DAM in the DX [2/4]: Bouwen aan een business case voor DAM-integraties

In dit bericht worden enkele maar al te bekende frustraties belicht die vaak voorkomen in organisaties die geen goed geïntegreerde DAM hebben. Door deze pijnpunten te onderkennen, kunt u de waarde van DAM integrations beter begrijpen , terwijl u tegelijkertijd een betere business case kunt opbouwen voor een integratiestrategie in uw eigen organisatie.

Ze zullen worden opgesplitst in tijdbesparingen, kostenbesparingen en mogelijkheden voor integratieoplossingen voor zowel interne als externe digitale ervaringen.

In ons eerste bericht gingen we dieper in op de kracht van DAM om je te helpen geweldige digitale ervaringen te creëren. Bekijk het hier

Bespaar tijd met DAM-integraties

Een goed geïntegreerd DAM-systeem bespaart niet alleen tijd voor uw collega's, maar biedt ook de gemoedsrust dat u altijd inhoud publiceert die accuraat, actueel en on-brand is. Het integreren van een DAM met uw e-commercewebsite zorgt er bijvoorbeeld voor dat de nieuwste productitems binnen uw DAM automatisch naar uw e-commercewebsite worden gepusht zodra deze wordt bijgewerkt.

Dit bespaart u niet alleen het handmatig zoeken en uploaden van assets, maar zorgt er ook voor dat alles wat u online publiceert, het goedkeuringsproces binnen de DAM heeft doorlopen voordat het wordt gepubliceerd.

Toch kan het lastig zijn om organisaties zover te krijgen dat ze de technologie daadwerkelijk optimaal benutten. In een recent onderzoek van het Content Marketing Institute rapporteerden deelnemers het volgende:

We snappen het, het kan lastig zijn om op de hoogte te blijven van alle nieuwe technologische oplossingen die tegenwoordig komen en gaan. Maar DAM-integraties gaan juist over gemak; het creëren van een meer samenhangend en verbonden digitaal ecosysteem dat meer aanvoelt als één werkend systeem dan als vele. Met DAM-integraties hoeft u niet langer:

Handmatig digitale bestanden van en naar systemen distribueren: door uw DAM te integreren met andere digitale tools, kunt u de tijd die u besteedt aan het handmatig verzenden en distribueren van bestanden drastisch verminderen.

Maak digitale bestanden opnieuw die niet kunnen worden gevonden: Denk eens aan de tijd die wordt bespaard doordat u eenvoudig de juiste inhoud op het juiste moment kunt vinden en ophalen.

Mis de mogelijkheid om snel de nieuwste producten bij uw klanten te krijgen: door uw DAM met uw website te integreren, kunt u assets rechtstreeks naar uw webwinkel pushen en meteen de verkoop stimuleren.

Wacht dagen om indruk te maken op sociale media: door uw DAM te integreren met een beheertool voor sociale media (zoals Hootsuite), kunt u assets rechtstreeks uit uw DAM halen, waardoor u de publicatie van inhoud gemakkelijker in uw agenda kunt plannen.

Stuur handmatig relevante digitale bestanden naar uw prospects: U kunt een DAM-integratie gebruiken om relevante inhoud snel rechtstreeks via uw CRM naar uw prospects te sturen.

Kosten besparen met DAM-integraties

Kostenbesparingen (of kostenvermijdingen) voor een goed geïntegreerd DAM-systeem omvatten zaken als het niet opnieuw hoeven maken van digitale inhoud die al is geproduceerd (omdat je deze veel sneller kunt vinden en inzetten als je al weet waar deze zich bevindt). Uw organisatie kan ook kosten vermijden door het risico te minimaliseren dat digitale inhoud onbewust of op het verkeerde moment wordt ingezet, wat een negatief effect op de verkoop kan hebben.

Een geïntegreerd DAM-systeem helpt tegelijkertijd met het besparen van kosten intern, maar ook extern voor uw klanten. Typische kostenbesparingen zijn onder meer:

Geen boetes meer voor misbruik van digitale inhoud: It’s estimated that the kan het misbruik van een digitaal bestand meer dan $150.000 per misbruik kosten . Dat is een hoop geld in de put, dat voorkomen had kunnen worden. Minimaliseer het risico door gebruiksrechten op te nemen in de metagegevens van bestanden, en door te integreren met een platform voor digitaal rechtenbeheer of stockfotografieservice (zoals Shutterstock).

Kosten voor consultants en aannemers minimaliseren: Hoeveel betaalt u consultants en aannemers om te komen helpen bij het oplossen van problemen op de digitale werkplek? Deze kosten lopen snel op en kunnen worden vermeden met een goed doordachte DAM-integratiestrategie.

