Qu’est-ce que le Workflow ?
Un workflow est essentiellement un autre mot pour parler du "processus" d'un projet. La gestion des workflows se réfère à la gestion des différents processus au sein d'une organisation. Pour les professionnels du marketing et les brand managers, les workflows de production médias se réfèrent spécifiquement à la production de nouveaux contenus numériques, l'édition de contenus existant ou encore la création de traductions.
Qu'est-ce qu'un logiciel de Workflow Management ?
Les solutions de Workflow Management tels que Bynder fournissent une plateforme centralisée qui vous permet de simplifier vos processus créatifs. Parmi les fonctionnalités vous trouverez des systèmes de vérification en ligne, d'approbation, ainsi qu’un système de communication incluant toutes les parties impliquées (qu'elles soient internes ou externes à l'entreprise).
Un outil de workflow peut également vous aider à créer et mettre en place une campagne pour un futur projet. Recevez des notifications automatiques, fixez des délais et assignez des tâches - cela peut grandement simplifier vos processus, mais aussi augmenter l'efficacité de vos équipes internationales lorsqu'elles travaillent sur des projets communs.
Pourquoi avez-vous besoin d'un outil de workflow management ?
Pour les professionnels du marketing et les gestionnaires d’entreprise, les processus de création de contenu sont souvent fastidieux. Le lancement de campagnes est souvent retardé par la répétition de petites tâches, cependant importantes, et par le manque de communication entre les différentes parties impliquées.
Un outil de workflows management correctement intégré vous aidera de la manière suivante :
- Automation : Finis les innombrables tâches répétitives tels que la saisie de données. La répétition continue de ces procédés, bien qu'ils soient simples prennent un temps incroyable et sont contreproductifs. Avec un outil de workflow management vous pourrez automatiser tous ces processus, ainsi gagner en productivité et réduire votre time-to-market.
- Collaboration : La collaboration avec des parties externes peut parfois s'avérer complexe et retarder la publication de vos contenus, qui doivent constamment être modifiés et approuvés. Avec un outil de Workflow Management le tout sera centralisé et ces étapes seront intégrées dans un processus global.
- Communication : Une solution de Workflow Management vous fournira un système de communication fiable, de façon à ce que toutes les instructions nécessaires à la création de votre projet soient bien prisent en compte. Pour faire simple, tous les participants seront à jour, et ce, à chaque étape du projet.
- Distribution : Partager de gros fichiers numériques est bien souvent trop long. De plus, la plupart des messageries refusent les pièces jointes supérieur à 25 Mo. Or, pour un brand manager ou un spécialiste du marketing ce sont des tâches quotidiennes. Un outil de Workflow Management vous permettra de partager n’importe quel fichier, avec n’importe qui, et ce, de façon simple et rapide. Finis les mails qui n’arrivent jamais ou les WeTransfer qui prennent des heures.
- Duplication : Il est de pratique courante de retravailler un fichier plusieurs fois afin d'économiser des ressources ; en réalité, cela mène généralement au chaos, on finit par ne plus savoir quelle est la dernière version. En conséquence, les anciennes versions sont utilisées, et les nouvelles versions sont perdues dans la masse. Une gestion efficace du workflow garantit que, grâce à la gestion intelligente des versions, plus personne ne travaillera avec une version obsolète.
- Vue d’ensemble : Lorsque l'on travaille sur différents projets à la fois, il peut être difficile de garder une trace de ce qui se passe et où cela se passe. Grâce à un outil de Workflow Management, les informations pertinentes sont affichées clairement via des tableaux de bord, de sorte à ce que toutes les tâches et tous les statuts de projet soient clairement visibles.
Si vous êtes au début de votre démarche vers une gestion efficace des flux de travail et que vous en êtes encore aux premiers stades de l'introduction de systèmes de vérification linguistique et d'approches de mise en œuvre, ce serait le bon moment pour cartographier et transférer votre structure interne dans votre système de gestion de flux de travail. Le transfert de processus internes vers un système de gestion de flux de travail ne se résume pas à la simple création d'une représentation virtuelle exacte : la virtualisation de votre flux de travail doit également permettre de travailler de manière plus efficace et plus efficace avec votre équipe.
