Zoek in een willekeurige beeldbibliotheek met behulp van de trefwoorden 'remote working' of 'digital nomad' en je wordt overspoeld met foto's van stralende, mooie mensen op even mooie plekken: koffie in de hand, MacBooks gepositioneerd op gebruinde benen.
Maar dat zijn stockfoto's: idealistisch, esthetisch verantwoord, en niet altijd een weerspiegeling van de werkelijkheid. Als werken op afstand zo goed was, zouden kantoren over de hele wereld verlaten zijn sinds de uitvinding van WiFi!
Of je nu uit noodzaak op afstand moet werken, zoals veel bedrijven die "business-as-usual" willen blijven werken tijdens de Coronavirus Pandemie, of gewoon omdat je bedrijf een flexibele remote werkcultuur promoot, er kunnen ook nadelen zitten aan gedistribueerd werken.
De samenwerking met collega's kan een echte uitdaging zijn als je het werk op afstand benadert zoals je op kantoor zou doen. De typische modus operandi voor communicatie is geschreven, niet mondeling; werkschema's zijn sporadisch, niet vastgesteld; teamwerk is digitaal, niet fysiek.
Processen en hulpmiddelen moeten worden ingevoerd om zich aan te passen aan een meer digitale manier van werken, zodat de productiviteit niet wordt belemmerd en de teamgeest niet wordt getemperd. Het komt niet alleen het bedrijfsleven op korte termijn ten goede, maar het bevordert ook de veerkracht en zorgt ervoor dat "business-as-usual" kan worden gehandhaafd in uitzonderlijke omstandigheden waarin werken op kantoor gewoonweg geen optie is.
Bij Bynder werken we wel vaker remote, dus we hebben hieronder een paar tips voor je om ervoor te zorgen dat samenwerking - waar je team ook werkt - nooit chaotisch wordt.
De beste tips voor remote werken
Volgens het 2019 State of Remote Work rapport van Buffer is een 'flexibele planning' het grootste voordeel van werken op afstand, maar 'mentaal uitschakelen na werk' (22%) en 'eenzaamheid' (19%) zijn twee belangrijke problemen waar werknemers op afstand mee te maken hebben.
Dus hoe kan je succesvol remote werken?
Hou je werk- en leefruimtes gescheiden
Het is moeilijk om te ontsnappen aan werk als je met Netflix en een schaaltje ijs op precies dezelfde bank zit waar je normaal gesproken 's avonds tot rust komt. Of je werkt in een bibliotheek, een café, of een speciale studeerkamer thuis, de mogelijkheid om je 'bureau' aan het einde van de dag te verlaten is een belangrijke manier om je geestelijke gezondheid te behouden.
Als je niet veel ruimte hebt, richt dan een bepaald bureau in de hoek van een kamer in voor het werk - zorg ervoor dat je het écht alleen voor je werk gebruikt, en het zal al snel een tweede natuur worden om het daar achter te laten als je klaar bent.
Neem genoeg pauze
Als je de vrijheid hebt om je eigen schema te bepalen, is het makkelijk om te overwerken. Stel duidelijke werkuren in, stop met werken op gezette tijden, en ontspan echt in je vrije tijd.
Er zijn genoeg productiviteit timers om je te helpen je tijd (en vrije tijd) te beheren.
Ga weg bij je beeldscherm(en)
Het regelmatig pauze nemen van alle digitale beeldschermen is een manier om vermoeidheid van je ogen en mentale vermoeidheid te voorkomen en een betere nachtrust te stimuleren. Ga wandelen, doe wat rekoefeningen of lees een boek tijdens de pauzes.
Maar ook al neem je regelmatig pauzes, de realiteit is dat de meesten van ons nog steeds meer dan 8 uur per dag voor een scherm staan. Het dragen van een hoogwaardige computerbril kan helpen om een aantal negatieve effecten van het gebruik van het scherm te verlichten, zoals vermoeide ogen, wazig zicht en hoofdpijn.
