En tant que spécialistes du Digital Asset Management pour les entreprises, nous constatons que certaines des plus grandes marques du monde souffrent du même problème. Trouver et distribuer tous les documents de l'entreprise devient des taches de plus en plus compliqué.
Le diable est dans les détails
Les processus et les comportements actuels ne correspondent généralement pas à la vitesse ou à la complexité avec laquelle nous sommes censés travailler. La distribution pourrait être meilleure, sans autant d’encombre en cours de route, mais tout le monde s'y résigne.
Ce problème surgit autour des documents dont vous ne savez pas que vous avez besoin, jusqu'à ce que vous en ayez besoin. C'est le petit logo ou la feuille de spécifications que vous n’arrivez pas à trouver. Vous réalisez que vous devriez le trouver, mais vous ne le trouvez pas. Vous réalisez que les choses devraient être plus fluides, mais elles ne le sont pas.
Ce n'est pas une grande prise de conscience. Vous connaissez cette sensation. Lorsque vous cherchez indéfiniment un document dans tous les endroits possible. Le seul document qu’il vous manque pour passer à la prochaine étape de votre projet.
L'une des questions suivantes vous semble familière ?
- "Avons-nous un élément du contenu pour... ?"
- "Notre agence a-t-elle le logo de notre dernière campagne ?"
- "Ce logo est-il à jour ?"
Ce sont ces questions qui empêchent l'efficacité. Vous faites plus d’efforts et perdez du temps entre le moment où vous avez besoin de quelque chose et le moment où vous l'aurez réellement.
Lorsque vous demandez à quelqu'un où se trouve un document, c'est généralement symptomatique de l'un des quatre problèmes suivants…
- Hébergement et configuration (pas d'accès à cause de l'endroit où vous vous trouvez). Sans une bibliothèque principale basée sur le cloud pour stocker votre contenu, il devient difficile d'ouvrir l'accès de n'importe où. De nos jours, les employés travaillent de plus en plus à distance, sans parler du vaste réseau d'externes, de photographes et de consultants qui existent généralement en dehors des quatre murs d'une marque.
- Translator Permissions (restriction d'accès en fonction de votre poste). C'est un problème courant lorsque les équipes ne parviennent pas à régler les permissions et les droits des utilisateurs dans leur système. Trop d'accès est aussi dangereux que trop peu. En l'absence d'une meilleure alternative, beaucoup d'équipes ont recours à une poignée de gestionnaires qui, sans le vouloir, deviennent les responsables médias et sont rapidement submergés par des dizaines de demandes chaque jour.
- Facilité d'utilisation (vous avez accès, mais vous ne pouvez toujours pas le trouver !). Lorsqu'une solution de stockage en ligne ou de gestion de contenu est en place, les utilisateurs retournent toujours chez les responsables médias pour demander des fichiers, cela rend la solution (et l'investissement) inutile. Le but est d'apprendre à chacun un nouveau comportement de recherche, et non un comportement "demander et attendre”.
- Adoption (vous y avez accès, mais vous ne voulez toujours pas l'utiliser). Lorsqu'un nouveau système est mis en place, la plupart des employés essaient de l'utiliser mais échouent. Les changements sont toujours compliqués à adopter dans une entreprise. Lorsque le suivi des cadres est mal fait, les employés ne l'utilisent pas du tout. Les utilisateurs continuent alors de demander un document, sachant très bien qu'il existe probablement quelque part dans les recoins d'un serveur.
Ce sont les principaux problèmes des marques qui essayent d'être efficaces et qui luttent pour améliorer leurs opérations créatives.
Trouver LE document est si simple. Nous gagnons du temps, nous concevons plus, et nous concevons mieux [...] Les autres responsables marketing sont intéressés par le portail de la marque, ce qui permet à mon équipe de gagner beaucoup de temps en redimensionnant les images ou en envoyant le dernier logo.Michael Robinson
Creative Director chez Nautilus Inc.
Mon temps n'est plus consacré à la recherche de dossiers pour les équipes organisation. Une simple formation initiale et tous les membres du personnel sont en mesure de rechercher et d'utiliser les ressources par eux-mêmes (...) maintenant, notre personnel dans le monde entier peut accéder à notre bibliothèque complète de documents - ils n'ont plus besoin de passer par l'équipe de communication basée aux États-Unis.Maggie Farrand
Senior Officer of Digital Media chez Pathfinder International
Si vous devez passer par un responsable pour récupérer manuellement un document critique, il est trop tard.
Nous avons récemment terminé une étude avec des décideurs en marketing, et nous avons remarqué que les deux points les plus frustrants concernant le Digital Asset Management étaient "notre équipe reçoit trop de demandes créatives et ne peut pas suivre" et "le cycle de vie du contenu prend beaucoup trop de temps", alors que 87% des clients pensent que les marques doivent faire plus d'efforts pour offrir une expérience transparente.
Nous entendons tout le temps de bonnes et de mauvaises citations. Nous voyons les marques qui le comprennent, et aussi celles qui ne l'ont pas encore compris ; une seule chose est claire : si vous demandez un document, vous avez déjà perdu du temps.
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