DAM als onderdeel van de DX [1/4]: Creëer een consistente digitale ervaring met DAM

Je wilt graag mooie digitale ervaringen creëren voor jouw klanten, maar ook voor jouw interne medewerkers. Dat begint met inzicht in de tools en integraties die je gebruikt, precies weten hoe je ze optimaal kunt inzetten en snappen hoe ze passen in jouw contentmarketingstrategie.

Deze vierdelige miniserie laat jou zien hoe DAM je kan helpen een soepel werkend digitaal ecosysteem te creëren - met DAM als de digitale kern.

Goede digitale ervaringen komen niet zomaar uit de lucht vallen, ze worden zorgvuldig gecreëerd door meesterlijke verhalenvertellers, digitale marketeers en mensen die weten hoe ze het beheer van de digitale contentlevenscyclus vakkundig moeten combineren met digitale beleving.

Digital asset management is de kern van de digitale ervaring (DX), en zorgt ervoor dat jouw organisatie boeiende verhalen kan vertellen met sterke digitale content die overtuigt.

Het combineren van die content met een geweldige klantervaring is geen gemakkelijke taak. Er zijn veel stappen nodig om content van idee naar publicatie en uiteindelijk naar de consument te brengen. Bedrijven werken hard aan een digitale keten om de juiste content op het juiste moment bij de juiste consument te krijgen, en digital asset management kan jou daar goed bij helpen.

Maar hoe creëert een bedrijf nou eigenlijk die geweldige digitale klantervaringen? Het begint bij jouw interne medewerkers: als je een effectieve DAM-integratiestrategie hanteert die zorgt dat de fasen van de content levenscyclus soepel in elkaar overlopen, zal jouw doelgroep dat zeker merken. Met een goed geolied digitaal ecosysteem kun je content creëren, personaliseren en delen met de juiste klant, op het juiste moment en in de juiste context.

Het definiëren van customer experience

Uiteindelijk draait customer experience over echt contact maken met mensen, en betrokkenheid creëren. Het omvat alle contactmomenten die een klant met een bedrijf heeft, en de verdere ontwikkeling van die relatie. Dat zijn dus bijvoorbeeld e-mails en online shopervaringen, maar ook communicatie via social media.

Het juiste evenwicht vinden is daarbij eigenlijk het lastigste gedeelte; in een wereld waar we altijd digitaal verbonden zijn, kun je het je niet veroorloven een contactmoment te missen, maar je kunt jouw klanten ook niet bombarderen met content die niet relevant of slecht getimed is, of niet inspeelt op hun behoeften.

Een effectief intern digitaal ecosysteem is essentieel voor het verkrijgen en behouden van consistente betrokkenheid van jouw klanten. Door elk touchpoint te beschouwen als een klein radertje in een veel grotere machine, help je jouw team om een consistente, eenduidige klantervaring te leveren.

We zijn allemaal content creators

Tegenwoordig speelt hetzelfde in elke branche: we worden allemaal content creators, choreografen en consumenten van digitale assets - of we ons daar nu bewust van zijn of niet. Het beheren van grote hoeveelheden digitale content is de nieuwe norm geworden voor marketeers, brand managers en content creators over de hele wereld.

Stel je eens voor: je bent een bedrijf dat al tientallen jaren bestaat en draait op bestaande systemen, verspreide content op gedeelde netwerkschijven, verborgen digitale opslagtoepassingen en persoonlijke desktops. Je beschikt al dan niet over een digital asset management systeem. Als je een van de gelukkigen bent die een DAM-systeem heeft geïdentificeerd als een belangrijk operationeel onderdeel van jouw bedrijf, kan het zijn dat je merkt dat het niet goed gebruikt wordt in jouw organisatie. Mensen weten wel dat het er is, en het wordt tot op zekere hoogte gebruikt, maar het mist koppelingen met andere systemen die je zouden kunnen helpen om de handmatige en vervelende werkzaamheden die niemand eigenlijk graag wil doen sterk te verminderen.

Je denkt dan misschien dat je een buy-in probleem hebt, maar het kan ook liggen aan een gebrek aan zinvolle en tijdbesparende integraties. Voordat we kijken naar welke soorten integraties je dan zou moeten hebben, moeten we echter eerst een stap terug doen en nadenken over de levenscyclus van digitale content en digitale assets in jouw organisatie. Dit helpt om de mogelijkheden voor integraties te bepalen die jouw proces vlotter zullen laten verlopen, een snellere time-to-market mogelijk maken en content leveren die jouw klant op het juiste moment en op het juiste platform aanspreekt.