Vermindering van het aantal digitale systemen waar u afhankelijk van moet zijn (en waarvoor u moet betalen): Het is altijd verleidelijk om uw geld te gooien naar de nieuwste technische tool die belooft uw dagelijkse problemen op te lossen of te ‘stroomlijnen’, maar vaak investeert u in Integreren binnen uw huidige tech-stack is de productievere (en goedkopere) optie.

Houd klanten tevreden: geen misstappen meer: net als bij elk handmatig werk kunnen er gemakkelijk fouten optreden bij het handmatig uploaden van gegevens en digitale bestanden. Stel je voor dat een collega de verkeerde productafbeelding voor een artikel uploadt. Dit ziet er niet alleen onprofessioneel uit, maar kan ook zijn tol eisen van de totale verkoop.

Het bouwen en pitchen van een business case voor DAM-integraties

Allereerst: verzamel uw gegevens. Wanneer u relevante gegevens voor de huidige bedrijfsprocessen, pijnpunten en zowel kwantitatieve als kwalitatieve informatie heeft verzameld om uw business case te ondersteunen, moet u beginnen met het opstellen van uw pitch.

Voordat u uw pitch voor een integratiebudget maakt, moet u nadenken over voor wie u uw pitch plaatst. Wat is volgens jou het belangrijkste dat zij weten? Of het nu om kwantitatieve statistieken gaat, of om de algemene doelstellingen van het bedrijf. Ongeacht het onderwerp, jij bent hier de kampioen, dus steek je hart uit. U kunt uw argument onderbouwen door te vermelden:

• Geschatte tijdsbesparing en kostenvermijding op basis van specifieke criteria
• Hoe een project aansluit bij grotere bedrijfsinitiatieven en -doelstellingen
• Tastbare en zichtbare impact die het project zal hebben op digitale ervaringen
• Gegevens uit verschillende bronnen: websiteconversies, conversies op sociale media, gegevens over intern systeemgebruik, enquêtegegevens en meer

Houd er rekening mee dat sommige integraties misschien gratis zijn, maar dat u nog steeds middelen nodig heeft om ze te implementeren en er toezicht op te houden. Mogelijk moet iemand worden getraind in het gebruik van de integraties, en het kan zijn dat u de taak krijgt om de buy-in te krijgen van meerdere teams in uw bedrijf. En het is ook geen eenmansshow; je hebt de hulp van je team nodig om je ideale integraties met je DAM uit te voeren.

Welke specifieke ‘tot over m'n oren’-taken kunnen worden geëlimineerd met DAM-integraties?

Er vinden ongetwijfeld veel handmatige taken plaats in uw organisatie, waarschijnlijk meer dan u weet. Enkele gebruikelijke verdachten zouden zijn:

• Handmatig uploaden van digitale bestanden voor elk social media bericht
• Uploaden naar CMS voor blogs, whitepapers en downloadbare bronnen
• Uploaden van productafbeeldingen en beschrijvingen naar websites
• Handmatig merkkits samenstellen op een website voor externe partners en nieuws/PR-doeleinden
• Bestanden verzenden en ontvangen van bureaus, externe leveranciers en fotograaf
• Gegevens combineren met digitale bestanden
• Resources naar Salesforce halen en deze vervolgens delen met prospects en klanten
• Bestanden verzenden en ontvangen via FTP-servers, bestanden verifiëren en ze vervolgens opnieuw uploaden naar een ander systeem

Dit zijn allemaal taken die kunnen worden geautomatiseerd (en zouden moeten worden geautomatiseerd) via DAM-systeemintegraties.

Het grote geheel van DAM zien

Uiteindelijk zijn veel veelvoorkomende handmatige taken die geëlimineerd zouden kunnen worden, diep ingebed in de dagelijkse workflow van veel organisaties, waardoor een domino-effect ontstaat op de algehele digitale klantervaring. Om deze problemen op te lossen, is het belangrijk om, zoals ze zeggen, door de bomen het bos te zien.

Mis deel 3 van onze "DAM in the DX"-serie niet: de vier meest missiekritieke DAM-integraties

Bedenk dat het hele digitale ecosysteem – inclusief uw DAM-systeem – leeft en voortdurend verandert, afhankelijk van de relaties tussen mensen, processen en gegevens. In plaats van elk afzonderlijk probleem afzonderlijk te bestrijden, zal het volgende bericht in de DAM in de DX-serie u helpen vier van de meest bedrijfskritische gebieden te begrijpen die de belangrijkste focus van uw DAM-integratiestrategie zouden moeten zijn.