Alles wat je moet weten over software voor bestandsbeheer
Wat is een bestandsbeheer programma?
Bestandsbeheer is precies wat je denkt dat het is: het beheren van bestanden zoals afbeeldingen, video's, documenten en alles wat daartussen zit. Maar er komt veel kijken bij het 'beheren' van bestanden. Dit kunnen alle activiteiten zijn die te maken hebben met het opslaan, organiseren en delen van content - iets wat tegenwoordig steeds belangrijker wordt voor zowel individuen als organisaties. Reden te meer om het bestandsbeheer zo efficiënt en probleemloos mogelijk te laten verlopen.
Er zijn veel software-oplossingen die werken als een file manager; de meest populaire en meest gebruikte software voor bestandsbeheer wordt digital asset management (ook wel DAM) genoemd. DAM's primaire focus is het effectieve beheer en de effectieve organisatie van rich media assets (afbeeldingen, video's en PDF's), zich ontwikkelende content formaten (GIF's, podcasts), maar ook meer standaard bestandstypes (XLS en Word documenten).
Wat zijn de voordelen van file management software?
Het primaire doel van file management software is om mensen in staat te stellen de bestanden die ze nodig hebben zo snel mogelijk op te slaan en te openen. Naarmate organisaties groeien en uiteindelijk meer content creëren, kan dit snel omslaan in een rommelige chaos als digitale bestanden niet goed worden beheerd. Duurt het meer dan 10 seconden om een bestand te vinden? Dan is het misschien de moeite waard om te investeren in een DAM-oplossing.
Geavanceerde programma’s voor bestandsbeheer (zoals DAM) draaien allemaal om het maximaliseren van de waarde van je content activiteiten, met voordelen zoals:
- Altijd en overal toegang tot je bestanden vanaf een gecentraliseerd portaal
- Analyses van het gebruik van bestanden om de ROI van de content te maximaliseren en je meest populaire assets te ontdekken
- Versie-functionaliteit om er zeker van te zijn dat je bestanden altijd de juiste grootte en indeling krijgen
- Eenvoudig en veilig delen van bestanden, zowel intern als extern
- Integratie met bestaande systemen en apps om maximaal te profiteren van DAM
Wat is het verschil tussen file management programma’s en digital asset management?
DAM zorgt voor een betere controle over het gebruik van bestanden
Naarmate het aantal gebruikers groeit, wil je misschien meer controle over hoe specifieke gebruikers met je bestanden omgaan. Sommige bestanden kunnen bijvoorbeeld zeer vertrouwelijk zijn, dus de toegang tot die bestanden moet worden beperkt. Of misschien werk je met een freelancer en moet de toegang tijdspecifiek zijn.
DAM automatiseert handmatige taken met AI-functionaliteit
Basissoftware voor een bestandsbeheer programma vereist meestal dat je handmatig metagegevens categoriseert en toepast op digitale assets. Dit kan erg tijdrovend zijn wanneer je het goed wilt doen, dus een DAM-oplossing zoals Bynder helpt hierbij en automatiseert de metadata-toepassing (tagging'), wanneer bestanden worden geüpload. Tags worden toegepast op basis van de inhoud van een afbeelding (bv. 'dog' tag voor een afbeelding van een hond). Dit zorgt ervoor dat iedereen op lange termijn gemakkelijk kan zoeken.
DAM heeft geavanceerde mogelijkheden voor bestandsbeheer
DAM-systemen hebben over het algemeen meer geavanceerde organisatorische functionaliteit dan basis bestandsbeheer programma’s. Dit gebeurd in de vorm van automatische bestands-tagging, filteren van de bestandsorganisatie, afgeleiden of versiebeheer, om er maar een paar te noemen. In principe is het de functionaliteit die meer geschikt is voor grotere teams, d.w.z. bedrijven, die honderden, zo niet duizenden bestanden tegelijk moeten beheren.
DAM heeft de mogelijkheid tot analyseren van het gebruik van de content
Sommige van de meer geavanceerde DAM-systemen zullen worden uitgerust met data analytics functionaliteit. Dit geeft gebruikers datagestuurde inzichten in het gebruik van bestanden via visuele grafieken en rapporten, zodat de ROI van de content kan worden gevolgd, waardoor het veel gemakkelijker wordt om te zien welke content werkt en wat niet. Ook kan het worden gebruikt om te identificeren hoe gebruikers met elkaar omgaan (uploads, downloads, views, etc.) binnen het DAM-systeem voor een beter begrip van hoe gebruikers gebruik maken van de DAM.
DAM is aanpasbaar (customizable) om de adoptie van het gebruik te bevorderen
Wij begrijpen het: als je denkt aan een ‘file manager', dan gaat je hart er nauwelijks sneller van kloppen. Daarom kun je met DAM-systemen zoals Bynder de omgeving aanpassen met je eigen 'look and feel' om het een beetje huiselijker te maken.
DAM is integreerbaar met bestaande software zodat bestandsbeheer consistent blijft
Om maximaal te profiteren van DAM is het belangrijk om een tool aan te schaffen die gemakkelijk aansluit op je bestaande platformen. Eenvoudige distributie van assets voor gebruik over Content Management Systemen (CMS), Cloud Delivery Networks (CDN's), Social apps, multi-channel applicaties, Video platforms en meer, vermindert handmatige fouten en zorgt ervoor dat de juiste assets op de juiste plaats terechtkomen.
Veelgestelde vragen over file management software
Hoeveel kost file management software?
De prijzen voor bestandsbeheer software/DAM zijn meestal gebaseerd op je specifieke behoeften, dus het hangt af van verschillende factoren zoals het aantal gebruikers, de benodigde opslagruimte en de benodigde integraties. Een vrijblijvende offerte voor Bynder's DAM kun je hier aanvragen.
Hoe meet ik de ROI van bestandsbeheer?
De ROI is verbonden met het gebruik. Met basissoftware voor bestandsbeheer kan het moeilijk zijn om te bepalen welke gebruikers daadwerkelijk gebruik maken van het systeem. Bij sommige DAM-systemen wordt analytische functionaliteit meegeleverd met de software, waardoor de gegevens nauwkeuriger kunnen worden gemeten en gerapporteerd.
Wat voor soort bestanden kan bestandsbeheersoftware opslaan?
Dit hangt af van het type software voor bestandsbeheer dat je kiest. Bynder DAM software ondersteunt bijna elk bestandstype en biedt zelfs previews van de meest populaire bestandsformaten.
Kan ik DAM of bestandsbeheersoftware uitproberen?
Ja! Tijdens een gratis en vrijblijvende DAM demo zal een van onze consultants je door de functies en functionaliteiten leiden die bij je specifieke behoeften passen en je vragen beantwoorden.