Un processus de production solide et réfléchi est nécessaire pour créer du contenu, peu importe son échelle et sa portée. En l’absence de processus sur lequel s’appuyer, vos projets de contenu prendront davantage de temps et votre calendrier de publication au coup par coup sera truffé de contenus incohérents et piètrement élaborés.
Au bout du compte, le contenu que vous créez ne vous aidera pas à atteindre vos objectifs commerciaux et ne produira pas non plus les excellentes expériences de contenu capables de répondre aux besoins de votre audience.
Créer un processus de production de contenu de façon collaborative
En créant un solide processus de production de contenu, vous vous assurez que chacune des personnes de votre équipe est informée des éléments suivants :
- Les objectifs visés
- Les tâches à réaliser
- Le temps alloué pour chacune
- Les dates d’échéance
- Les autres membres de l’équipe dont elles dépendent
- Où se trouve chaque élément de contenu
Pour étendre et rationaliser votre processus, ce dernier doit être solide, capable de résister aux défis que rencontrent régulièrement votre équipe et votre entreprise avec le contenu.
Réunissez votre équipe de contenu en prévoyant un moyen de documenter vos réflexions (un tableau blanc, un mur vide avec des post-its, une feuille de calcul ou Content Workflow de Bynder).
Vous allez à présent créer votre processus de production de contenu en définissant chacun des six facteurs associés :
- L’objectif
- Les tâches
- Les rôles
- L’ordre
- Le calendrier et les échéances
- L’inventaire du contenu
Examinons d’un peu plus près chacun d’entre eux et passons en revue les actions que vous devez effectuer pour chaque facteur.
1. L’objectif de votre contenu
Si votre contenu ne correspond pas à vos objectifs commerciaux et aux besoins de votre audience, aucun processus ne vous aidera à faire avancer votre entreprise dans la direction souhaitée.
À l’inverse, quand chaque élément de contenu est assorti d’un objectif commercial défini, vous êtes en mesure d’évaluer sa performance et d’optimiser vos prochaines actions. Par exemple, savoir que votre contenu vise à améliorer votre classement dans les résultats de recherche, la notoriété de votre marque, la génération de leads ou tout autre élément significatif pour votre entreprise vous aidera à rendre ce contenu véritablement efficace.
Comment définir vos objectifs de contenu
Le meilleur moment pour fixer des objectifs à chacun de vos éléments de contenu est l’étape de planification des sujets. La définition des objectifs peut également avoir lieu durant la phase d’exploration ou de lancement des projets du site Web.
Planifier vos sujets « en bloc » représente le moyen le plus courant et le plus efficace de définir votre calendrier de contenu pour le trimestre à venir (voire même pour toute l’année).
Par exemple, une fois que vous avez établi une liste de 13 sujets d’articles de blog pour le premier trimestre de l’année suivante, inscrivez un objectif en face de chaque sujet de votre colonne. Lorsque les 13 sujets ont un objectif (certains auront vraisemblablement le même), examinez votre liste et voyez si elle cadre avec votre stratégie marketing globale.
Si votre objectif fondamental est d’accroître la génération de leads de 15 % et que la majorité des objectifs attribués à vos sujets visent à augmenter la notoriété de la marque, vous devrez vous repencher sur la planification des sujets en gardant cet objectif à l’esprit.
C’est également pour cette raison qu’il est utile d’y consacrer du temps et d’essayer de prévoir au moins un trimestre à l’avance. Vous avez ainsi la possibilité d’étudier l’effet que votre contenu aura sur la situation dans son ensemble et un peu de temps pour retravailler et ajuster votre stratégie marketing globale en conséquence.
2. Les tâches de votre processus de production de contenu
Ignorer les tâches que comprend votre processus de production de contenu peut retarder et compromettre des projets, et ainsi aboutir à un contenu non publié dans les temps, voire jamais publié.
Lorsque vous prévoyez du temps pour la rédaction et la révision, mais pas pour la conception et les corrections, vous risquez de devoir soudainement faire appel à d’autres intervenants sans que ces derniers disposent du temps nécessaire. Cela entraîne des retards et beaucoup de frustration.
Comment les définir
Répertoriez chaque action qui doit être effectuée pour qu’un élément de contenu évolue de la phase du résumé jusqu’aux phases d’approbation et de publication.
Si cela peut sembler simple (et évident), il est facile d’oublier certaines étapes, en particulier les sous-étapes ; n’hésitez donc pas à faire la liste de tout ce qu’implique votre processus de production.
Une bonne approche consiste ici à indiquer un maximum de détails sans essayer de fusionner les étapes à ce stade. Par exemple, répertoriez chacune des étapes de révision que vous devez accomplir, telles que la révision du texte, la révision des titres ou la révision des illustrations, au lieu de vous contenter d’indiquer « effectuer les révisions » en tant que tâche.
