Digital asset management (DAM) is now essential for brands looking to stay ahead of the competition in the digital age.
DAM allows you to create, manage, and distribute your branded assets from one central location, making it easy to keep your assets organized and consistent across all of your marketing channels, from your website to social media to e-commerce.
In this guide, we'll cover all the essential features a modern DAM should have, helping you identify which features are most important for your specific business needs.
Why invest in a DAM?
DAM platforms are no longer just standalone solutions for storing and sharing files. They’ve evolved to become the foundation of a connected ecosystem of martech and e-commerce infrastructure—enabling you to deliver on-brand content across a network of integrated platforms.
In doing so, DAM platforms help organizations improve efficiency, scale content, reduce costs, and respond quickly to market changes while maintaining brand consistency. Other benefits include:
Driving growth and maximizing return on investment
Getting content delivered to the market—fast
Improving customer engagement and loyalty
Automating manual and tedious tasks
Digital asset management features: creating, managing, and distributing content
A digital asset management solution is the single source of truth for all brand, campaign, and product assets, enabling global teams to create, manage, find, and deliver assets more efficiently for a world-class customer content experience.
👆 Klik hierboven om verschillende functies en oplossingen voor het beheer van digitale assets te vergelijken 👆
Laten we eens kijken naar de essentiële functies van een DAM-platform, per rol in de levenscyclus van content: creatie, beheer en distributie.
Functies voor digital asset management om content op grotere schaal te maken
Het maken van content op schaal betekent het snel en efficiënt produceren van grote hoeveelheden content van hoge kwaliteit, en dat alles met behoud van merkconsistentie.
DAM-platforms met templates en creatieve automatiseringsfuncties kunnen merken helpen om sneller digitale content van hoge kwaliteit te produceren. Deze functies zijn vooral handig als je een grote hoeveelheid handmatig of repetitief werk hebt, zoals het lokaliseren van content in verschillende talen of het maken van verschillende formaten voor A/B-testen.
Als je veel digitale assets op schaal moet produceren, zoek dan naar een DAM-platform met de volgende functies:
- Geavanceerde templates: Ontwerpen van afbeeldingen, video en animaties opslaan en beheren als templates, en kunnen bepalen welke elementen wel en niet kunnen worden gewijzigd met behulp van elementvergrendeling.
- Animatie en brand presets: Standaardiseer visuele elementen met direct beschikbare animaties, overgangen en merkspecifieke presets, zoals je logo.
- Bulkacties: Maak in één keer bulkbewerkingen of aanpassingen aan jouw mastercontent en alle variaties ervan.
- Rol-specifieke UI: Verschillende UI afhankelijk van of je een content designer of een content creator bent.
Als je ook redactionele content op schaal wilt maken, heb je een DAM nodig met functies voor de contentworkflow. Met functies als realtime samenwerking en templates kunnen merken de productie van content versnellen, beheertaken verminderen en het goedkeuringsproces automatiseren door teams te voorzien van een duidelijke contentstructuur en -vereisten. Content workflow functies zijn bijvoorbeeld:
- Gecentraliseerd dashboard voor content: Al jouw contentinitiatieven op één plek, georganiseerd en gemakkelijk terug te vinden.
- Geavanceerde workflowfuncties: Automatiseer meerdere workflows, workflowopdrachten en vervaldatums.
- Real-time samenwerken en delen: Werk tegelijkertijd samen, vergelijkbaar met samenwerkingstools voor content zoals Google Docs.
- Directe DAM-assets importeren: Haal jouw goedgekeurde assets rechtstreeks uit je DAM.
- AI-assistentie: Maak in een paar seconden de eerste opzet van geschreven content, controleer bestaande content op spelling en vertaal tekst.
Functies voor digital asset management voor de vindbaarheid van assets
Zoekfunctionaliteiten zijn een van de belangrijkste functies van een DAM-oplossing, omdat ze het makkelijk maken voor mensen om assets snel te vinden en weer terug te vinden.
Toonaangevende DAM-leveranciers maken gebruik van AI-gestuurde zoekfuncties, zoals zoeken op afbeelding of op tekst-in-afbeelding, en zoeken op overeenkomsten, waarmee teams visueel gerelateerde assets kunnen vinden.
Zoekfuncties zijn bijvoorbeeld:
- Zoeken op trefwoord: Een Google-achtige zoekfunctie. Typ een trefwoord in en krijg een lijst met zoekresultaten te zien.
