Definitie: Document management
Wat is document management?
Het woord document management beschrijft het proces van het vastleggen, opslaan en terugvinden van elektronische versies van documenten die vroeger op papier werden bewaard. Deze elektronische versies bestaan vaak uit PDF's, tekstverwerkingsbestanden en digitale afbeeldingen.
Bedrijven maken gebruik van document management systemen om hun digitale documenten te beheren en te profiteren van extra beveiliging, toegangscontrole, gecentraliseerde opslag en gestroomlijnde mogelijkheden voor het zoeken en vinden van bestanden.
Wil je verouderde papieren documenten omzetten in digitale documenten? Het zou zomaar kunnen dat je het nieuwste slachtoffer bent van de digitale transformatie revolutie. Ontdek hoe Bynder je kan helpen om je digitale ambities tot leven te brengen.
Wat zijn de voordelen van document management systemen?
In vergelijking met de handmatige verwerking van fysieke dossiers verminderen document management systemen de kosten, het risico van menselijke fouten, problemen bij het terugvinden van documenten en bieden ze nagenoeg onbeperkte opslagruimte.
Hoewel de meeste organisaties nog over fysieke archiefsystemen beschikken om papieren documenten op te slaan, worden deze steeds minder gebruikt omdat de meeste documenten nu digitaal worden geproduceerd voordat ze op papier worden afgedrukt, indien noodzakelijk.
Dankzij het gebruik van metadata (informatie die bestaat uit: titel, beschrijving en opslagdatum) stroomlijnen document management systemen de workflow rond digitale documenten door deze te voorzien van:
- Eenvoudige indexering voor zoek- en opvraagfuncties– waardoor het minder tijd kost om de juiste documenten te vinden.
- Extra beveiliging– gevoelige informatie beschermen door door middel van toegangscontrole en bewerkingsrechten.
- Meer samenwerking– door meerdere gebruikers tegelijkertijd aan documenten te laten werken terwijl het systeem wijzigingen en geschiedenis bewaakt.
- Versiebeheer– gebruikers kunnen wijzigingen en geldigheid in de loop der tijd controleren.
Document management systemen zijn een vroegtijdige oplossing voor de opslag en het beheer van fysieke bestanden. Digital Asset Management van Bynder is een meer geavanceerde softwareklasse die is gebouwd om alle soorten bestanden te beheren (in het bijzonder rich media) om bij te blijven met de steeds veranderende digitale behoeften van moderne bedrijven.
