Digital Rights Management avec le Digital Asset Management
Qu'est-ce que le Digital Rights Management ?
Digital Rights Management ou gestion des droits numériques, désigne les politiques, procédures, pratiques et technologies qui permettent aux propriétaires de contenu de contrôler la distribution, la reconversion et l’utilisation des contenus numériques.
Digital Rights Management avec le Digital Asset Management permet aux entreprises de contrôler l'utilisation et les droits relatifs aux fichiers numériques de leur bibliothèque DAM (Digital Asset Management). Les solutions DAM (Digital Asset Management) permettent aux entreprises de stocker, organiser, trouver, récupérer et distribuer des contenus numériques rapidement et en toute sécurité.
Pourquoi le DRM est-il important pour le DAM ?
Les entreprises peuvent réduire le risque de sanctions juridiques en enregistrant les informations relatives à l'utilisation et à la réutilisation des contenus numériques. Il est également important pour les entreprises de savoir quand et où les fichiers peuvent être utilisés, et même comment ils peuvent être utilisés par des intervenants internes et externes. Par exemple, si vous avez une séance photo sur un lieu, vous pouvez être chargé de garder une trace de l'endroit où la photo a été prise, du nom du photographe, des noms des modèles représentés sur la photo, etc. Lorsque les entreprises sollicitent des agences tierces pour créer du contenu en leur nom, elles passent souvent une multitude de contrats précisant quand, où, pourquoi et comment ces ressources numériques peuvent être utilisées. Garder une trace de tout cela manuellement dans un tableur est un travail manuel et difficile, tandis que des fichiers sensibles peuvent se trouver sur des réseau partagés accessibles par tous. C'est là qu'intervient le DAM, qui fournit un cadre pour déterminer quand, où et comment vous pouvez utiliser ces types de ressources dans un portail en libre-service pour les employés.
Dans une bibliothèque DAM, vous êtes en mesure de relier directement les informations sur les droits numériques à des contenus ou groupes de contenus spécifiques, en fournissant des informations d'utilisation explicites aux bonnes personnes, au bon moment, afin qu'elles puissent prendre la bonne décision d'utilisation. Le suivi des règles dans une bibliothèque de milliers, voire de millions d'actifs, n'est pas chose aisée : il suffit de les définir et de les oublier pour automatiser la gestion des droits numériques avec le DAM.
Limitations, dates d'expiration, droits de modèle, droits de localisation et autres... les règles relatives à l'utilisation des contenus que vous vous procurez ne manquent pas, mais vous pouvez aussi avoir vos propres règles pour les contenus créés en interne et souhaiter partager les informations d'utilisation avec des parties externes afin qu'elles puissent elles aussi rester en conformité.
Mais il ne s'agit pas seulement d'être conforme. La mauvaise utilisation des ressources a des conséquences très réelles. Les poursuites judiciaires, le risque de nuire à la réputation de votre marque, la perte de temps à rechercher des informations sur l'utilisation des contenus... tous ces problèmes peuvent facilement être évités grâce à la mise en place d'une stratégie de DRM (Digital Rights Management) et d'une technologie facilitant l'automatisation de ces règles.
Les avantages clés d'un DAM pour garantir le DRM
Automatiser les notifications d'utilisation aux consommateurs de contenu
Il est inutile de compter sur une seule personne pour connaître et partager toutes les informations sur la manière, le lieu et le moment où un contenu numérique peut être utilisé. Donnez à vos employés la liberté de le découvrir par eux-mêmes ! Grâce à des fonctionnalités telles que les dates d'expiration des biens, les restrictions d'utilisation et d'archivage, vous pouvez contrôler quand les biens sont mis en service, quand ils expirent et quand il est temps pour eux de cesser de les utiliser (mais de les conserver à des fins d'archivage).
Garder le contrôle sur qui peut télécharger et qui peut consulter
Bien que le DAM soit principalement utilisé comme une bibliothèque de contenu numérique consultable, il est parfois nécessaire de verrouiller des fichiers très sensibles. Avec le DAM, contrairement aux plateformes de stockage et de collaboration dans le cloud, tout est disponible pour les utilisateurs jusqu'à ce que vous le verrouilliez. Lorsque vous avez besoin de contrôler l'accès à une ressource spécifique, le DRM est là pour vous aider. Vous pouvez restreindre l'accès à des groupes spécifiques, des profils d'autorisation et bien plus encore. Vous pouvez même verrouiller des ressources hautement confidentielles concernant les nouvelles versions de produits. Un bonus supplémentaire est l'utilisation de la fonctionnalité d'approbation des téléchargements pour répondre aux demandes d'utilisation de contenu. Vous pouvez conserver une visibilité sur l'utilisation des ressources, sans les verrouiller complètement.
Verrouiller complètement les contenus sensibles
Parfois, vous pouvez disposer de fichiers qui ne doivent jamais être téléchargés. Il se peut que vous les cachiez aux utilisateurs, et/ou que vous révoquiez complètement l'accès au téléchargement. Désactiver la possibilité de télécharger un fichier vous permet de limiter le partage de contenu pour ces fichiers très sensibles à un petit nombre de personnes qui ont tous les droits d'administration de la plateforme DAM.
