Le guide pour créer la taxonomie de votre bibliothèque de contenu digital

La création d'une taxonomie personnalisée pour votre bibliothèque de ressources digitales est l'une des étapes les plus importantes de la mise en œuvre et du lancement d'une solution de Digital Asset Management pour votre équipe.

Lorsqu'elle est bien faite, l'organisation et la recherche des ressources digitales deviennent un jeu d'enfant. Mais par où commencer et comment s'assurer de créer une taxonomie adaptée aux besoins exacts de votre équipe ? Dans ce blog, nous allons examiner les meilleures pratiques, en commençant par les principes de base.

Qu'est-ce que la taxonomie pour le digital asset management ?

La taxonomie pour le Digital Asset Management (DAM) consiste à créer un système ordonné et organisé pour vos ressources numériques. C'est comme si vous donniez à chaque élément une place spécifique afin de pouvoir le retrouver facilement par la suite.

La taxonomie est un ensemble de labels ou de catégories qui vous aident à organiser et à trouver vos ressources digitales. Lorsque vous utilisez un système de DAM, la première chose à faire est de mettre en place une taxonomie afin que vos photos, vidéos, images de produits, documents ou autres fichiers soient faciles à retrouver.

La taxonomie est constituée de mots ou de phrases qui décrivent vos ressources numériques. Ces mots créent un langage spécial que votre équipe utilise pour nommer, trier et localiser le contenu. Cela permet à tout le monde de rester sur la même longueur d'onde et de trouver les choses rapidement.

Dans la taxonomie DAM, il y a aussi les métadonnées. Les métadonnées sont des informations supplémentaires que vous ajoutez à vos ressources, telles que des descriptions, des dates et la manière dont la ressource est utilisée. C'est comme si vous ajoutiez des notes à vos ressources digitales pour vous aider à mieux vous en souvenir.

Pourquoi la taxonomie du DAM est-elle si importante ?

La taxonomie du DAM revient à organiser vos fichiers numériques de manière intelligente. Elle aide les gens à trouver facilement ce qu'ils cherchent. C'est comme si vous mettiez des objets dans des compartiments à l'intérieur de boîtes étiquetées afin de pouvoir attraper rapidement ce dont vous avez besoin.

Certains utilisent des catégories, comme le classement des photos dans différents dossiers. D'autres utilisent les métadonnées, qui consistent à ajouter des tags ou des libellés pour décrire les fichiers. Vous pouvez même mélanger les deux !

Si vous êtes un marketeur, ce scénario vous est probablement familier. Imaginez que vous cherchiez une ressource à ajouter à votre prochaine campagne, mais que vous ne sachiez pas laquelle. Une bonne taxonomie vous permet de trouver des assets dont vous ne soupçonniez même pas l'existence. C'est un peu comme si vous trouviez des trésors cachés dans votre espace de stockage numérique.

Chacun a sa propre façon d'organiser les choses. L'essentiel est de s'assurer que votre taxonomie aide les personnes de votre organisation à trouver les contenus dans votre système DAM lorsqu'elles en ont besoin. Voici quelques conseils pour créer une taxonomie utile pour votre entreprise.

Quelles sont les principales étapes de la création d'une taxonomie ?

1 - Comprenez vos utilisateurs : Il est essentiel de parler aux personnes qui utiliseront le plus votre taxonomie. Découvrez s'il est facile ou difficile pour eux de trouver des assets, quels sont les problèmes auxquels ils sont confrontés et ce qui pourrait leur faciliter la vie.

2 - Auditer vos assets : Évaluez vos contenus en fonction de ce que vous souhaitez que votre plateforme vous aide à réaliser à court et à long terme. Après avoir vérifié tous vos assets et observé comment les gens interagissent avec ces derniers, vous pouvez commencer à réfléchir à la manière de mettre en place votre taxonomie.

3 - Établissez des listes contrôlées de termes : Considérez ceci comme la phase de brainstorming de la mise en œuvre de votre taxonomie. Vous pouvez commencer par créer des listes simples d'options appartenant à des catégories.

4 - Créez une taxonomie : Maintenant que vous avez défini vos catégories, il est temps de choisir un moyen de les organiser. Décidez quels groupes se trouveront au niveau supérieur, comme les groupes principaux, et quels groupes se trouveront au niveau inférieur, comme les sous-groupes.

Questions importantes pour vous aider à développer une taxonomie de contenu

Voici quelques questions qui vous aideront à identifier les défis actuels, les opportunités et les méthodes de travail que vous aimeriez améliorer.

1. Comment les utilisateurs recherchent-ils actuellement des fichiers au sein de votre équipe ? (Par exemple, cliquent-ils sur les dossiers d'un disque partagé ? Demandent-ils à un collègue en particulier de leur envoyer des ressources digitales par e-mail ?)
2. Quelles sont les difficultés rencontrées par votre organisation lors de la recherche dans votre système organisationnel actuel ? Comment les membres de votre équipe préfèrent-ils trouver les ressources ? 
3. Quelles catégories d'informations seraient utiles à votre organisation pour effectuer des recherches ou des filtrages ? (par exemple, département, produit, projet, région, saison)
4. Votre organisation utilise-t-elle une convention de dénomination des fichiers ? Si oui, quelles sont les règles en vigueur ? Qu'est-ce qui fonctionne, qu'est-ce qui ne fonctionne pas ?
5. Quel type de contenu numérique sera stocké dans le DAM ? Principalement des images ? Des vidéos ? Des éléments de design 
   1. Décrivez le contenu des ressources si possible ( par exemple, contient des photos de produits, des directives de marque pour l'équipe de marketing, des travaux en cours ou des ressources finies ).
   2. Décrivez comment les utilisateurs se serviront des ressources, si nécessaire. (par exemple, sur les réseaux sociaux, pour les partenaires, dans le cadre d'une campagne de marketing, pour un usage interne uniquement).

Comment commencer à configurer ma taxonomie ?

Considérez les étapes suivantes lorsque vous commencez à élaborer votre taxonomie :

1. Dressez la liste des catégories de haut niveau (champs) que vous avez énumérées en réponse aux questions trois et cinq. Le cas échéant, ajoutez à cette liste les catégories requises par la convention de dénomination des fichiers de votre organisation.
2. Organisez ces champs dans un tableur tel que Microsoft Excel ou Google Sheets, ou dans un outil de cartographie tel que XMind.
3. Utilisez la structure de données que vous avez créée à l'étape 2 pour configurer votre système DAM et taguer vos assets lors de l'importation.

Exemple de réussite en matière de DAM : Découvrez comment Siemens Healthineers a réalisé plus de 4 millions d'euros d'économies et amélioré son efficacité grâce à Bynder.

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En moyenne, le temps nécessaire pour trouver des fichiers a été divisé par deux ; le partage de contenu est 70% plus rapide qu'auparavant et - peut-être l'avantage le plus important - Bynder est la source unique de vérité pour tous les assets de marketing et de communication, avec plus de 13 000 utilisateurs de Siemens Healthineers impliqués ( et en constante augmentation !).

Vous recherchez d'autres bonnes pratiques en matière de taxonomie ?

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