N’oubliez pas les autres étapes, telles que la vérification des informations, la correction, la traduction ou l’examen juridique : elles sont toutes importantes à noter pour pouvoir peaufiner et obtenir un processus plus performant par la suite. Demandez aux autres de vérifier l’aspect pratique de votre liste afin de vous assurer qu’aucune tâche ne manque. Une fois que vous avez terminé, vous pouvez passer à l’étape suivante.
3. Les rôles dans votre processus de production de contenu
Cette étape consiste à attribuer chacune des tâches à la personne responsable de sa réalisation. Si vous ne définissez pas de responsabilités claires, vous risquez non seulement de ne pas tenir les délais, mais aussi de voir rapidement chacun se renvoyer la balle en créant des rapports malsains au sein de l’équipe.
Comment les définir
Prenez votre liste de tâches de l’étape précédente et attribuez un nom à chacune d’entre elles. Assurez-vous que toutes les personnes impliquées sont sur la même longueur d’onde en faisant preuve de transparence et en sollicitant leur accord concernant l’étendue de leurs responsabilités.
Si vous constatez que plusieurs personnes sont responsables d’une même tâche, regardez s’il est possible de diviser cette tâche en plusieurs sous-tâches. De cette façon, chacun saura clairement quelle partie spécifique de cette tâche relève de sa responsabilité.
La seule situation dans laquelle cette étape est superflue est lorsque vous êtes la seule personne à intervenir dans le processus. Et même dans ce cas de figure, vous ne devriez omettre aucune des étapes restantes…
4. L’ordre de votre processus de production de contenu
Si l’ordre des tâches de votre processus de production de contenu est incorrect ou rompu, vous courrez vite le risque de créer une certaine confusion parmi les acteurs de la chaîne, voire même qu’ils négligent de remplir leur rôle dans les meilleurs délais.
Il vous faut plutôt mettre en œuvre un processus de contenu clair dont les étapes s’enchaînent dans un ordre logique. Toutes les parties prenantes de la création de contenu peuvent ainsi maximiser leur temps et travailler efficacement de façon à raccourcir les délais de la production globale du contenu.
Comment définir le processus de production de contenu
Reprenez votre liste de tâches ; pour chaque tâche, vous devez vérifier ce qui suit :
- Aucune tâche précédant cette tâche particulière n’en dépend.
- Cette tâche particulière ne dépend de la réalisation d’aucune tâche qui lui succède.
Voici un exemple simple :
- Imaginons que deux personnes s’occupent de tous les éléments graphiques de votre contenu.
- L'une d’entre elles sélectionne les photos et les illustrations, tandis que l’autre les retouche en fonction des lignes directrices de votre marque.
- Cela signifie que la tâche de retouche d’images ne doit jamais précéder celle de la sélection des images. Dans le cas contraire, une personne attendra indéfiniment que l’autre ait fini son travail…
Une autre activité qui vous fera gagner du temps consiste à examiner l’ensemble de vos étapes de production de contenu en identifiant les tâches éventuelles qui peuvent être effectuées en parallèle.
Par exemple, la personne chargée de sélectionner les images peut probablement démarrer cette tâche même si le texte n’en est qu’à la seconde révision.
5. Le calendrier et les échéances
Il s’agit du dernier point fondamental d’un processus de production de contenu efficace. Il relie tous les éléments évoqués précédemment pour en faire un processus reproductible que l’on peut clairement définir par des dates et des jalons.
Comment fixer les délais associés au contenu
Chacune de vos tâches est désormais attribuée à quelqu’un et correctement positionnée. Il est temps à présent de discuter avec chaque responsable de tâche afin d’ajouter le temps que vous estimez nécessaire à la réalisation de la tâche en question. Si vous planifiez votre processus de production pour la première fois, veillez à arrondir les délais dans un premier temps.
Par exemple, si vous et la personne responsable de la tâche pensez qu’il faut 45 minutes pour la réaliser, arrondissez à une heure. Il s’agit également du meilleur moment pour envisager la possibilité de fusionner certaines tâches et pour évaluer le temps nécessaire à leur exécution (bien évidemment, cela ne peut concerner que les tâches similaires effectuées par une seule et même personne).
Vous obtiendrez également un meilleur aperçu de l’ensemble du processus et des personnes qui y participent.
Consacrez ensuite un peu de temps à l'organisation des tâches en remontant en arrière depuis la date de publication.
