mediakit in een handomdraai kunnen delen met externe partijen, rechtstreeks vanuit de DAM.

Klik hier voor gratis DAM-trainingsmateriaal,

Servicekosten

De meeste DAM aanbieders zoals Bynder bieden tegenwoordig oplossingen op basis van een SaaS-gebaseerd (Software as a Service) abonnement. Dat betekent zeer waarschijnlijk dat het grootste deel van de kosten maandelijks in rekening wordt gebracht, afhankelijk van de grootte en behoeften van je team.

Het is dus verstandig om al in een vroeg stadium vast te stellen wat jouw DAM doelen en verwachtingen zijn, zodat je precies weet waar je op moet letten bij het vergelijken van verschillende DAM leveranciers. Lees voor meer informatie onze blog met 5 dingen waar je op moet letten in je eerste DAM.

Klik hier voor een gratis en vrijblijvende offerte van Bynder. We zorgen ervoor dat je binnen één werkdag antwoord van ons krijgt.