Als je werkt met DAM (Digital Asset Management), is de zoekfunctie meestal niet datgene dat je brandende passie voor het beheren en organiseren van je assets doet ontvlammen.
Stel je eens voor dat Charlotte Brontë of Jane Austen een liefdesroman zouden schrijven over de explosieve chemie tussen een asset database en een marketingteam. Al in het eerste hoofdstuk zal de onverzadigbare dorst van het marketingteam naar organisatie, beheer en distributie worden gelest door een DAM in een blinkend harnas. Maar als we het vizier van deze in metaal gehulde bink optillen, wat vinden we daar dan?
Golvende blonde lokken?
Doordringende blauwe ogen?
Een Brad Pitt lookalike?
Zou het je verbazen als het een goed georganiseerde bibliotheek zou zijn, met assets die helemaal correct gelabeld en getagd zijn?
Deze romantische benadering is misschien wat verrassend, maar goede organisatie kan echt bijna een opwindende ervaring zijn wanneer je naar iets op zoek bent in jouw DAM. Dus niet meer scrollen door eindeloze lijsten met willekeurige assets van de productlancering van vorig jaar, of gedachteloos bladeren door 20 dezelfde foto's om die ene te vinden waar je naar op zoek bent. In plaats daarvan iets wat het 'nieuwe normaal' zou moeten worden voor alle asset bibliotheken: een zoekfunctie die werkt, tijd bespaart en je leven VEEL makkelijker maakt.
Om het uit te leggen (en om mij uit deze iets te ver doorgevoerde romantische vergelijking te trekken), zijn hier onze vier favoriete manieren om het meeste uit de zoekfunctie van jouw DAM te halen.
Geweldige taxonomie
Dit heeft niets te maken met belastingen - maar alles met organisatie.
Taxonomie is de ruggengraat van jouw DAM-bibliotheek en is uiteindelijk waar het succes of het mislukken van DAM-implementatie binnen jouw team op rust. Als jouw bibliotheek niet goed is ingedeeld en georganiseerd, gaat deze gewoon niet gebruikt worden. Of nog erger, elke collega gebruikt hem op een totaal verschillende manier - waardoor een mozaïek van assets ontstaat die beter in een moderne kunstgalerie zou passen dan in het DAM van een succesvol bedrijf.
De taxonomie van jouw DAM is iets waar jouw collega marketeers al mee vertrouwd zijn en dat weergeeft hoe jouw merk als organisatie werkt. Het klinkt misschien vrij eenvoudig, maar het labelen van een map naar een afdeling, team of project maakt navigatie een veel snellere en plezierige ervaring. Bovendien betekent het mooie van submappen dat je de structurele lay-out van jouw bibliotheek verder kunt uitdiepen, zodat jouw DAM kan meegroeien met jouw team en werklast - zonder de structuur te veranderen.
Gecontroleerd woordgebruik
Aagje was enorm nieuwsgierig (blijkbaar). Als er iets is dat ik Aagje zou hebben aangeraden, zou het zijn om niet nieuwsgierig te worden naar het gebruik van een te groot aantal woorden in haar DAM-bibliotheek. Hoewel te snel en los gebruik van teveel woorden en marketingjargon niet per se leidt tot een net zo tragisch verloop van omstandigheden als bij Aagje, het vasthouden aan een basisreeks van woorden voor filter- en assetnamen is enorm belangrijk.
Sleutelwoorden die iedereen in jouw team en merk begrijpt (of het nu projectnamen, namen van stakeholders of campagnespecifieke woorden zijn) zorgen voor veel hogere kwaliteit van de DAM-omgeving. Of je nu met collega’s of met externe bureaus samenwerkt, een overeengekomen woordgebruik voor labeling en tagging zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde golflengte zit (en tevreden is).
Bestandsnamen
We blijven niet graag doorzeuren over namen, maar als het op zoeken aankomt, vormen zij het middelpunt van een DAM (maar dat weet je intussen).
Het heeft geen zin om het wiel opnieuw uit te vinden, omdat we dat niet nodig hebben. We hebben ook helemaal geen wielen nodig omdat we een DAM platform zijn, maar dat terzijde.
Wat we je proberen uit te leggen is dat de echte namen van jouw echte assets veel meer uitmaken dan je denkt. Je kunt een foto de naam 'Een dag zonder einde in de hel op aarde zonder kans op ontsnapping' geven of 'Een zaterdag bij de schoonfamilie'? Hoewel je misschien emotioneel geneigd bent voor de eerste naam te kiezen, is dat niet nuttig voor belanghebbenden die de asset later proberen te vinden (hoe waar het ook mag zijn).
Metadataproces
Metadata. Zonder metadata zou er niet veel gebeuren als je iets zoekt op je DAM of zelfs het internet in het algemeen.
Metadata is in wezen informatie over... informatie. Wanneer assets worden geupload in jouw DAM, zijn EXIF en IPTC/XMP datavelden zoals copyright, informatie over de maker en gebruiksvoorwaarden allemaal aanwezig. Laat je niet gek maken door de super high-tech klinkende afkortingen; het is gewoon tech-talk (techmensen houden nu eenmaal van afkortingen).
Om het volledige potentieel van metadata in jouw DAM te benutten, en jouw in-DAM zoekfunctie echt te optimaliseren, moet je jouw team meekrijgen in een standaard metadataproces. Een complete set van metadata maakt het zoeken naar assets sneller, en niet onbelangrijk, jouw team uiteindelijk gelukkiger.
