Che cos'è un Document Management System?
Nati dall'esigenza di risparmiare sui costi di stampa e carta e sull'archiviazione fisica dei file, i sistemi di Document Management System (DMS) offrono un modo per digitalizzare e archiviare i documenti cartacei.
I DMS sono stati una prima soluzione per l'archiviazione e gestione dei file fisici e da allora si sono evoluti in sistemi di gestione dei file più complessi come il digital asset management (DAM).
Quali sono i vantaggi dell'utilizzo di un document management system?
I vantaggi dell'utilizzo di un document management system sono duplici. Prima di tutto, se i tuoi documenti sono archiviati su un server interno (o addirittura sul cloud), risparmi sui costi dell'archiviazione fisica. A seconda delle dimensioni del tuo archivio, questo può tradursi in un risparmio significativo.
In secondo luogo, se i tuoi documenti sono archiviati nel cloud, non sarà necessario stamparli. La riduzione della stampa riduce l'impatto ambientale e i costi e, allo stesso tempo, rende la tua organizzazione più efficiente.
Una panoramica del Document Management System
Rendi il tuo ufficio più green
In media, chi lavora in ufficio consuma ben 50 fogli di carta al giorno per stampare cose futili. Digitalizzando i tuoi file con un Document Management System, puoi ridurre drasticamente la necessità di stampare e quindi la quantità di carta che utilizzi.
Risparmia spazio fisico di archiviazione
L'archiviazione di documenti cartacei (e di copie) può occupare molto spazio, sia nel tuo ufficio che in strutture esterne. Una volta digitalizzati, i tuoi documenti vengono archiviati nel cloud, che è decisamente più economico rispetto all'archiviazione fisica.
Salvaguarda i tuoi file
I file archiviati in un document management system sono generalmente più sicuri dei documenti archiviati in un luogo fisico. I documenti nel cloud non possono essere danneggiati da incendi o da versamenti accidentali di caffè.
I file nel cloud sono anche potenzialmente più al sicuro dai furti: assicurati che il tuo fornitore del document management system abbia le più recenti certificazioni di sicurezza (ad esempio la certificazione ISO 27001:2013 e HIPAA).
Condividi i tuoi file all'interno di un team
Condividere un file digitale è molto più semplice di uno fisico. Molti document management system ti permettono di condividere il documento dall'interno del sistema stesso. Di solito, i destinatari ricevono una notifica via e-mail del fatto che il documento è stato condiviso con loro.
Chiaramente, aprire un'e-mail è molto più veloce che stampare un documento e consegnarlo o inviarlo via fax ai destinatari.
Accedi ai tuoi file quando lavori da remoto
Lo smart working è ormai parte integrante della cultura del lavoro moderno e l'accesso remoto ai file è una parte fondamentale del lavoro di squadra e della collaborazione.
Molti document management system SaaS richiedono solo un login e una connessione a internet per funzionare, consentendoti di accedere ai file di cui hai bisogno, ovunque tu sia.
Come si sono sviluppati i Document Management System?
Il DMS si è evoluto in modo davvero significativo da quando è apparso negli uffici per la prima volta. Uno dei maggiori fattori alla base dello sviluppo di questi sistemi è il crescente investimento nei rich media (come ad esempio immagini e video). I document management system più basilari non erano in grado di archiviare e gestire efficacemente tipi di file più complessi come video e immagini, quindi è stata sviluppata una nuova classe di software chiamata digital asset management, abbreviato com DAM.
Il DAM ha una serie di funzioni che supportano meglio l'archiviazione di immagini e video, come il tagging automatico delle immagini, il ritaglio e le anteprime delle immagini, oltre alle funzioni di riproduzione dei video.
Document Management System: FAQ
Dove posso ottenere una demo di un document management system?
A seconda delle tue esigenze, un sistema di digital asset management potrebbe essere più adatto al tuo caso. Richiedi una demo oggi stesso.
Qual è la differenza tra software di document management e uno di digital asset management?
Il digital asset management è una classe di software più avanzata costruita per gestire in modo più efficace tutti i tipi di file (in particolare i rich media). Per saperne di più sul digital asset management, richiedi una demo.
Quanto costa un Document Management System?
Il costo di un document management system o un sistema di digital asset management dipende da una serie di fattori, come il numero di file da archiviare, i tipi di file da archiviare e il numero di utenti necessari. Per ottenere un preventivo del DAM senza impegno, clicca qui.
Posso provare gratuitamente un document management system?
Se hai a che fare con una serie di documenti diversi, un sistema di DAM potrebbe essere più adatto alla tua organizzazione. Per provare gratuitamente un sistema di digital asset management, richiedi una prova di Bynder.