Par exemple, supposons que vous souhaitiez publier un élément de contenu tous les mardis et que vous vouliez l’avoir dans votre CMS le vendredi de la semaine précédente. Vous pouvez travailler en remontant de la manière suivante :
- Publication de l’article de blog (chaque mardi)
- Programmation de la publication de l’article dans le CMS : 4 jours avant (vendredi)
- Rédaction et programmation des messages sur les réseaux sociaux : 5 jours avant (jeudi)
- Insertion des illustrations dans l’article : 7 jours avant (mardi)
- Conception de l’en-tête, du corps du texte et des illustrations pour les réseaux sociaux : 8 jours avant (lundi)
- Seconde révision et correction finale : 11 jours avant (vendredi)
- Première révision : 13 jours avant (mercredi)
- Première ébauche : 15 jours avant (lundi)
… et ainsi de suite.
Avec l’ensemble des personnes impliquées dans le processus, faites en sorte d’affiner le calendrier afin de le rendre aussi précis que possible. Les différents intervenants auront ainsi une idée précise du temps qui doit être consacré à la production de contenu chaque semaine.
Et le meilleur dans tout ça ? Plus vous suivrez ce processus, plus vous progresserez. Vous réaliserez peut-être avec le temps que vous pouvez fusionner davantage de tâches. Vous serez peut-être en mesure d’assortir des rôles susceptibles d’accomplir leur travail plus rapidement en collaborant étroitement. Il est possible que vous décidiez d’accorder davantage de temps aux révisions et aux contrôles qualité afin de vous assurer de proposer un contenu de première qualité à votre audience.
6. L’inventaire du contenu
Vous devez maintenant définir les responsabilités de l’inventaire du contenu afin de ne plus jamais égarer un élément de contenu. Tout comme les responsabilités à l’égard des tâches, chaque membre d’équipe doit connaître précisément son rôle dans l’inventaire du contenu.
Comment travailler sur ce point
La plupart des tâches que vous avez déjà définies donneront lieu à un ajout particulier ou à un changement dans votre inventaire de contenu. Par exemple :
- La personne chargée de la rédaction de la première ébauche.créera un document contenant cette ébauche.
- La personne qui la révise modifiera ce fichier.
- La personne sélectionnant vos images les partagera avec celle qui est chargée de les retoucher.
- Cette personne doit ensuite stocker les nouvelles illustrations créées à un endroit.
- La personne qui les téléchargera dans le CMS a besoin d’y accéder et de rédiger des notifications pour les réseaux sociaux concernant cet élément de contenu.
Lors de cette phase ultime, votre travail consiste donc à attribuer une « responsabilité en matière d’inventaire de contenu » (dans le cas où il en existe une associée à la tâche, bien entendu) à chacune des tâches.
Pour la tâche « Rédiger 10 versions d’en-tête : 11 jours avant vendredi », vous pouvez donc ajouter la sous-tâche : « Créer un fichier d’en-têtes dans le dossier des articles ».
Certains détails dépendront du système que vous utilisez pour organiser vos fichiers, mais en intégrant cela à votre processus de production de contenu, personne n’aura à se demander pourquoi aucun fichier n’est disponible au moment où celui-ci est attendu !
Conclusion
En utilisant un solide processus de production de contenu, vous aurez toutes les clés en mains pour créer un contenu de haute qualité sans connaître de retards, de résistances, de malentendus et de frustrations. Pour commencer, le mieux est d’examiner votre contenu le plus récent et de passer en revue les actions qui ont abouti à ce contenu, en notant les éléments suivants :
- Les retards éventuels
- Tout ce qui a été mis en suspens parce que cela dépendait d’un autre membre de l’équipe
- L’état de votre inventaire de contenu et les éventuelles corrections que vous avez dû y apporter après la publication du contenu
- Chaque fois qu’il a été difficile d’établir qui était responsable d’une tâche
La liste que vous obtenez représente les « points faibles » que vous avez identifiés. Prévoyez maintenant plusieurs heures avec votre équipe (ou pour vous-même si vous travaillez seul(e) sur toutes les étapes) et examinez les six étapes en tenant compte de ces points faibles. Une fois que vous avez fait cela pour toutes les tâches en documentant tous les points abordés, vous êtes prêt(e) à mettre en œuvre votre nouveau processus et à le peaufiner jusqu’à obtenir un processus à toute épreuve.
Content Workflow de Bynder est conçu pour aider les spécialistes du marketing à créer et à développer du contenu de qualité. Ainsi, l’outil simplifie au maximum l’organisation du contenu écrit et la localisation de vos ressources de contenu, tout en permettant aux utilisateurs de créer des workflows personnalisés et de collaborer aisément avec l’ensemble des parties prenantes.
Et grâce aux nouvelles fonctionnalités d’IA de Content Workflow, les utilisateurs peuvent désormais exploiter toute la puissance de l’IA pour la création de contenu, tout en s’assurant que les bonnes mesures de protection, de contrôle et de transparence sont en place.
