4 tips voor het organiseren van je content met een DAM in plaats van Dropbox

Denk als een uitgever en organiseer jezelf beter

In de sterk concurrerende zakelijke wereld van vandaag de dag merken organisaties dat ze veranderen in mediabedrijven. Deze gedachte zal niemand verbazen, en niemand zegt ook dat een productiebedrijf moet veranderen in CNN. Volgens Forrester zijn kopers vandaag de dag digital-first kopers; 92% van de B2B-aankopen begint met zoeken, 68% van de B2B-kopers geeft de voorkeur aan online onderzoek en 62% van de kopers gelooft dat ze uitsluitend op basis van digitale content de selectiecriteria kunnen bepalen. Met zoveel digitale content die moet worden gemaakt, geoptimaliseerd en gepubliceerd, moeten merken niet langer denken aan cloudopslag, maar eerder aan cloudorganisatie en contentautomatisering.

Is Dropbox een duurzaam platform voor digital asset management?

Het is belangrijk dat organisaties vooroplopen als het gaat om het beheer van hun digitale assets. Dat betekent dat ze niet alleen moeten investeren in verschillende soorten media, maar ook moeten investeren in de manier waarop de assets wordt beheerd, gevonden en ingezet met het gebruik van digital asset management (DAM). Nu merken steeds meer media gaan produceren, is het gebruik van Dropbox of Box voor het automatiseren van creatieve taken en het aanbieden van assets aan relevante stakeholders niet meer te doen. Bedrijven hebben behoefte aan volledige oplossingen die niet alleen voorzien in content hosting en cloudopslag, maar ook in automatische levering aan andere kanalen en platforms. En denk dan ook zeker aan zaken als het meten van content gebruik of content curation van het merk.

Met DAM kunnen bedrijven verschillende soorten digitale assets creëren, catalogiseren, beheren en openen met ongeëvenaarde snelheid en nauwkeurigheid, iets wat niet zo gemakkelijk gaat met standaardoplossingen voor cloudopslag en -sharing zoals SharePoint, Box, Dropbox of Google Drive. Begrijp ons niet verkeerd - deze tools hebben hun sterke punten, maar DAM is er niet een van. SharePoint-implementaties worden gebruikt voor een breed scala aan use-cases. Box en Dropbox zijn prima voor eenvoudige cloud-opslag zonder complexe use-cases en Google Drive (G-Suite) is prima voor het maken van documenten, net als Microsoft Suite. Maar ze vallen allemaal af als je ze probeert te beoordelen op basis van de tien belangrijkste kenmerken van DAM. Dropbox, Box, Drive en SharePoint kunnen ook eigenlijk helemaal niet worden gezien als ‘echte DAM’ wanneer je langs de tien kenmerken van DAM houdt.

Er kunnen ook andere redenen zijn waarom je beter een DAM kunt gebruiken in plaats van een platform dat 'DAM-achtig' is, zoals Dropbox. Wellicht moet je bijvoorbeeld rapporteren over de prestaties van content, en heb je een DAM-dashboard nodig dat laat zien welke assets het meest worden gebruikt en door welke teams.

DAM is voor veel bedrijven een big deal

DAM is niet alleen een Dropbox-alternatief geworden, maar is ook hard op weg om de norm te worden voor veel organisaties die hun digitale assets willen stroomlijnen en optimaliseren. Elk jaar organiseert Henry Stewart Events 's werelds grootste DAM-conferentie, die druk wordt bezocht door bedrijven uit bijna elke branche. Zij delen best practices, ervaringen en unieke en interessante toepassingen van DAM voor hun specifieke use-cases. LinkedIn heeft een van de grootste professionele DAM-groepen met meer dan 17.000 DAM-gebruikers. En in het 2019 State of Branding Rapport meldde 46% van de ondervraagde marketeers dat ze van plan waren om in de toekomst te investeren in digital asset management.

Waarom is DAM waardevol voor organisaties?

Hele organisaties, maar ook marketing-, communicatie-, sales- en IT-afdelingen vinden digital asset management waardevol omdat het ervoor zorgt dat het bijhouden van duizenden (of zelfs miljoenen) digitale assets makkelijker loopt. Een dergelijk platform kan fungeren als één enkele bron van waarheid, waardoor organisaties zoals innocent een centrale locatie hebben waar waardevolle content kan worden opgeslagen en eenvoudig kan worden opgehaald. In deze omgeving kunnen gebruikers op het juiste moment zelf de juiste content vinden en ophalen. Veel organisaties hebben assets verspreid over een groot aantal platforms - van CMS-systemen tot cloud-opslag platforms zoals Box, Dropbox, OneDrive of zelfs Google Drive. Ze kunnen content niet snel terugvinden omdat ze niet beschikken over een gemeenschappelijke 'bron van waarheid’ voor content. Ze hebben de digital library nodig die een DAM-platform biedt.

Wat zijn de voordelen van de overstap van Dropbox naar een DAM-omgeving?

