Cos'è il digital asset management?

Il digital asset management rende la condivisione e l'accessibilità dei file una passeggiata. Condividi file in tutta sicurezza senza dover inviare file con allegati rischiosi, FTP, CD e server condivisi. Configura diversi livelli di permessi in tutta semplicità e assicurati che le persone giuste abbiano accesso ai file giusti.

Mantieni tutti i tuoi importanti contenuti digitali al sicuro e centralizzati in un unico posto. Organizza le tue risorse in un modo chiaro per il tuo team, così che tutti sappiano come trovare ciò di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno.

Il DAM fornisce un hub centrale per il tuo team in modo da gestire i contenuti dall'ideazione alla pubblicazione. Puoi rivedere, assegnare e approvare le risorse digitali senza stress. Essendo tutti sulla stessa pagina, si riducono i malintesi e tutti sanno esattamente su cosa devono lavorare e a che punto sono.

In questo modo, fornirai sempre contenuti coerenti e on-brand. Non hai nemmeno bisogno di lasciare il portale; basta condividere i tuoi file all'interno del tuo team e a terzi esterni direttamente dal DAM.

Potenti opzioni di ricerca ti aiutano a localizzare i file di cui hai bisogno in tutta velocità. Specifica il tipo di file e usa i filtri immagine o la funzione di ricerca all'interno del documento per restringere i tuoi risultati. La gestione dei metadati fornisce la possibilità di aggiungere parole chiave alle risorse e anche di personalizzare e implementare un vocabolario controllato. La consistenza delle parole chiave migliora notevolmente la ricerca all'interno del tuo sistema DAM.

Progettato per i rich media, il software DAM è dotato di funzioni a supporto della gestione di immagini, audio e video. Visualizza grandi anteprime dei tuoi file immagine e video creativi, usa i preset standard o personalizza quelli che vuoi per convertire in serie le immagini o i file video.

I sistemi di digital asset management presentano funzionalità avanzate volte a garantire un'efficace gestione del marchio. Gestisci un portale web brandizzato per gli utenti e i principali stakeholder affinché possano accedere ai file di cui hanno bisogno. Crea una pagina personalizzata con le linee guida del marchio aziendale e abilita gli accordi click-on per assicurarti che gli utenti rispettino i termini.

Gli strumenti di pubblicazione digitale in DAM mantengono tutte le tue risorse in un unico luogo ma ti permettono di distribuirle sui canali social, sui sistemi di gestione dei contenuti web, sulle soluzioni di automazione marketing, sui servizi di distribuzione di terze parti e altro ancora.

Le risorse digitali sono qualsiasi forma di file digitale. Le risorse digitali comuni includono immagini, documenti, foto, presentazioni e video. Il software di digital asset management viene utilizzato principalmente dal marketing aziendale e dai team creativi, perciò è necessario che il software DAM sia in grado di accogliere un ampio ventaglio di file creativi.

Artisti e designer spesso usano il DAM per diversi formati di file immagine, comprese le immagini raster create da software di image-editing come Adobe Photoshop o la grafica vettoriale creata in Adobe Illustrator. Anche i fotografi possono memorizzare i file Camera RAW in un DAM. Anche se il DAM è fatto appositamente per i flussi di lavoro creativi, la gestione dei documenti e dei video sono un aspetto indispensabile. I team di marketing implementano spesso sistemi DAM, ma le aziende possono utilizzare il DAM in tutti i dipartimenti.

Chiunque cerchi di ottimizzare gli attuali flussi di lavoro delle risorse digitali necessita di un sistema DAM. Dalle startup ai marchi riconosciuti a livello globale, tutte le aziende, indipendentemente dalla loro dimensione, possono beneficiare dell'implementazione del digital asset management. Un'implementazione a livello aziendale è un modo semplice per aiutare i dipartimenti a superare i propri limiti. Guarda in che modo diverse aziende possono usufruire del DAM:

• I marketer possono accelerare la crescita del marchio e incrementarne la coerenza in tutti i loro contenuti brandizzati. Crea materiali di marketing con modelli dinamici e distribuiscili facilmente a tutti i tuoi uffici marketing sparsi nel mondo. Questi potranno riproporre i tuoi materiali e modificarli in base alla lingua della loro regione.
• I designer ricorrono al DAM per ottimizzare i flussi di lavoro creativi. Poter cercare e localizzare i file in pochi secondi permette di risparmiare tempo prezioso. Invece di cercare o ricreare le immagini, i creativi possono risparmiare tempo e risorse riproponendo semplicemente le risorse.
• I team di vendita possono disporre dei materiali più aggiornati di cui hanno bisogno - ovunque, in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo. Il DAM allinea le vendite con il marketing in modo da aumentare la coerenza del marchio. Tutti sono soddisfatti con le risorse di cui hanno bisogno.
• I dipartimenti IT si sentono sicuri con il DAM cloud-based e non devono più preoccuparsi di installazioni o implementazioni macchinose. Il DAM elimina la necessità di gestire server FTP onsite, di trovare soluzioni per inviare file a terze parti o di occuparsi della sicurezza dei file.
• Le agenzie si servono del DAM per fornire un'esperienza professionale che i clienti amano. Un portale web brandizzato permette di conservare i file creativi in modo organizzato mentre si adatta al tuo marchio, assicurando un look and feel coerente quando i clienti e gli utenti vi accedono. Permette di velocizzare i turnaround per far sì che i clienti ritornino sempre.
• I distributori raggiungono il successo quando possiedono gli ultimi materiali on-brand. Incrementa la coerenza del marchio e ottimizza il processo di consegna all'interno del tuo network.

