Logiciel Photothèque - Céline Choussy, Lectra [Témoignage]

Le lundi 9 janvier, l'équipe Bynder s'est rendue dans les locaux de Lectra - entreprise française - pour préparer le lancement de leur plateforme de gestion des contenus numériques. L'occasion pour nous de rencontrer Céline Choussy, directrice groupe marketing & communication, avec qui nous avons pu revenir sur les raisons qui l'ont poussé à adopter Bynder. Initiative lancée pour réunir images, vidéos et documents sur une même plateforme (auparavant répartis sur deux logiciels différents), la flexibilité de leur nouvelle solution DAM fut également un élément décisif. La clé : fournir une solution évolutive, s'adaptant à chacun, et "réussir à bien placer le curseur entre ce qui est commun et ce qui relève de l'individu. Orienter sans contraindre." Retrouvez ci-dessous l'intégralité de cet entretien avec Céline Choussy.

Quels étaient les plus grands défis de Lectra avant ? Quelles sont les raisons qui vous ont poussé à vous lancer dans la recherche d'un outil de Digital Asset Management ?

Lectra, comme beaucoup d’entreprises performantes, se renouvelle et se transforme en permanence. Un des pas importants de cette transformation c’est la digitalisation. Cette digitalisation, impulsée par la direction générale, passe par une organisation, une culture d’entreprise, des comportements et des outils.

C’est dans cette optique que nous avons réfléchi à une solution de DAM : beaucoup de contenus (textes et images) sont produits, édités, modifiés, publiés par différents départements au sein de l’entreprise et ceci quotidiennement. Simplifier et sécuriser le stockage, le partage, l’utilisation, la gestion des niveaux de confidentialités et les mises à jour dans un DAM participe clairement à cette digitalisation.

Pourriez-vous nous en dire plus sur les problèmes rencontrés d'un point de vue utilisateur et entreprise ?

Les collaborateurs pouvaient faire face à un manque de référentiel ou plutôt des référentiels « pluriels ». Si je schématise, nous avions jusqu’alors en interne deux espaces distincts qui regroupaient des assets utiles à la connaissance et à l’activité des collaborateurs Lectra. L’un pour les documents et l’autre pour les images et les vidéos. Ces deux espaces reposaient sur des logiciels de gestion différents, sur des logiques de classement différentes et même sur des équipes différentes.

Ça obligeait l’utilisateur, pour une même recherche, à explorer les deux espaces, se familiariser, télécharger. C’était long et fastidieux et pouvait conduire à des solutions de substitution qu’on peut comprendre comme la réutilisation d’un ancien support, l’enregistrement sur son poste d'une version d’un document ou le détournement de serveur de travail d’équipe pour partager des versions pourtant finalisées. Ces comportements pragmatiques sont bien normaux car ils se révélaient parfois plus efficaces que l’exploration des espaces existants pourtant tellement riches.

Le risque pour l’entreprise et pour la marque était grand : le manque de cohérence, l’obsolescence, la dilution de l’image et du discours. Nous avons dû changer de point de vue, de focus. Rompre avec la réflexion par format, par équipe, par silot et se placer côté « utilisateur ». Il était temps que nous nous dotions d’une nouvelle plateforme, commune à tous, permettant à nos équipes de consulter et partager de manière simple, rapide et décloisonnée les documents et images les plus à jour et les plus utiles pour gagner en pertinence et en efficacité.

Quels ont été les départements/personnes impliqués dans ce projet ?

L’équipe projet Bynder est constituée de ressources multiples : la direction projet est assurée par le marketing et particulièrement la communication mais en très étroite collaboration avec la direction informatique et l’équipe documentation. L’outil étant transverse à toute l’entreprise, il était important de décloisonner le projet dès le début, de sortir du cadre, de le penser autrement et même de le mener différemment.

Alors au cours du projet sont venues s’ajouter ponctuellement des ressources du marketing, des professionnal services, du customer care, sales enablement, de salesforce... Nous avons aussi mené une phase de test élargie, en avant-première, permettant aux futurs utilisateurs de différentes équipes de nous donner leurs avis avant le lancement. L’utilisateur a été placé au centre de l’expérience et c’est ce qui rend l’outil pertinent et efficace.

Comment le DAM Bynder vous a t-il finalement aider à régler ces problèmes ?

Le DAM est à la fois un socle commun à tous les collaborateurs Lectra et un levier d’indépendance pour chacun.

Se doter d’un DAM nous permet évidemment de gérer l’obsolescence de certains assets et de faciliter la mise à disposition et le partage des outils. Mais c’est bien plus que ça. C’est un moyen très fort de valoriser tous les matériaux créés en interne nous permettant, ainsi qu’à nos clients, de mesurer pleinement l’impact de nos solutions et de notre positionnement.

Le DAM sera utilisé par tous les collaborateurs Lectra, au corporate et en filiales : nous sommes près de 1500 répartis dans plus de 100 pays. Les métiers sont nombreux et variés : des consultants, des ingénieurs commerciaux, des équipes de recherche et développement, de support, de fabrication, de logistique, etc… Pour chacun le contexte et la culture sont différents et les besoins aussi. Il faut donc pouvoir disposer, sans risque d’erreur, d’une large base commune de médias à jour dans laquelle se servir facilement.

Chacun adaptera son usage du DAM à son ou ses besoins. C’est là tout l’enjeu : réussir à bien placer le curseur entre ce qui est commun et ce qui relève de l’individu, orienter sans contraindre. Que chacun s’approprie l’outil commun, puisse personnaliser son expérience sur le DAM et construire une réponse pertinente pour ses besoins particuliers.

Qu'est-ce qui vous a séduit dans le DAM Bynder ?

Le plus intéressant c’est d’avoir le choix. De pouvoir sélectionner et/ou combiner différents modes de recherche : le moteur de recherche, les filtres, les tags. C’est très intuitif, très performant et très flexible. Selon mon besoin, je peux adapter mon mode de recherche, je ne suis contrainte ni par une arborescence, ni par une procédure.

Ce qui est aussi très intéressant c’est de pouvoir personnaliser mon interface utilisateur avec le système de collections et d’enregistrement de recherche, les saved filters. Ça fait gagner beaucoup de temps et garantit les résultats les plus à jour.

Recommanderiez-vous Bynder ? Si oui, pourquoi ?

Sans hésitation oui !

Pour avoir comparé les solutions du marché, Bynder est une des rares aussi flexibles et performantes. Tout est personnalisable : du style à la homepage en passant par les raccourcis. Mais surtout les taxonomies. C’est la clé de tout ! Ce sont ces filtres, ces critères, qui permettent de faire des recherches très précises qui ont été totalement adaptés pour nos besoins : chaque asset a été ensuite soigneusement documenté avec les filtres utiles pour que finalement l’utilisateur puisse sans peine obtenir le résultat qu’il souhaite.

On a totalement changé les comportements : on est passé de l’obligation pour l’utilisateur de s’adapter à deux outils à un outil unique que l’utilisateur peut moduler ! Lectra a désormais un DAM intelligent, intuitif, adapté à nos besoins et personnalisable par les collaborateurs.

En six mois seulement, grâce à une forte implication de l’équipe Bynder et de l’équipe projet élargie, Lectra a réussi à transformer sa gestion documentaire : le DAM Bynder est devenu notre Lectra DAM. Je suis fière pour l’équipe et pour notre marque.

Découvrez l'entretien vidéo également réalisé avec Céline Choussy :