Sla administratief werk niet over
To-do lijsten, timesheets, facturatie, procesdocumentatie... ze zijn misschien niet leuk, maar ze zijn vaak de sleutel om georganiseerd te blijven, en, als je zelfstandig werkt, op tijd betaald te krijgen! Besteed elke dag 15 minuten aan de administratie, en je zult jezelf later bedanken.
Maak optimaal gebruik van virtuele connecties
Werken op afstand heeft een aantal voordelen. In veel gevallen biedt het de mogelijkheid om van omgeving te veranderen. Sluit een WiFi-hotspot aan op je telefoon zodat je kunt werken vanaf zonnige plekken zoals het park of het strand.
Maar, mocht dat niet het geval zijn voor jou en je zit toevallig voor een lange periode thuis vast, denk dan eens na over het contact leggen -virtueel- met collega's, klanten en vrienden. Het is niet nodig om alleen met je team of klanten te communiceren via e-mail: face-to-face te bellen of een videogesprek is ook een optie. Immers, als er anderen in hetzelfde schuitje zitten, is het een geweldige kans om met elkaar in contact te komen.
Top tech tools for remote working
"Is mijn huidige Tech Stack voldoende?" is de meest gestelde vraag. Dat is in de eerste plaats waarom we Bynder Remote Week hebben gelanceerd: om te kijken of we de middelen hebben om productief, creatief en betrokken te zijn als we niet allemaal onder hetzelfde dak zitten. Alleen dan kunnen we onszelf als een echte flexibele en toekomstbestendige werkplek beschouwen.
Het aantal werknemers dat op afstand werkt groeit exponentieel, wat heeft geleid tot de ontwikkeling van veel Cloud gebaseerde tools om verafgelegen teams te helpen samenwerken, waarvan Bynder er één is.
Of je nu op zoek bent naar een tool voor betrouwbare en veilig videobellen, directe feedback op een blog-ontwerp of een realtime code-editor... overal is een app voor.
Hier is onze keuze van verschillende technische hulpmiddelen die van lange-afstands (werk)relaties een succes maken.
Content management
Hootsuite
Elke social media specialist kent de strijd van het plannen, plaatsen, monitoren en rapporteren van content over verschillende kanalen (en tijdzones). Hootsuite centraliseert en vereenvoudigt het social media management en het integreert met Bynder.
PrestaShop
Een CMS met een twist: PrestaShop is gericht op e-commerce start-ups die hun bedrijf snel willen laten groeien en opschalen. De onlinewinkels zijn prachtig, en integreren met diverse best-in-class CRO- en betaaloplossingen, zoals Stripe en Shopify.
Team chat
Slack
We gebruiken Slack religieus bij Bynder en geven het vijf sterren. Zeg vaarwel tegen het continue lezen en opruimen van je e-mails en zeg hallo tegen een intuïtieve UI, productieve gesprekken, en een schattige slackbot die je eraan herinnert om genoeg bier te drinken (oh, en we vergaten het bijna: Slack integreert ook met Bynder).
Workplace van Facebook
Door gebruik te maken van de bekende interface en functies van Facebook (nieuwsfeed, live video, Groups, Messenger, evenementen), is deze online samenwerkingstool van Facebook perfect om je team samen te brengen als je op afstand werkt.
Zie het als een intern sociaal netwerk. En nee, je hoeft niet eerst het vriendschapsverzoek van je manager te accepteren - het maakt nog steeds een scheiding tussen werk en ontspanning mogelijk.
Zoom
Zoom is een videoconferentie-tool dat een geweldig alternatief is voor Skype en Hangouts. Het heeft een hogere drempel voor het aantal mensen dat aan een vergadering kan deelnemen en 'bevriest' nooit.
Stap nu uit die pyjama's en verberg de rommel achter je, want er is geen excuus om niet face to face met je team te communiceren als je remote gaat werken.
Cloud storage en asset management
Bynder DAM
Schaamteloze reclame: we bevelen onszelf aan. Bynder is een cloud-gebaseerde oplossing voor digital asset management die een gecentraliseerde hub biedt voor je branded content, video's, logo's, presentaties en meer.
Het is vergelijkbaar met Google Drive en Box, maar het gaat niet alleen om het opslaan van bestanden, het is een centrale bron van waarheid voor je merk en marketingactiviteiten: je kunt de richtlijnen van je merk en huisstijl huisvesten, de creatie van content automatiseren, feedback geven over de bestanden - alles in één enkele oplossing. Bovendien zorgen handige add-ons zoals Bynder Express voor een snelle en veilige bestandsoverdracht, waar ter wereld je ook bent.
(En we weten dat we bevooroordeeld zijn, dus kijk maar eens wat een handvol van onze 4.000+ klanten over ons te zeggen hebben door onze casestudies te bekijken).
Google Drive
Ideaal voor kleine tot middelgrote teams: Drive behoeft geen introductie. Werk via je Google account samen aan documenten, spreadsheets, diavoorstellingen en meer, en sla deze eenvoudig op.
Box
Zolang je opslag- of mediabehoeften niet enorm zijn, is Box een geweldig hulpmiddel voor het veilig delen van bestanden en het maken, bewerken en controleren van documenten met je collega's in real-time op elk apparaat.
Project management
Deadlines zijn een stuk moeilijker te missen met deze enterprise work management tool, compleet met issue tracking, time tracking, en document en portfolio management. Workfront integreert met Microsoft Outlook, JIRA en Bynder. Zelfs de rommeligste puinhoop voelt georganiseerd met deze tool.
Bynder Asset Workflow
Hoewel het creatieve proces in veel opzichten een beetje chaotisch en een beetje ongecontroleerd moet zijn, heeft het nog steeds structuur nodig om ervoor te zorgen dat de samenwerking met collega's duidelijk is en de content op tijd wordt gepubliceerd.
Asset Workflow biedt creatieve projectmanagement-software waarmee teams de creatie van content kunnen stroomlijnen en campagnes in recordtijd op de markt kunnen brengen, waardoor er minder administratieve rompslomp en pijnlijke back-and-forth goedkeuringen zijn, zodat het creatieve team meer tijd heeft voor wat belangrijk is
Trello
Trello is eenvoudig in gebruik en is perfect voor project- en taakbeheer, met een mobiele killer-app en een weinig bekende bonusfunctie: remote product feature prioriteitstellings-sessies. Als je een fan bent van een gelikte UI, is het de moeite waard om deze tool te bekijken.
Proofhub
Proofhub staat bekend om zijn responsieve ondersteuningsteam met een sterke focus op het inbouwen van klantenfeedback in hun UI, en is een alles-in-één project planning tool die draait om het samenbrengen van teams onder één 'dak'. Je kunt flexibele en aanpasbare workflows opzetten en delen, waarbij je collega's en klanten op afstand met elkaar in contact brengt. Als je een fan bent van no-nonsense efficiency die de voorkeur geeft aan eenvoud boven een 'all-the-bells-and-whistles' functionaliteit, dan kan Proofhub een van de beste oplossingen zijn voor je team.
Development and design
InVision
InVision is een cult-favoriet onder de digitale ontwerpers en is een handig productontwerpplatform voor het bouwen van geweldige klantervaringen. Je kunt prototypes maken en deze delen met je team, met contextueel commentaar om ervoor te zorgen dat feedbackrondes een fluitje van een cent zijn.
Toevoeging: InVision's Head Design Evangelist, Stephen Gates, sprak vorig jaar op Bynder's branding conferentie, OnBrand. Bekijk hieronder zijn informatieve en geestige keynote over het kwantificeren van de impact van design:
Skitch
Met deze app van de bekende Evernote kunnen teams op afstand aantekeningen maken, markeren en snel ideeën schetsen.
CodePen
CodePen is geweldig voor front-end ontwikkelaars om HTML/CSS en JavaScript snel en veilig te delen. Code kan in real-time worden gedeeld en beoordeeld.
Dribbble
Dribbble is een groeiende online community voor het presenteren van door gebruikers gemaakt artwork; perfect voor een plek van zelfpromotie, netwerken, of het vinden van je volgende co-creator. Het omvat grafisch ontwerp, webdesign, illustratie, fotografie en nog veel meer. Ook dient het als een grote bron van inspiratie!
