Als je dit artikel aan het lezen bent, dan overweeg je waarschijnlijk om een digital asset management systeem aan te schaffen. Indien je een business case voor DAM hebt gemaakt, en daarmee de goedkeuring hebt gekregen van de gehele organisatie, is het tijd voor de volgende stap: het evalueren van potentiële DAM aanbieders.
Het kiezen van de juiste software is vooral belangrijk in tijden van laagconjunctuur. In 2023 zijn bedrijven steeds meer gericht op het verhogen van de winstgevendheid, het verlagen van de kosten en het bestrijden van de inflatie. Als gevolg daarvan investeren veel organisaties in digital asset management als kerntechnologie in het hart van hun digitale ecosysteem. Met een zeer efficiënt en gecentraliseerd platform krijgen bedrijven meer flexibiliteit en aanpassingsvermogen, waardoor ze beter kunnen inspelen op het snel evoluerende technologische landschap. Door nu te investeren in strategische DAM kunnen bedrijven hun activiteiten toekomstbestendig maken en zich positioneren voor groei op lange termijn.
Het is belangrijk om investeringen te prioriteren op basis van hun potentiële rendement op investering (ROI) en hun impact op lange termijn op het bedrijf. Door de kosten en baten van nieuwe technologie-investeringen zorgvuldig te evalueren, kunnen bedrijven slimme beslissingen nemen die hen helpen een neerwaartse economie te doorstaan en er sterker uit te komen
Hoe kies je een DAM die het beste bij je bedrijf past?
De technische vereisten moeten onderzoeken en opschrijven kan een vermoeiende opgave zijn, dat snappen we. Maar dit kan je project maken of breken. Daarom hebben we een korte handleiding opgesteld waarin we je meenemen in het proces voor het opstellen en indienen van een aanbesteding voor een DAM, en hoe je de uiteindelijke selectie dient te maken.
Dit zijn enkele tips om je op weg te helpen:
Begin met het identificeren van de soorten digitale assets die je moet beheren, de hoeveelheid middelen die je hebt en de digital asset management workflows die je moet ondersteunen.
Zoek naar een DAM-systeem dat robuuste zoek- en metadatabeheermogelijkheden biedt om het vinden en organiseren van je assets gemakkelijk te maken.
Houd rekening met de schaalbaarheid en flexibiliteit van het systeem, de beveiliging en de naleving van alle certificeringen die binnen je branche nodig zijn om je bedrijf veilig en betrouwbaar te runnen.
Zorg ervoor dat je een strategisch DAM-systeem kiest met sterke integratiemogelijkheden die naadloos aansluiten op andere tools en systemen die je regelmatig gebruikt en die functioneren als je bron van waarheid voor alle content.
Evalueer de kosten en ondersteuningsopties om ervoor te zorgen dat je DAM-oplossing betaalbaar en gemakkelijk te onderhouden is.
Wil je meer informatie over het kiezen van het juiste product? Lees dan onze blog over het vergelijken van digital asset management software.
De voordelen van het zorgvuldig plannen van een DAM RFP
Bij de aanschaf van een digital asset management oplossing is het gebruikelijk om een request for proposal (RFP) naar DAM-leveranciers te sturen waarin je de pijnpunten uiteenzet en in ruil daarvoor inzicht krijgt in hoe een digital asset management-systeem deze pijnpunten kan oplossen.
Het invullen van technische vereisten is geen sinecure; dat snappen we, maar het kan je project wel maken of breken, en het is nog belangrijker om het goed te doen in onzekere economische tijden. Dit zijn slechts enkele van de voordelen van een RFP van topkwaliteit:
- Je kunt je eisen en verwachtingen van het systeem duidelijk definiëren, zodat je een oplossing kiest die aan je specifieke behoeften voldoet.
- Het verhoogt de ROI en zorgt voor efficiëntere workflows.
- Je kunt verschillende leveranciers en hun oplossingen objectiever vergelijken, zodat je de beste optie voor je bedrijf kiest, zowel nu als in de toekomst.
- Het helpt om een duidelijk tijdschema en budget voor het project vast te stellen, zodat je de verwachtingen kunt managen en onverwachte kosten of vertragingen kunt vermijden.