Er zijn vier grote voordelen als je overstapt van Dropbox naar DAM:

1. Kostenverlaging (verlaag productiekosten voor het opnieuw creëren van content doordat assets beter te vinden zijn)
2. Veilige en georganiseerde opslag (met mogelijkheden voor metadata, taxonomie en beheer van digitale rechten)
3. Goede merkconsistentie (met bijvoorbeeld goedkeuringsworkflows voor assets en merkrichtlijnen)
4. Automatische distributie van content naar je digitale ecosysteem (via integraties waarbij jouw DAM content biedt aan platforms zoals CMS, CRM, enzovoort)

Voordeel van DAM ten opzichte van Dropbox #1: kostenverlaging

Verhoogde, meetbare efficiëntie is een duidelijk kenmerk van een DAM-omgeving. Sneller creëren, ophalen, opslaan en distribueren van content zal de ROI van de totale marketing- en communicatiekosten verbeteren. De tijd die je kwijt bent aan het zoeken naar het juiste bestand, vermindert naar seconden of minuten, in plaats van uren. Je bespaart ook tijd doordat je assets niet opnieuw hoeft te maken omdat je ze niet kunt terugvinden. Iedereen met een miljoen mappen in Dropbox kent de irritatie: zeker weten dat je een bestand hebt, maar het niet kunt vinden.

Voordeel van DAM ten opzichte van Dropbox #2: veilige (en georganiseerde!) opslag

De integratie van veilig beheer van digitale rechten en richtlijnen biedt een betere beveiliging van de assets van een organisatie. Door niet langer gebruik te maken van onbetrouwbare communicatieplatforms zoals e-mail of niet-IT-goedgekeurde tools voor het delen van bestanden, levert meer controle en compliance op. Door metadata en tags toe te passen, zorg je er ook voor dat jouw digitale assets in de toekomst gemakkelijk terug te vinden zijn. Als je gebruik maakt van een cloudopslag platform zoals Dropbox, waar je bestanden gewoon in een map zet, wordt het hoog tijd om eens na te denken over het beter organiseren van jouw content. Je zult jezelf later dankbaar zijn! Je ruimt toch ook niet zomaar je vaatwasser uit door je afwas overal neer te zetten? Er zijn specifieke plekken (tags en metadata) waar je ze neerzet, zodat je altijd weet waar je de maatbeker kunt vinden als je hem nodig hebt!

Voordeel van DAM ten opzichte van Dropbox #3: Betere merkconsistentie

Nu er steeds meer digitale assets beschikbaar zijn, hebben bedrijven vaker moeite met het behouden van de volledige controle over hun merkverhaal. Een DAM-omgeving vermindert het risico en de kosten die gepaard gaan met het verliezen van de controle over het merk aanzienlijk. Duizenden en duizenden assets kunnen betrouwbaar worden beheerd en beschermd, waardoor een hogere merkconsistentie wordt gewaarborgd. Het organiseren van content op type en gebruiksrechten betekent dat jouw bedrijf de merkconsistentie kan vergroten. Bovendien hebben sommige DAM-platforms ingebouwde merkrichtlijnen waarmee je gemakkelijker richtlijnen voor het gebruik van je merk kunt communiceren naar de rest van het bedrijf - een functie die je niet zult vinden in eenvoudige cloudopslag platforms zoals Dropbox. De richtlijnen voor gebruik direct bij een digitale asset zetten is iets anders dan alleen maar een downloadbare PDF bieden met Dos en Don'ts.

Voordeel van DAM ten opzichte van Dropbox #4: Eenvoudigere integratie/Connected digitale ecosysteem

DAM fungeert als de primaire ‘source of truth’ en stelt organisaties in staat om ook tools van derden efficiënter te gebruiken. Of het nu gaat om contentmanagementsystemen (CMS), CRM-tools (customer relationship management), marketingoplossingen of IT-resources, DAM maakt het mogelijk om digitale assets over meerdere, geïntegreerde oplossingen te beheren. Het is niet ongebruikelijk dat bedrijven worstelen met meerdere versies van content in hun digitale ecosysteem. DAM vereenvoudigt dit omdat DAM-integraties jouw bedrijf in staat stellen content op een centrale plaats te organiseren, maar over meerdere platforms en touchpoints te verspreiden.

Hoe kunnen bedrijven overstappen naar een DAM-omgeving?

Hoewel sommige organisaties al gebruik maken van de voordelen van digital asset management, vertrouwen nog heel veel meer organisaties op verouderde asset management tools zoals Dropbox of WeTransfer. Het gebruik van dergelijke tools voor het delen en opslaan van bestanden kan na verloop van tijd schadelijk zijn voor het merk - worden assets bijvoorbeeld wel overgedragen als werknemers die individuele accounts gebruiken vervolgens het bedrijf verlaten? Meestal is het antwoord op deze vraag ‘nee’.

Wanneer een uitgebreidere oplossing nodig is om verschillende soorten en formaten assets deskundig te beheren, biedt alleen een echte DAM-omgeving waarde op de lange termijn. De stappen die nodig zijn om te migreren van Dropbox of Box naar een robuustere omgeving zijn niet onmogelijk, maar je moet jezelf wel de juiste vragen stellen.