- De mogelijkheid om aangepaste metadata-filters toe te voegen: De mogelijkheid om jouw DAM systeem uit te breiden met aangepaste filters, zoals bijvoorbeeld ‘GPS Locatie’, waarmee je gedetailleerder kunt filteren.
- Automatische duplicaatzoeker: Jouw DAM-systeem detecteert dubbele bestanden in de database en geeft jou de optie om ze te verwijderen of een extra versie ervan op te slaan.
- Tekst-in-beeld zoeken: De DAM-zoekmachine scant niet alleen door metadata, maar ook door de inhoud van documenten.
- Zoeken op overeenkomsten (AI): Gebruik AI en machine learning om te zoeken op basis van algemene zoekopdrachten zoals plezier, klimaat, leiderschap, enz.
- Afbeelding zoeken (AI): Selecteer een afbeelding en zoek naar vergelijkbare afbeeldingen, of zoek naar afbeeldingen via een willekeurige URL.
Functies voor digital asset management om jouw merkidentiteit te beschermen
Om ervoor te zorgen dat jouw DAM een single source of truth is voor je merk, zoek je een platform waarin je jouw brand guidelines kunt insluiten of maken, zodat je de regels voor het gebruik van jouw assets kunt centraliseren. Kenmerken zijn bijvoorbeeld:
- Merkassets invoegen: Voeg assets zoals logo's, lettertypen en templates in jouw guidelines, zodat je ze direct kunt downloaden.
- Duplicatie van gidsen, secties en pagina's: Kopieer hele gidsen of dupliceer secties/pagina's voor eenvoudig hergebruik en behoud van consistentie.
- Geavanceerd beheer van toegangsrechten: Beheer de rechten om jouw merkrichtlijnen te bekijken of te bewerken: stel in op openbaar, alle gebruikers, specifieke gebruikers of privé.
- Het beheren van gebruikerstoegang in je DAM platform is essentieel voor beveiliging en controle. Met gebruikersrechten kun je specifieke permissies instellen voor elk onderdeel, zodat alleen de juiste mensen het kunnen openen en bekijken:
- Gedefinieerde gebruikersprofielen: Mogelijkheid om aangepaste gebruikersprofielen te maken door de systeemrechten (inclusief bewerken, uploaden en downloaden) van individuele gebruikers of gebruikersgroepen te definiëren.
- Toegangscontrole: Bepaal welke gebruikers toegang hebben tot onderdelen van de taxonomie van je DAM-systeem.
- Single sign-on: Meld je aan bij je DAM met je bestaande bedrijfsgegevens.
Functies voor het delen en leveren van digitale assets
Als je bestanden eenvoudig en veilig wilt delen, overweeg dan een DAM-oplossing met functies voor het delen van bestanden, zoals embedded codes, openbaar delen en individuele machtigingen voor delen. Andere handige functies voor het delen van bestanden zijn:
- File transfer: Beveiligde bestandsoverdracht zonder dat je het bestand in de DAM hoeft op te slaan.
- Collecties maken en delen: Groepeer mediabestanden en deel ze als mediacollecties vanuit de DAM of via e-mail.
- Als je content direct naadloos vanuit jouw DAM wilt leveren aan jouw CMS of e-commerce website, moet je ervoor zorgen dat het platform een Dynamic Asset Transformation (DAT) module heeft.
- DAT verwerkt asset transformaties op schaal, zodat je automatisch beelden kunt genereren die volledig geoptimaliseerd zijn voor elk kanaal, platform of apparaat:
- Transformatie opties: Grote lijst met transformatieopties om afbeeldingen automatisch te verkleinen, aan te passen en te wijzigen voor gebruik.
- Voorinstellingen voor transformaties: Beheer en definieer transformaties vanuit jouw DAM.
- Focuspunt: Gebruik focuspunten op assets in DAM om bij te snijden en het formaat aan te passen zonder het belangrijkste deel van de afbeelding te verliezen.
- Leveringsdata: Ontvang analyses en inzichten over het gebruik van jouw assets buiten de DAM.
Wil je meer weten over de vele functies van digital asset management systemen? We hebben een gloednieuwe DAM-vergelijkingsgids met een uitgebreide lijst van alle essentiële functies, inclusief een interactieve checklist. Download ‘m hier.
