Content review: 4 stappen naar efficiëntie en kwaliteit

We weten allemaal dat merken vandaag de dag meer content moeten produceren dan ooit tevoren. En met het groeiende aantal kanalen waar merken met hun klanten moeten communiceren, blijft de vraag naar content gestaag groeien.

Als je zelf verantwoordelijk bent voor het maken van content, is de kans groot dat jij jezelf herkent in een van deze situaties (en misschien zit je er zelfs op dit moment in):

• Eindeloze feedbackrondes of lang wachten op goedkeuringen
• Niet zeker weten of jouw content correct en relevant is
• Niet weten of de content in overeenstemming is met de brand guidelines
• Verwarring en onduidelijkheid over wie nu precies verantwoordelijk is voor het review- en goedkeuringsproces

Als je een van deze dingen wel eens hebt meegemaakt, lees dan vooral verder.

In deze blog vertellen we over een eenvoudige (en makkelijk te implementeren) methode voor effectieve content reviews, zelfs als er meerdere teamleden bij betrokken zijn.

Wat is een content review?

Een content review is het kwaliteitsgarantieproces dat elk stuk content moet doorlopen voordat het gepubliceerd wordt en daarna ook vaak nog. Het kan van alles inhouden; controleren of de content is afgestemd op de doelgroep, waarborgen van een consistente brand voice of het proeflezen op spelfouten.

Maar wat is er nu precies voor nodig om ervoor te zorgen dat dit proces ook daadwerkelijk alles omvat, en hoe zorg je er voor dat de content die je publiceert altijd geoptimaliseerd is?

Hieronder bespreken we de vier stappen in dit proces, en een aantal best practices waar je waarschijnlijk ook nog veel aan kunt hebben.

Het content review proces

1. Definieer de rollen en verantwoordelijkheden voor het content review proces

Een goed gedefinieerd proces voor het maken van content is een heel goed begin. Maar het gaat niet werken zonder duidelijkheid wie precies verantwoordelijk is voor het reviewen en goedkeuren van de content binnen dat proces. Het reviewen van content kan gedaan worden door:

• Inhoudelijke experts
• Senior editor of hoofdredacteur
• Copywriters
• Marketing managers
• Content managers

De taak kan zelfs worden verdeeld over verschillende rollen. De experts kunnen bijvoorbeeld de feitelijke juistheid, relevantie en volledigheid controleren, en de senior redacteur kan vervolgens controleren of de content goed geschreven is, in lijn is met je contentstrategie, consistent is met andere content en of de brand guidelines en huisregels goed zijn toegepast.

Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Het kan al snel 1-2 uur duren om een inhoudelijk stuk content van bijvoorbeeld 1500 woorden te beoordelen. Als het om een hele website gaat, is dat dus al snel een tijdrovende klus. Het is daarom belangrijk dat er iemand echt verantwoordelijk is voor het proces (en dat ze ook goed begrijpen waar hun taak zich precies bevindt in jouw workflow).

2. Doe een content controle

Als jouw team eenmaal is samengesteld, kun je beginnen met het reviewproces. Maar waar moet je beginnen? Ten eerste is het belangrijk dat je precies weet wat je moet beoordelen. Content blijft vaak hangen in de reviewfase als stakeholders niet exact weten wat hun rol is, en wat de rol van de andere reviewers is. Maak daarom eerst een contentinventarisatie. Dit is meestal een spreadsheet met daarin al jouw bestaande content, waar je kunt zien wat de status is per onderdeel. Van hieruit kun je de reviewers begeleiden en ze de juiste vragen laten stellen over de content waar zij verantwoordelijk voor zijn.

3. Definieer hoe het content review proces eruit ziet

Het zorgvuldig bepalen van jouw aanpak voor het beoordelen van content kan je helpen de kwaliteit van jouw content te verhogen. Er zijn in elk geval twee belangrijke dingen die je moet doen.

Checklists maken om reviewers te helpen

Elke reviewer in jouw contentteam moet werken volgens een soort checklist om er zo voor te zorgen dat alle content op de juiste manier wordt beoordeeld:

• Helpt de content om een gevalideerde, belangrijke gebruikersbehoefte te vervullen?
• Helpt het bij het bereiken van een communicatiedoelstelling?
• Is het overbodige, verouderde of triviale content?
• Loopt het de kans om binnenkort overbodig, verouderd of triviaal te wórden?
• Is het feitelijk correct, klopt het met de messaging van de organisatie en zegt het nog steeds de meest belangrijkste dingen?
• Zitten er typefouten, niet-werkende links of slechte grammatica in?
• Volgt het de brand guidelines, inclusief de huisregels en de tone of voice-richtlijnen?
• Staat ergens anders hetzelfde (letterlijk of hetzelfde onderwerp)?

Wees vooral eerlijk bij het beantwoorden van deze vragen. Het lijkt misschien extra werk, maar de gevolgen van verouderde of slecht geschreven content kunnen later voor veel grotere problemen zorgen.

Met de Content Workflow oplossing van Bynder kunnen gestandaardiseerde controlelijsten voor content reviews worden opgesteld.

Evaluatieresultaten en volgende stappen bepalen

Degene die de review doet, moet eerst een van deze drie beslissingen nemen voor elk stuk content dat hij bekijkt:

• Bewaren: Alles klopt, geen aanpassingen nodig.
• Bewaren en herzien: Er zijn updates nodig om de kwaliteit van de content te behouden of te verbeteren.
• Verwijderen of archiveren: Voldoet niet langer aan de behoeften van gebruikers en bedrijfsdoelstellingen. (Misschien moet je de content archiveren, zodat deze niet meer op de site staat, maar nog wel beschikbaar is. Er kan bijvoorbeeld een wettelijke verplichting zijn om dit te doen).