La gestion du workflow consiste à rendre le processus de création multimédia aussi efficace que possible, du début à la fin. Un processus créatif implique inévitablement la coopération de différents départements (par exemple, gestion de la marque, design, e-commerce), qui connaissent probablement très peu les méthodes de travail de chacun.
La frustration, les tâches inutilement récurrentes et l'attente interminable des retours des collègues définissent souvent les projets interservices. Une fois que des parties externes sont concernées, le processus devient encore plus complexe. La principale objection à l'introduction d'un logiciel de gestion de flux de travail est d'augmenter l'efficacité, de réduire les délais de commercialisation des campagnes et de produire facilement de nouveaux supports marketing. L'introduction d'un outil de workflow dans votre équipe devrait entraîner une réduction des coûts de marketing et de gestion de marque, ainsi qu'une croissance tangible de la productivité.
La création de flux de travail personnalisés pour votre organisation consiste à déterminer où se trouvent les goulots d'étranglement et à comparer les progrès réalisés par rapport à votre processus cible. Les deux étapes suivantes vous aideront à définir un flux de travail créatif efficace :
I. Documenter le processus
D’après mon expérience, je peux témoigner que la première étape sera généralement compliquée. Lorsqu’il y a plusieurs participants, organiser de nombreuses tâches et canaux de communication est pour le moins chronophage. Dans la plupart des cas, aucun effort n’a été fait pour documenter le processus créatif, et traduire les processus existants dans le système peut sembler impossible.
Qui est impliqué?
Parlez à vos parties prenantes, c'est-à-dire à toutes les personnes travaillant avec vous, tant en externe (des agences partenaires, par exemple) qu'en interne (collègues d'autres départements, etc.). Posez à tous les participants de votre workflow les questions suivantes :
- Quel rôle chacun joue-t-il réellement dans le processus ?
- Quelles tâches sont assignées à qui ?
- Comment les parties prenantes communiqueront-elles (à la fois en interne et en externe) ?
- Quelle contribution est nécessaire et quand ? Qui recevra les commentaires ?
- Où sont les goulots d’étranglement ? Où y a-t-il un besoin d’amélioration ?
- Combien de temps prend chaque tâche ?
- Quels logiciels/outils seront utilisés pour contrôler la conformité ?
II. Définir les processus cibles
Une fois que vous avez eu la conversation nécessaire avec vos parties prenantes, il est important de commencer à organiser le chaos. Commencez par définir les rôles des parties prenantes impliquées dans le processus. Deuxièmement, indiquez quelles tâches doivent être assignées à qui, et quelles tâches peuvent être prédéfinies à l'avance pour quel rôle. Soyez aussi précis que possible et essayez de ne pas généraliser ou d'être trop générique avec les tâches que vous créez pour chaque flux de travail.
Exemples de rôles et de tâches :
Rôle: Client
Tâches: demandes d'emploi ; Compte rendu; clarifier les quantités/taille ; mise en page
Rôle: Designer
Tâches: créer des brouillons ; réviser les brouillons
Rôle: Content Manager
Tâches: fournir du contenu ; réviser le contenu
Rôle: Reviewer
Tâches: créer des enquêtes médiatiques ; approuver et rejeter les médias ; commenter les brouillons
Role: Translator
Tâches: traduire du contenu
Rôle: Publisher
Tâches: publication de contenu sur des sites Web ; finaliser le support et l'envoyer pour impression
Rôle: Traffic Manager
Tâches: fournir des règles de communication
Ensuite, désignez des personnes pour certains rôles et tâches. Il est important de noter que dans certains cas, un rôle doit être assumé par plusieurs personnes et une tâche peut relever de la responsabilité de plusieurs personnes à la fois. Il est essentiel d'avoir également un remplaçant pour chaque personne, afin d'avoir un remplaçant au cas où une personne serait absente ou incapable d'accomplir la tâche.
Assurez-vous de faire attention à la chronologie des tâches si elle existe : que faut-il faire en premier, quelles tâches peuvent être réalisées en tandem ?
Quelles étapes ont montré un manque d’activité ou de productivité ? Ces pénuries peuvent-elles être résolues par une restructuration du processus, ou des ressources supplémentaires sont-elles nécessaires ?
Ce qui précède est une ligne directrice pour la préparation et la publication des médias au sein de Bynder.
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