- Het helpt een soepele implementatie en succes op lange termijn van de oplossing in je organisatie te garanderen.
Zoals je ziet, is er veel voor te zeggen om een DAM RFP op te stellen die goed doordacht is en de belangen van je bedrijf en gebruikers vooropstelt. Laten we nu eens kijken hoe je de RFP opstelt, indient en het selectieproces van de leverancier begeleidt.
De perfecte DAM RFP in 4 stappen
1. Schrijf een duidelijke introductie
Het eerste wat je moet doen is het introduceren van je bedrijf en het beschrijven van de behoefte voor een digital asset management systeem. Dit houdt in: Een uitleg over je verwachtingen van wat een DAM systeem moet doen binnen je organisatie en welke pijnpunten het zou moet oplossen.
Hoe meer details over de pijnpunten van jouw organisatie bekend zijn, hoe makkelijker het wordt voor een DAM provider om te begrijpen hoe ze je precies kunnen helpen.
Ook moet je je inleiding gebruiken om de juridische achtergrond voor de aanbesteding uiteen te zetten. Dit behoeft een vertrouwelijkheidsverklaring en een disclaimer bevatten. Voor hulp bij het opstellen van juridische zaken, klik hier om onze DAM aanbesteding template te downloaden.
2. Maak een schets van de reikwijdte van het project
Dit is waar je de introductie opbouwt en tot het uiterste gaat van wat je probeert te bereiken: Het project moet nauwkeurig en tot in detail beschreven worden. Het is belangrijk om dit in de kern van je offerteaanvraag te houden, omdat dit je gefocust houdt en ervoor zorgt dat het DAM-systeem alle pijnpunten adresseert.
Je moet het hebben over alles wat met het eindresultaat te maken heeft, inclusief projectresultaten, verwachte implementatietijd en vereiste integraties. Het is ook belangrijk om dit gedeelte te gebruiken om een aantal essentiële prestatie-indicatoren te beschrijven die zullen worden gebruikt om het succes van het project te beoordelen.
3. Stel vragen
Gebruik deze sectie om meer te weten komen wat een DAM-provider te bieden heeft, en of het we of niet aan je eisen voldoet. De key is om zo specifiek mogelijk te zijn. Voel je vrij om zoveel mogelijk vragen te stellen als je maar wilt. Hieronder vind je zeven onderwerpen die je mogelijk verder helpen:
- Een overzicht van een DAM-systeem en de (meest) belangrijke functies
- Indien van toepassing, vraag dan zeker naar de workflow en andere creatieve project management mogelijkheden van het systeem.
- Het is belangrijk om te vragen naar het ontwikkelingsplan, ook wel bekend als de 'roadmap', van de DAM-provider. Dit houdt tevens in dat je kan vragen naar verwachte tijdschema's voor de ontwikkeling van het DAM-systemen. Met het idee waar DAM als product naartoe gaat in de toekomst, heb je een beter inzicht in hoe de provider zijn product probeert te verbeteren en of deze verbeteringen ook jouw behoeftes vervullen.
- Details van hun 'procedure code'
- Waarom de DAM-oplossing van een provider anders is dan die van zijn concurrenten. Met andere woorden: waarom zou je ze kiezen?
- Hoe het systeem de organisatie van digitale assets en classificatie faciliteert. Hoe gemakkelijker het is om actief te vinden, hoe nuttiger een systeem is voor je organisatie.
- Details van prijzen, waaronder eenmalige kosten, terugkerende maandelijkse kosten en prijsinformatie over gebruikerslicenties.
4. Geef jouw voorkeuren voor het aanbestedingsproces aan
Hier kan je uitleggen hoe je wilt dat de aanbesteding wordt ingediend en hoe je de rest van het selectieproces wilt laten doorgaan. Geef precies aan hoe je de aanbesteding aan jezelf wilt laten zien en de datum waarop de aanbesteding door de provider moet worden betaald. Je moet zelfs het exacte bestandsformaat opgeven waarin je de aanbesteding wilt ontvangen.
Voor een meer uitgebreide uitleg of gids over het aanmaken van een aanbesteding, download onze gratis DAM RFP template. Ben je meer geïnteresseerd in het vergelijking van een DAM? Download dan onze Digital Asset Management vergelijkingsgids.