All'inizio di questa pagina puoi trovare la risposta a cosa sia il digital asset management. Dato che ora sai cos'è il DAM, ci tufferemo nella definizione di DAM SaaS, conosciuto anche come DAM Software-as-a-Service. Il modello SaaS descrive il software ospitato da un fornitore nel Cloud e consegnato agli utenti attraverso un browser Internet, spesso come servizio basato su abbonamento. DAM SaaS è semplicemente definito come software di digital asset management ospitato nel Cloud. Le soluzioni SaaS sono veloci da implementare e facili da scalare in modo da soddisfare le crescenti esigenze del tuo business. Con una piattaforma SaaS, gli aggiornamenti che includono nuove funzionalità e miglioramenti sono facilmente distribuiti a tutti i clienti, assicurando che le aziende abbiano sempre il meglio. Per SaaS, il supporto DAM arriva direttamente dal fornitore SaaS, invece di caricare le risorse IT interne.

L'opposto del DAM SaaS è il software DAM installato localmente, conosciuto come software on-premise. Il software DAM on-premise è generalmente più difficile da implementare, supportare, scalare e aggiornare perché tutte le responsabilità ricadono sul tuo dipartimento IT. A meno che la tua azienda non preferisca pagare tariffe esagerate per i servizi premium, la gestione delle risorse digitali basata su SaaS è la migliore scelta DAM.

Altri fattori importanti da considerare sono la sicurezza, l'affidabilità e i costi totali. Oggi, le migliori aziende SaaS offrono vantaggi in termini di sicurezza e di affidabilità di prim'ordine. Sono inoltre diventate più efficienti dal punto di vista dei costi, con tutti i fattori importanti riuniti in un unico pacchetto.

Prima di tutto, pensa a come il tuo team gestisce attualmente le sue risorse digitali e i workflow relativi a collaborazione, condivisione, ricerca e distribuzione delle risorse aziendali.

• Trovare le tue risorse richiede molte risorse a sua volta? Se ci metti più di un paio di minuti per trovare e condividere i tuoi file digitali, il software DAM può fare al caso tuo. Con strumenti innovativi per l'organizzazione e la ricerca, i tuoi team non dovranno passare tempo prezioso a cercare i file.
• Puoi accedere alle tue risorse dove e quando ne hai bisogno? L'accessibilità è fondamentale per la produttività. Se il tuo team non può accedere ai file o alle risorse di cui ha bisogno, ricreare tutto fa slittare le scadenze e crea problemi di contenuti duplicati e incongruenze del marchio. Il software DAM assicura che i tuoi team abbiano sempre le risorse di cui hanno bisogno.
• Si verificano colli di bottiglia durante le collaborazioni creative? Aumenta la comunicazione e la visibilità del progetto. Ricevi notifiche in tempo reale quando vengono caricati file o nuove versioni; quando vengono aggiunti dei commenti; o le risorse vengono approvate in un sistema DAM.
• Il tuo sistema attuale fornisce sicurezza a livello aziendale per l'archiviazione, l'accesso e la condivisione? Le risorse aziendali importanti devono essere conservate in un ambiente stabile e sicuro. Le aziende DAM di fiducia assicurano la sicurezza di tutte le tue risorse digitali con data center sicuri e monitoraggio 24 ore su 24.
• Qual è il ROI del DAM? I fattori principali sono elencati sopra, ma ci sono molte altre ragioni per cui le aziende investono nel DAM.

Quando vuoi selezionare il miglior software di digital asset management per la tua azienda, devi conoscere le sfide attuali che la tua azienda deve affrontare per quanto riguarda la gestione delle tue risorse digitali. Discuti i workflow specifici che risolveranno tali sfide insieme alle migliori aziende di gestione di risorse digitali.

• Identifica gli utenti chiave e discuti di tutte le caratteristiche e funzionalità richieste di cui hanno bisogno e che desiderano.
• Crea una lista di queste importanti caratteristiche, così da spuntarle quando ti confronti con i fornitori di DAM
• Decidi se il digital asset management cloud-based o una soluzione installata on-premise è quello che fa per la tua azienda
• Considera fattori importanti come la sicurezza, l'architettura cloud, le integrazioni, il processo di implementazione, i servizi professionali, la customer experience e l'user adoption.
• Dopo aver dato un'occhiata alle demo dei software DAM con le aziende che hanno superato la selezione, testa le demo DAM e fai un confronto
• Seleziona il miglior software DAM di cui la tua azienda potrà beneficiare e che i tuoi utenti potranno utilizzare in tutta facilità

Per maggiori informazioni su come selezionare un DAM, scarica la Guida di comparazione dei fornitori di DAM.