Wat is de levenscyclus van digitale assets?

De levenscyclus van jouw digitale assets omvat alles van concept tot publicatie. Digitale assets gaan door vele handen voordat ze live gaan - zoals bijvoorbeeld beeldbewerkers, bureaus, tekstschrijvers of de juridische afdeling. Van creatie tot publicatie doorloopt een digitaal object vele rondes van beoordeling, toepassing van metadata, embargo, gearchiveerde status, retoucheren, bewerken, delen enzovoort.

Maar ze kunnen ook door veel verschillende tools gaan. Inzicht in de levenscyclus van digitale bestanden in jouw organisatie is essentieel om te bepalen welke integraties je nodig hebt. Meestal doorloopt een digitaal object de volgende fases:

Wat is integratie dan precies?

De moderne digitale werknemer werkt de hele dag door met verschillende digitale systemen, maar er is een rode draad die we in de meeste bedrijven zien: we verplaatsen content, informatie en digitale bestanden gedurende de levenscyclus van assets. We pushen content naar de markt en werken samen op de digitale werkplek met zijn enorme web van metadata, bestanden, systemen, processen en mensen - de onderdelen van de hele digitale ervaring.

Wanneer het werk wordt onderbroken omdat we tijd moeten besteden aan handmatige en repetitieve taken zoals het opnieuw uploaden van bestanden, het opnieuw invoeren van metadata of het opnieuw uitvoeren van welk type werk dan ook, leidt de behoefte aan een efficiënter proces er natuurlijk al snel toe dat je gaat bekijken welke integratieopties er zijn.

Wat is het doel van integraties?

Het integreren van een digital asset management systeem in jouw digitale ecosysteem heeft uiteindelijk tot doel:

• Handmatig, repeterend werk voor jouw team te verminderen
• Het automatiseren van werkprocessen die geen menselijke input vereisen
• De kans op fouten te verkleinen
• Tijd te besparen voor belangrijkere taken
• De kosten voor het creëren en publiceren van digitale content te verlagen
• De time-to-market van jouw digitale content en campagnes te verbeteren
• De betrokkenheid van klanten te vergroten met tijdige, relevante en contextspecifieke digitale content die zich richt op de juiste kanalen en markten

Op een algemener niveau is het doel van integratie echter tweeledig: zowel een positieve klantervaring creëren als jouw team in staat stellen efficiënter te werken.

Bekijk hier voorbeelden van integraties met Bynder

Wat zijn vaker voorkomende issues bij integraties?

Het is niet eenvoudig om integraties op een productieve manier voor je te laten werken. Er zijn een aantal veel voorkomende valkuilen waar je op moet letten als het gaat om integraties, waaronder:

• De scope niet helder definiëren of de vereisten niet duidelijk documenteren
• Niet begroten van de integratiekosten
• Gebrek aan technische expertise, of te veel vertrouwen op outsourcing om jouw integratie-roadmap op te stellen
• Geen rekening houden met de complexiteit van de setup - niet alles is plug and play, sommige integraties zijn op maat gemaakt via API's
• De uniciteit van elk systeem over het hoofd zien en mogelijk bugs introduceren of de gegevens in de systemen beschadigen.

Wat heeft de levenscyclus van assets te maken met de digitale beleving (DX)?

Als digitale assets niet op de juiste manier worden goedgekeurd, verwerkt en gedeeld tijdens hun levenscyclus, loop je het risico dat je content publiceert op het verkeerde moment of op het verkeerde platform, of mogelijk zelfs helemaal de verkeerde content gebruikt.

DAM in de digitale toeleveringsketen

DAM-systemen hebben een primair doel voor organisaties: de volledige levenscyclus van hun digitale bestanden beheren.

Maar het gaat niet alleen om het systeem zelf, het gaat ook om het proces van het daadwerkelijke beheer van de content en de mensen die daar intern bij betrokken zijn: wat is hun rol in de hele digitale toeleveringsketen? Mark Leslie, een senior digital asset manager bij wereldwijd sportmerk Adidas, stelt dat we naar de digitale toeleveringsketen moeten kijken om de levenscyclus van digitale content volledig te begrijpen:

Houd dit in gedachten: je moet een goed geoliede digitale toeleveringsketen hebben als je een goede digitale relatie met jouw klanten wilt ontwikkelen. En het hoeft niet allemaal te draaien om API's en plug-ins tussen verschillende digitale systemen, soms kan het juist effectiever zijn om het simpel te houden.

Er zijn meerdere manieren om naar integraties te kijken

Om de echte waarde van integraties te zien, moet je denken aan het integreren van processen, niet alleen van producten. Bijvoorbeeld:

• Campagneplanning /PR-concept integraties met content creators
• Fotografie studio's en interne premedia/bewerking workflow integraties
• Afstemming metadata tussen SEO/e-commerce/website team integratie en digital asset managers

Ook door gebruikers gegenereerde links tussen gegevens, content en systemen in jouw digitale ecosysteem zijn een vorm van integratie. Ze zijn wellicht oppervlakkig, maar ze spelen een rol. Voorbeelden hiervan zijn:

• Het invoeren van een link naar een digitaal bestand van het ene systeem naar het andere
• Het schrijven van een link in de metadata van jouw DAM-systeem naar waar het bestand is gepubliceerd
• Het direct vanuit jouw DAM invoegen van collecties van digitale content op jouw website.

Hoewel het misschien niet zo flitsend klinkt als commerciële plugins en API scripting, moet je niet vergeten dat links de basis vormen van het moderne web. Links zijn krachtig, en bieden context. Een link kan je laten zien waar een master file staat, welk systeem verdere gegevens over een file heeft, en zelfs teruglinken naar ad-hoc documenten die ideeën en het creatieve proces voor content creatie schetsen.

Dit zijn allemaal pogingen om content te koppelen tussen digitale systemen, maar de echt krachtige integraties koppelen ook relevante metadata en content op basis van logische regels die afgestemd zijn op jouw bedrijfsprocessen. Dit zijn het soort integraties dat jouw werk echt naar een hoger niveau kunnen tillen.

Hoe beheren andere bedrijven hun digitale landschap en integraties?

Online zijn veel case studies beschikbaar als je wilt zien wat andere organisaties doen. Deze case studies zijn een goede manier om nieuwe ideeën op te doen, om na te denken over best practices, en ook inspiratie op te doen voor nieuwe integraties voor jouw eigen digitale ecosysteem.

Voordat je echter in kaart kunt brengen welke integraties nodig zijn voor jouw bedrijf, is het zaak om goed na te denken over hoe volwassen DAM in jouw organisatie eigenlijk is.

Hoe volwassen is DAM

Het DAM Maturity Model kan jou helpen om het bestaande digital asset management binnen jouw organisatie te auditen. Op die manier heb je een benchmark en zou je elk kwartaal of zelfs elk jaar kunnen zien hoe je ervoor staat.

De DAM Maturity Model vragenlijst - die 15 dimensies en vier categorieën omvat die het ecosysteem van digital asset management definiëren - is gedownload door meer dan 3.000 bedrijven wereldwijd. De uitkomsten van deze vragenlijst laten zien dat veel organisaties nog steeds lijken te worstelen met integraties, want slechts 4,6% van de bedrijven gelooft dat ze nu optimaal werken met integraties.

Hoewel er niet één digitaal systeem het allerbeste is, kan een degelijke API wel het verschil maken. David Diamond zegt hierover:

Hoewel er dus niet één DAM-platform is dat jouw digitale integratie-ecosysteem aanstuurt, zijn er wel degelijk andere belangrijke kenmerken waar je op moet letten naast het aanbieden van een API, zoals web hooks, herbruikbare UI-componenten (gebruikersinterface) en SDK's (software development kits).

Om deze noodzakelijke sleutelkenmerken voor integratie te identificeren, heb je een digitale ecosysteem integratiestrategie nodig voor jouw organisatie.

Het digitale ecosysteem is ook alleen maar dat: een ecosysteem

Wanneer je jouw integratiestrategie uitstippelt, is het belangrijk om in gedachten te houden dat je het digitale ecosysteem als een levend, onderling verbonden systeem moet zien. In het digitale ecosysteem van jouw organisatie heb je waarschijnlijk veel systemen, tools, mensen, processen en gegevens. De sleutel tot een goed geoliede machine is het optimaliseren van processen in al deze afzonderlijke elementen.

Mis deel 2 van onze serie ‘DAM in de DX’ niet: Het bouwen van een business case voor DAM systeemintegratie