Definitie: Online documentopslag
Wat is online opslag van documenten?
Met behulp van een online documentopslagsysteem kunnen bedrijven grote hoeveelheden digitale assets veilig opslaan zonder kostbare serverruimte in beslag te nemen. Online systemen dienen niet alleen als database voor de opslag van documenten, maar maken het ook makkelijker voor interne en externe teams om samen te werken aan projecten.
Wat zijn de voordelen van online opslag van documenten?
Effectieve online opslag van documenten is van vitaal belang voor bedrijven van alle groottes en sectoren. Hier zijn enkele voordelen van cloud document storage.
Systemen voor documentopslag besparen tijd
Systemen voor documentopslag automatiseren verschillende taken en workflows die te maken hebben met het beheer van digitale assets. Ze bieden een centrale opslagplaats voor alle belangrijke bestanden, waardoor het voor bedrijven eenvoudiger wordt om digitale assets te beheren, te delen en samen te werken. In plaats van elk bestand te uploaden, delen gebruikers gewoon een link, zodat het niet nodig is om grote e-mailbijlagen te versturen of apparaten te synchroniseren.
Online documentopslagsystemen maken het zoeken naar bestanden eenvoudig. Met de beste digital asset management systemen (een andere naam voor documentopslagsystemen) kunnen gebruikers afbeeldingen opslaan in hiërarchieën die voor hen het beste werken. Gebruikers kunnen verschillende metadata aan de bestanden toevoegen, zoals auteur, project, datum of wat ze maar willen. Dit betekent dat alleen de juiste bestanden worden gevonden en dat gebruikers direct kunnen beschikken over de bedrijfsmiddelen en documenten die ze nodig hebben.
Cloudopslagsystemen zijn zeer veilig
Van het veilig bewaren van contracten en andere gevoelige persoonlijke gegevens tot het beschermen van intellectueel eigendom, bedrijven moeten ervoor zorgen dat digitale bestanden altijd veilig worden opgeslagen. Een van de belangrijkste voordelen van documentopslagsystemen in de cloud is beveiliging en toegangscontrole. Door je digitale assets en bestanden online te beheren en op te slaan in de cloud, lopen ze geen risico op schade door catastrofale gebeurtenissen of storingen op lokale servers en gedeelde schijven. Dankzij end-to-end gegevensversleuteling heb je controle over de toegang en van al je gegevens wordt een back-up gemaakt, zodat je nooit een bestand kwijtraakt. Bovendien beschermt het opslaan van gegevens in de cloud deze tegen hackers en malware.
Lees onze gratis gids om te leren hoe je je digitale assets veilig houdt met de DAM-oplossing van Bynder.
Online opslagsystemen verbeteren de samenwerking
Met de beste systemen voor digital asset management en documentopslag kunnen gebruikers tegelijkertijd aan documenten werken, feedback geven, de voortgang bijwerken en in realtime communiceren. Dit stroomlijnt workflows en verbetert de samenwerking tussen interne en externe partijen. Alle deelnemers kunnen hun bestanden uploaden en delen met slechts een paar klikken en content sneller op de markt brengen. Gebruikers kunnen ook de machtigingen en het gebruik beheren, zodat alle partijen er zeker van zijn dat ze elke keer aan de juiste bestanden werken.