Als er in deze fase blijkt dat er content ontbreekt, noteer dat dan ook:

• Nieuw: Er moet nieuwe content worden geschreven.

Zodra deze stap is voltooid, kun je beginnen met het prioriteren van de content, taken toewijzen aan specifieke mensen en beginnen met het maken en/of optimaliseren van content.

Content Workflow centraliseert contentteams en workflows.

Nu moet je er nog voor zorgen dat de content regelmatig wordt herzien, en dat dit ook wordt gecontroleerd.

4. Pas vaste vervaldata toe op content

Wachten tot iemand anders je wijst op slechte of verouderde content, is geen handige tactiek. Bij sommige organisaties worden verschillende beoordelingstermijnen ingesteld voor verschillende soorten content.

Een productpagina moet misschien wel elk kwartaal worden herzien, terwijl een pagina over de geschiedenis van het bedrijf misschien maar één keer per jaar hoeft te worden herzien. Dit wordt grotendeels bepaald door de waarschijnlijkheid dat content op een gegeven moment verouderd raakt.

Iedereen die is aangewezen als reviewer, zoals bijvoorbeeld de expert die je hebt ingeschakeld voor de inhoudelijke review, moet betrokken worden bij deze stap in het proces. Eigenlijk zou het beoordelen van content een formeel onderdeel van hun functieomschrijving moeten zijn, zodat je zeker weet dat het ook echt gebeurt.

Stel in de Content Workflow oplossing van Bynder vervaldata in voor zowel het maken als het opnieuw beoordelen van content.

Vijf best practices voor het reviewen van content

Naast het gebruiken van checklists en het opstellen van deadlines voor reviews, is er nog een aantal andere best practices waar je je het beste aan kunt houden.

1. Kies reviewers verstandig

Zoals gezegd kun je meerdere reviewers aanwijzen voor een rol in jouw proces. Maar wanneer worden het er te veel?

Richard Lubicky, de oprichter van RealPeopleSearch, ziet het belang van evenwicht en zei: "Houd het aantal reviewers zo klein mogelijk en zo groot als nodig is. Door alleen de belangrijkste teamleden bij dit proces te betrekken, heb je niet al te veel verschillende meningen, waardoor de oorspronkelijke doelstelling van de content niet verloren gaat tijdens de discussies.”

"Dat zal ook helpen om de juiste balans te vinden tussen snelheid en nut, zodat jouw team zich aan het proces houdt en zich niet hoeft te ergeren aan de onnodige vertragingen die ze anders in je workflow zouden hebben veroorzaakt."

2. Check nog een keer jouw doelstelling en die van je doelgroep

Anders Bryde Thornild, Marketing Manager bij CyberPilot, zegt: "Je kunt uiteindelijk zo bezig zijn met formulering en grammatica, dat je vergeet je af te vragen 'Wat verwacht de lezer hiervan te leren? En 'Wat willen wij ze vertellen? Normaal gesproken heb je dit helder op je netvlies als je begint met het maken van je content, maar je kunt het makkelijk vergeten zijn tegen de tijd dat je in de reviewfase van het proces bent aangekomen."

Op dezelfde manier kunnen we onze organisatorische/interne doelen voor de content uit het oog verliezen. Het is dus handig om deze voor en tijdens de review opnieuw te toetsen.

3. Gebruik een stijlgids

Ai Hiura, CMO en hoofdredacteur bij FAVERIE, legt het belang uit van stijl en redactionele richtlijnen: "Je hebt een vaste manier nodig om ervoor te zorgen dat content regelmatig wordt herzien."

4. Controleer alles op feiten

"Fact-checking en ervoor zorgen dat je de meest recente, actuele informatie hebt, is iets wat veel makers vergeten. Het kan soms moeilijk zijn om te weten hoe nauwkeurig en recent jouw data is, dus kan het gebeuren dat je informatie gebruikt die alweer een paar jaar oud is," zegt James Persons, oprichter en CEO van Content Powered.

"Check dus altijd even extra of jouw informatie nog steeds up-to-date is, en wees niet bang om de feiten te controleren bij een goed geïnformeerde bron. Het is een extra stap en hij wordt vaak overgeslagen, maar het kan jouw content echt naar een hoger niveau tillen."

5. Wijzigingen bijhouden in plaats van direct bewerken

Cale Loken, CEO van 301 Madison Consulting, geeft als advies: "Als reviewers bewerkingen bijhouden en suggesties toevoegen, kunnen ze een transparante dialoog voeren met contentmakers. Zo kunnen makers makkelijker verbeterpunten identificeren die leiden tot betere content output in de toekomst.”

"Als ze zelf direct de wijzigingen doorvoeren in de content, weten de contentmakers nooit wat ze fout hebben gedaan en zullen ze dezelfde fouten blijven maken. Dat is een inefficiënt werkproces dat op de lange termijn veel tijd verspilt."

Neem content reviews serieus

Al jouw strategie, planning en harde werk gaan op in rook als je jouw content na publicatie helemaal loslaat. Het opnemen van reviews in jouw workflow is een goede stap in het future-proof maken van jouw content. Dus zorg ervoor dat je contentreviewers aanwijst, de content regelmatig controleert, een proces voor het beoordelen van content opstelt, vervaldata instelt en je ook aan dit hele proces houdt.

De Content Workflow van Bynder kan dit proces voor je vereenvoudigen door je de mogelijkheid te bieden vervaldata in te stellen, rollen en taken toe te wijzen en consistentie te behouden tussen verschillende contentformaten via templates.

Dit alles kan zich direct vertalen naar een hogere efficiëntie en een hogere kwaliteit van de content. Dus boek direct een demo en bekijk zelf hoe de Content Workflow van Bynder past bij de vereisten voor het maken van content in jouw organisatie.