1. Hoe stel je een strategie op voor digital asset management?

Als je een DAM-oplossing wilt, moet je een beetje vooruitdenken. Om de effectiviteit van deze nieuwe omgeving te maximaliseren en de overgang te vereenvoudigen, zal het ontwikkelen van een strategie helpen bepalen hoe een organisatie het gebruik ervan kan maximaliseren en een echte ROI kan realiseren, maar ook zal het je helpen intern de business case te bouwen voor de overgang naar een DAM-omgeving. Wat werkte er bij jouw Box- of Dropbox-implementatie? Wat niet? Houd hier rekening mee bij het uitwerken van jouw DAM-strategie.

2. Hoe creëer je een visie voor digital asset management?

Bedenken hoe een DAM-omgeving gaat fungeren als de basis voor het digitale ecosysteem van jouw organisatie is even belangrijk als een primaire visie - het bepalen van de interne en externe middelen die beschikbaar zijn om te helpen met het DAM-programma. Gebruik het DAM strategic planning workbook om je te helpen kritisch na te denken over jouw DAM-visie en -missie. Als je bent begonnen met Box of Dropbox als jouw contentopslagplaats, is het waarschijnlijk dat je een kleinere reikwijdte had voor het gebruik ervan. Denk out-of-the-(Drop)box wanneer je jouw DAM-visie creëert. Wat voor efficiëntie en automatisering zou je echt willen bereiken met je DAM-platform? (Denk aan het hosten van content op de website, het gemakkelijker opnemen van UGC-content, enzovoort) Of ga nog een stap verder - hoeveel van de content op jouw website is gemakkelijk beschikbaar voor hergebruik of herbestemming? De organisatie van de website is één ding - de organisatie van de content die op jouw website wordt gehost is een tweede.

3. Hoe voer je een digital asset audit voor DAM uit?

Onderzoek goed hoe het zit met de huidige beschikbaarheid van assets, want dit is van cruciaal belang bij het inventariseren van bestaande bestanden. Bepaal ook de huidige bruikbaarheid, wat heb je nog nodig en wat niet meer. Wij hebben een handige DAM Appraisal Guide and asset tracking sheet gemaakt die als blauwdruk kan dienen om te bepalen waar jouw digitale assets zijn opgeslagen en welke assets ‘assets met langdurige waarde’ zijn die in de DAM moeten worden opgenomen. Wees niet bang om assets achter te laten die zijn opgeslagen in Dropbox of Box. Als ze geen business value hebben, horen ze niet thuis in jouw DAM.

4. Hoe bepaal je de bedrijfseisen voor DAM?

Een organisatie moet weten welke afdelingen, partners en klanten toegang moeten hebben tot welke bestanden. Ook moet je weten hoe elke stakeholder die bestanden gaat gebruiken en inzetten, omdat je specifieke toegangsrechten kan toekennen, afhankelijk van de aard van de relatie van de stakeholder. Gebruik de DAM Requirements gathering gids om jouw bedrijfseisen voor DAM te bepalen. En als je Box of Dropbox gebruikt, is het waarschijnlijk dat je het alleen met specifieke teams gebruikt - denk groter als het gaat om DAM. Je bouwt aan een contentbibliotheek voor jouw bedrijf waarin je mensen in staat stelt assets opnieuw te gebruiken, zodat je het meeste uit jouw investering kunt halen. Het kan ook zijn dat je content eenvoudig wilt kunnen delen met externe teams. Dit is belangrijk voor veel teams die gebruik maken van cloudopslag platforms zoals Dropbox of Box. Veel DAM-platforms maken het mogelijk om digitale assets eenvoudig te delen met externe teams.

5. Hoe migreer je of neem je digitale assets op in een DAM-platform?

Bij het overzetten van digitale assets naar een DAM moeten organisaties specificaties opstellen voor elk bestand om ze correct te kunnen opnemen. Door tags toe te wijzen zoals metadata, bestandsformaten en -grootte kunnen items later gemakkelijker worden teruggevonden. Bovendien zal het handmatig uploaden in groepen of met een script (IT-betrokkenheid wordt dan aangeraden) het importeren versnellen als je migreert naar de DAM-omgeving. Als je Dropbox of Box gebruikt, kun je wellicht contact opnemen om te zien hoe je je assets snel en makkelijk kunt exporteren. Er is niets frustrerender dan wachten op het downloaden van batches van 200 bestanden wanneer je een bibliotheek van duizenden of honderdduizenden digital assets hebt.

Begin jouw DAM reis

We hebben in dit artikel een heleboel bronnen opgesomd om je op weg te helpen op jouw DAM-reis, die je allemaal kunt vinden in onze handige collectie hier:

Bouw jouw interne business case en meld je aan voor een gratis demo van Bynder, waarin je je use-cases voor DAM kunt bespreken en kunt zien hoe het leven zonder Dropbox of Box eruit ziet.

Vraag een van onze DAM experts om een volledige demo van Bynder: