Définition : Workflow
Qu'est-ce que le workflow ?
Workflow signifie littéralement “flux de travaux” mais de manière simple il désigne le processus qui permet d’automatiser la circulation des flux d’informations au sein d’une organisation. En utilisant un logiciel workflow, vous pouvez identifier qui sont les principaux intervenants et leur rôle sur une tâche, ainsi que les différentes actions et les délais de réalisation.
Prenons un exemple concret pour mieux comprendre : le workflow peut s'apparenter à une notice Ikea d'un montage de meuble. Cette notice vous explique comment procéder étape par étape, on peut retrouver alors : de quels outils vous aurez besoins, du nombre de vis dont vous disposez, et du temps moyen estimé pour monter ce meuble. Et bien en fait, le worfkflow intègre toutes les étapes qui composent le processus, il représente tout le cheminement de la conception à la distribution.
Pourquoi utiliser un outil workflow ?
Si au sein de votre organisation vos processus sont linéaires et prédictibles alors il peut être très intéressant pour vous d'en utiliser un. En effet, avec un tel outil, vous réalisez un gain de temps conséquent car le temps consacré à la collecte des informations est considérablement réduit. Les tâches prévisibles, comme une demande de remboursement, sont automatisées ainsi que les échanges entre les collaborateurs. Ainsi, grâce au workflow les tâches sont équilibrées entre les différentes équipes, les étapes sont simplifées et vous gagnez en productivité.