Soyez sûr d'avoir la bonne version
Sur un lieu de travail numérique, il n'est pas rare de perdre la trace de la version la plus récente. Cela peut être gênant, surtout lorsque vous considérez des versions modifiées de contenus qui ont été mises à jour pour supprimer ou ajouter des éléments de conformité sur les différents marchés. Les plateformes de Digital Asset Management qui permettent la notification de nouvelles versions informent les utilisateurs qu'une version mise à jour a été téléchargée sur un contenu qu'ils ont déjà téléchargé dans le passé.
Liez les informations et les contrats d'utilisation directement à fichiers
Le contexte est si important lorsqu'il s'agit de la gestion des droits numériques. Les contrats, les conditions d'utilisation et autres métadonnées importantes doivent être joints, intégrés ou appliqués directement à vos ressources numériques. La possibilité de relier les contrats aux contenus numériques ou d'ajouter des fichiers et des pièces jointes supplémentaires à vos contenus vous permet de fournir un contexte à vos contenus numériques afin que les consommateurs de contenu connaissent les détails de la manière dont ils peuvent utiliser les contenus.
Contrôle du contenu, même après sa diffusion
Il n'est pas rare d'appuyer sur "Envoyer" avant d'en avoir l'intention. C'est pourquoi des fonctions d'annulation d'envoi par e-mail ont été développées. Il arrive que nous ayons un petit déclencheur heureux et que nous envoyions trop vite la mauvaise chose. Si vous partagez un fichier via une plateforme DAM comme celle de Bynder et que vous souhaitez révoquer l'accès à un fichier spécifique ou même à une collection entière, vous pouvez le faire rapidement et efficacement. Avec les Collections dynamiques, vous pouvez modifier les règles d'utilisation des Collections (édition, téléchargement ou consultation uniquement) et même contrôler rapidement le contenu de la Collection.
Gestion des droits numériques : FAQ
Quelle est la définition de DRM ?
Le Digital Rights Management, gestion des droits numériques, ou DRM, désigne les politiques, procédures, pratiques et technologies qui permettent aux propriétaires de contenu de contrôler la distribution, la reconversion et l'utilisation des fichiers numériques.
Comment le DRM du DAM m'aide-t-il à automatiser les dates d'utilisation et d'expiration des fichiers ?
Lorsque vous importez du contenu dans le DAM Bynder, vous pouvez rapidement sélectionner une date future à laquelle vous souhaitez que le contenu expire. Cela peut être incroyablement utile si vous connaissez les dates d'expiration de certains types de contenu (par exemple, vous avez un contrat standard de deux ans avec un photographe).
Vous pouvez également sélectionner la date à laquelle vous souhaitez que le contenu soit publié. Si vous sélectionnez cette option, le contenu ne sera pas visible ou ne pourra pas faire l'objet d'une action pour les personnes qui n'ont pas accès aux contenus sous embargo. Cette fonction vous permet de contrôler le lancement de produits sensibles par example ou les annonces de grandes entreprises qui ne devraient pas être connues de tous avant une date précise.
Comment le DRM avec le DAM permet-il de contrôler l'utilisation des fichiers ?
Les autorisations d'utilisateur dans les solutions de Digital Asset Management comme Bynder vous permettent de contrôler tout ce qu'un utilisateur peut faire, voir ou interagir dans le DAM. Par exemple, vous pouvez avoir des gestionnaires ou des bibliothécaires du DAM qui ont besoin d'un accès complet aux documents d'archives, et vous pouvez avoir des personnes qui n'ont pas besoin (ou ne veulent pas) de voir les ressources d'archives. Vous pouvez également avoir des utilisateurs limités qui n'ont pas besoin d'un accès complet à tous les contenus. Pour chaque groupe d'utilisateurs spécifique, vous pouvez avoir des règles concernant les types de documents qui peuvent être téléchargés ou consultés. Les autorisations des utilisateurs et les approbations de téléchargement vous permettent de codifier ces règles et d'automatiser leur mise en œuvre par le biais de la technologie.
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Comment puis-je empêcher la distribution non autorisée de fichiers numériques sensibles avec une solution DAM qui offre des fonctionnalités de DRM ?
Comprendre quels types de contenus vous avez, comment ils doivent être utilisés, les calendriers de conservation des enregistrements auxquels ils se rapportent et bien d'autres choses encore peut vous aider à commencer à définir les fonctionnalités à engager dans une plateforme DAM pour soutenir ces politiques.
Puis-je voir par moi-même comment le DRM au sein du DAM pourrait optimiser mes activités numériques ?
Oui, parlons ensemble de DRM et de DAM ! Inscrivez-vous à une visite guidée du DAM Bynder et discutez avec l'un de nos consultants de la manière dont un logiciel de DAM pourrait améliorer la gestion des droits numériques dans votre entreprise. En attendant, procurez-vous le guide Bynder sur la gestion des droits numériques pour en savoir plus.