In deze tijd van hybride werk en verdeelde teams kan een oplossing voor digital asset management bedrijven in elke branche helpen om de operationele efficiëntie te verhogen en concurrerend te blijven in de digital-first wereld.
DAM-migratie kan een lastige en vervelende klus lijken, of het nu van de ene DAM naar de andere is, of van een ander type opslagsysteem naar jouw eerste DAM. Maar dat hoeft het helemaal niet te zijn! Wij hebben een aantal goede tips om ervoor te zorgen dat dit proces gestroomlijnd en effectief verloopt om de verplaatsing van jouw assets te beschermen.
Bij het overzetten van assets van het ene systeem naar het andere wordt elk onderdeel van een digital asset management systeem onder de loep genomen. Je moet niet alleen rekening houden met de assets zelf, maar ook met de mensen die toegang hebben tot deze assets, de metadata structuur, gebruiksrechten, en gebruikersadoptie.
Met Bynder sta je er nooit alleen voor. Maak kennis met onze Directors of Customer Onboarding en luister wat ze te vertellen hebben over wat er allemaal komt kijken bij een succesvolle DAM implementatie.
Als je jouw DAM migratie plant, kunnen deze drie stappen je houvast geven waar je moet beginnen met dit proces.
Stap 1: Asset audit
De beste plaats om te beginnen is op het meest elementaire assetniveau: ga na wat er mee moet met deze migratie en wat kan worden achtergelaten.
De audit begint met jouw belangrijkste assets, assets waar jij en jouw team dagelijks gebruik van maken. Veel bedrijven beginnen graag met wat zij ‘evergreen’ assets noemen. Evergreen assets zijn het meest waardevol en worden in de hele onderneming intensief gebruikt.
Denk na wat het doel van jouw DAM is, en bepaal dan welke assets dat doel ondersteunen voor de eerste upload. Vergeet niet dat jouw DAM voortdurend zal groeien naarmate nieuwe assets worden gecreëerd, maar jij moet wel een startpunt bepalen voor de lancering.
Voorbeelden van evergreen assets:
- Logo's
- ‘How-to’ gidsen
- Testimonials van klanten
- Woordenlijsten
- Templates en stijlgidsen
- Het best presterende marketingmateriaal
Uiteindelijk zijn dit de meest belangrijke assets die je vanaf de eerste dag nodig hebt in de DAM om jouw bedrijf draaiende te houden.
Nadat je deze assets hebt bepaald, werk je achteruit. Bekijk welke assets je misschien één of twee keer per maand bekijkt. Deze assets worden meer gezien als 'nice-to-haves'. Je zult ze uiteindelijk nodig hebben in de DAM, maar als ze er niet vanaf het begin bij zitten, is dat geen probleem.
Het is een goed idee om contact op te nemen met andere afdelingen zoals sales, klantenservice, HR en uit te zoeken welke assets zij vaak gebruiken, zodat je de migratie van assets daar naar kunt prioriteren.
Als jouw DAM eenmaal draait, zijn dit de volgende assets die je zult willen migreren. Dan kom je bij jouw archiefmateriaal, inactief materiaal dat je moet bewaren.
Stap 2: Ruim op en bepaal de structuur van jouw metadata
Zodra je jouw assets in de wachtrij hebt staan en klaar bent voor actie, is de volgende stap bepalen hoe ze zullen worden geclassificeerd.
Wat zijn taxonomie en metadata?
Metadata is informatie over attributen en elementen van een bepaald document (bijv. publicatiedatum, creatiedatum, auteur, bestandsgrootte, etc.).
Taxonomie is het creëren en gebruiken van beschrijvende termen om assets in hiërarchische relaties te labelen. De resulterende hiërarchische structuur zorgt ervoor dat je content kunt ordenen, hergebruiken, organiseren en distribueren, waardoor het voor gebruikers eenvoudiger wordt om te vinden wat ze zoeken. Als dat nog steeds verwarrend klinkt, kunnen onze Game of Thrones voorbeelden je misschien helpen om alles wat met taxonomie te maken heeft te begrijpen.
Een goed gestructureerde taxonomie en metadataset maakt innovatie mogelijk en maakt het platform veel flexibeler om te veranderen. Dit geldt zowel in de DAM als bij het migreren van assets.
Jouw metadatastructuur moet uitgebreid genoeg zijn om jouw assets zodanig te classificeren dat alle relevante informatie wordt vastgelegd en dat ze gemakkelijk te vinden zijn voor jouw gebruikers.
Om een effectieve taxonomie voor jouw gebruikssituatie op te stellen, moet je weten welke categorieën informatie het belangrijkst zijn voor jouw eindgebruikers om hun assets te vinden.
Stap 3: Ontdek hoe
Veel DAM-oplossingen zullen deze migratie op andere manieren benaderen. Het is belangrijk om na te denken over de tijd en de kosteneffectiviteit van deze verschillende methoden, maar ook over de haalbaarheid.
Bepaal wie de DAM gaat gebruiken en identificeer ‘DAM champions’ binnen die teams als er meerdere teams in het gebruikersbestand zitten. Het is belangrijk om gebruikers van verschillende teams te betrekken, zodat je er zeker van kunt zijn dat de taxonomie voldoet aan de basisbehoeften van de geïdentificeerde gebruikersgroep.
Verzamel informatie van de verschillende teams die de DAM gaan gebruiken over hoe zij op dit moment assets opslaan.
Je zult een duidelijk team moeten samenstellen dat verantwoordelijk is voor het managen van het proces, inclusief een DAM manager, een technical lead, en een kernteam van de initiële gebruikers van het nieuwe systeem.
Bynder raadt een paar hoofdopties aan voor de initiële media migratie: inclusief een handmatige import door het Bynder team vanaf een harde schijf, een API import, of een zelf-upload door de klant. Klanten van Bynder kunnen rekenen op drie teams die de juiste ondersteuning bieden, op het juiste moment.
De DAM van Bynder is ontworpen om zo flexibel mogelijk te zijn om aan de unieke behoeften van elke organisatie te voldoen. Met de juiste ondersteuning kan het helpen bij het oplossen van en anticiperen op problemen op creatieve, out-of-the-box manieren die zelfs de meest doorgewinterde bibliothecarissen zouden verrassen.
Succesvolle onboarding wordt bereikt wanneer de doelen van de klant en het onboardingteam perfect op elkaar zijn afgestemd: het stimuleren van adoptie en ROI. Het maximaliseren van klantsucces is de kern van het onboarding proces bij Bynder. Door deskundig advies te geven op basis van de specifieke en evoluerende use case van elke klant, ondersteunt het team klanten bij het creëren van de taxonomie en metadata die het beste aansluiten bij hun behoeften zodat een op maat gemaakte asset library kan worden opgebouwd.
Vraag een van onze experts om je meer te vertellen over de voordelen van een zorgvuldig geplande DAM-migratie met een gratis demo. En als je daarna nog steeds niet zeker weet welk DAM-systeem geschikt is voor jou, bekijk dan onze gids hieronder👇.
