De voordelen van een opgeruimde digitale ruimte

Het gevoel dat je de controle kwijt bent komt vaak voort uit een gebrek aan organisatie, wat kan leiden tot angst. Opruimgoeroe Marie Kondo beschrijft hoe het opruimen en structureren van je spullen zorgt voor ingrijpende veranderingen in je leven, van betere relaties tot meer gemoedsrust. Kondo gelooft dat het veranderen van gewoontes en het bijhouden van je bezittingen één van de belangrijkste ingrediënten is voor succes.

Kondo's boek "The Life-Changing Magic of Tidying Up" behandelt zowat elk deel van het huishouden. Kondo instrueert haar lezers om hun spullen weg te gooien, op te vouwen en strategisch op te bergen. De enige plek die ze over het hoofd ziet is onze digitale ruimte. Tegenwoordig zitten mensen tot 10 uur per dag achter een scherm. Onze digitale wereld is net zo belangrijk om te beheren als ons fysieke leven, dus het belang van orde is net zo relevant op de werkplek en op onze werkapparatuur.

Iedereen, in welke industrie dan ook, kent de druk van deadlines en het vermogen om kalm te blijven en taken onder controle te houden. Rommeligheid maakt het alleen maar erger of zoals Psychology Today het netjes samenvat: "Rommel veroorzaakt stress."

De foto hieronder laat je zien hoe rommelig een desktop kan zijn en waarom het stress oplevert.

Gepruts met folders

Je bent er inmiddels in geslaagd om je bestanden van je desktop te halen en ze te uploaden naar een gecentraliseerde cloudopslag, zoals Box of GoogleDrive, voor bedrijfsgebruik. Geweldig! Nu hoef je niet meer de bestanden van je harde schijf naar je collega's te mailen.

De volgende stap is om je folder te organiseren. Je moet een mappensysteem bedenken om je assets te categoriseren. Als je bedrijf bijvoorbeeld meubilair verkoopt, wil je misschien een op maat gemaakte stoel opslaan in een map met de naam 'ontwerper'. Maar misschien moet je juist producten organiseren op basis van het assortiment, dus binnen de map 'designer' heb je een andere map '2017'. In sommige gevallen moet je stoelen snel terugvinden, dus dupliceer je de foto en plaats je die in een andere map met de naam 'luxe meubilair'. Je zou kunnen eindigen met 4 duplicaten van hetzelfde bestand, elk begraven in een web van mappen.

Dit voorbeeld heeft op bedrijfsniveau betrekking tot honderden of zelfs duizenden bestanden, waardoor het probleem exponentieel toeneemt. Een ander probleem ontstaat als de ontwerper deze stoel niet meer in voorraad heeft. Je zult dan een aanzienlijke hoeveelheid tijd moeten besteden aan het herzien van de mappen voor duplicaten van de afbeelding om deze te verwijderen of de toegangsrechten te beperken.

Taxonomie opslagsystemen zijn de beste manier om bestandsduplicaten te vermijden en jouw bestanden te organiseren. Met Bynder hoef je je bestanden maar één keer te uploaden. Vervolgens kun je zowel A.I. gegenereerde als handmatige metadata tags toevoegen, waardoor je naar elk bestand kunt zoeken op basis van trefwoorden. Het is de makkelijkste en meest gestructureerde manier om je bestanden te organiseren en je digitale werkplek op te ruimen.

Het op taxonomie gebaseerde DAM-systeem is dé tool waarmee jouw bedrijf merksucces kan realiseren. Het maakt het mogelijk om je bedrijf te schalen door je in staat te stellen je assets te beheren, te organiseren en te delen.

Organiseer je bestanden met Bynder en ontdek de voordelen door vandaag nog een geheel vrijblijvende demo aan te vragen.