Solution DAM : 4 étapes pour créer un appel d’offre et trouver un partenaire à long terme

Si vous lisez cet article, vous envisagez probablement d’acheter un système de gestion des ressources numériques (DAM). L’étape suivante de votre recherche du partenaire de DAM idéal consiste à créer un appel d’offre ou une demande d’information. De la définition de la portée aux questions à poser, ce guide pratique vous accompagnera pas à pas.

En période de crise économique, il est particulièrement important de choisir le bon logiciel. En 2023, les entreprises cherchent de plus en plus à augmenter la rentabilité, à réduire les coûts et à combattre l’inflation. C’est pourquoi nombre d’entre elles investissent dans la gestion des ressources digitales pour en faire la technologie de base de leur écosystème numérique. Lorsqu’elles disposent d’une plateforme extrêmement efficace et centralisée, les entreprises gagnent en flexibilité et en adaptabilité, ce qui leur permet de mieux faire face aux évolutions rapides de leur environnement technologique. En investissant dans un DAM stratégique dès à présent, elles peuvent pérenniser leurs activités et se donnent toutes les chances d’obtenir une croissance à long terme.

Il est important de hiérarchiser les investissements en fonction du retour sur investissement et de l’impact à long terme qu’ils peuvent représenter pour l’entreprise. En estimant soigneusement les coûts et les bénéfices des nouveaux investissements technologiques, les entreprises peuvent prendre des décisions judicieuses qui les aident à faire face à une crise économique et à en ressortir plus fortes.

Comment choisir le meilleur DAM pour votre entreprise

Le choix de la meilleure solution DAM pour votre entreprise nécessite un examen minutieux de vos exigences et besoins particuliers. Afin de vous simplifier la tâche, nous avons établi une liste de contrôle des exigences du DAM qui vous aidera à comparer les différents fournisseurs.

Voici quelques conseils pour vous lancer :

• Commencez par identifier les types de ressources numériques que vous devez gérer, le volume des ressources dont vous disposez et les workflows de gestion des ressources que vous devez soutenir.
• Cherchez un système DAM offrant de solides fonctionnalités de gestion des métadonnées et de recherche afin d’être en mesure de facilement trouver et organiser vos ressources.
• Tenez compte de l'évolutivité et de la flexibilité du système, de la sécurité, ainsi que de la conformité à l’égard des certifications de votre secteur pour gérer votre activité de façon sûre et sécurisée.
• Veillez à choisir un système DAM stratégique doté de solides fonctionnalités d’intégration, capable de se connecter facilement à d’autres outils et systèmes que vous utilisez régulièrement et de faire office de source de données unique pour tout le contenu.
• Évaluez le coût et les options d’assistance afin de vous assurer que votre solution DAM est abordable et facile à mettre à jour au fil du temps.

Vous souhaitez obtenir davantage d’informations concernant le choix du bon produit ? Consultez notre blog pour découvrir comment comparer les logiciels DAM.

Appel d’offre de DAM : les avantages d’une bonne planification

Au moment d’acquérir une solution de gestion des ressources numériques, il est d’usage d’envoyer un appel d’offre aux fournisseurs de DAM présentant en détail vos difficultés, et ce de façon à mieux comprendre en retour comment un système de gestion des ressources digital peut y remédier.

Renseigner les exigences techniques n’a rien d’un jeu d’enfant, nous en sommes bien conscients, mais cela peut être déterminant pour votre projet et il est encore plus important de le faire convenablement dans un contexte économique incertain. Voici quelques-uns des avantages que l’on retire d’un excellent appel d’offre :

• Vous définissez ainsi clairement vos exigences et vos attentes vis-à-vis du système, ce qui vous assure de sélectionner une solution qui répond à vos besoins particuliers.
• Vous obtenez un meilleur retour sur investissement et des workflows plus efficaces.
• Vous pouvez comparer différents fournisseurs et leurs solutions de façon plus objective, vous assurant ainsi de choisir la meilleure option pour votre entreprise, pour le présent et pour l’avenir.
• Vous établissez un calendrier et un budget clairs pour le projet, ce qui vous permet de gérer les attentes et d’éviter les coûts ou les retards imprévus. 
• Vous avez ainsi toutes les chances de voir votre solution adoptée de façon harmonieuse et représenter un succès à long terme pour votre organisation.

Comme vous le voyez, il est éminemment souhaitable que votre appel d’offre soit mûrement réfléchi et élaboré en ayant à cœur de servir au mieux les intérêts de votre entreprise et des utilisateurs. Voyons à présent comment créer et envoyer l’appel d’offre, puis comment gérer le processus de sélection des fournisseurs.

4 étapes pour peaufiner votre appel d’offre

1. Rédigez une introduction claire

Il vous faut tout d’abord présenter votre entreprise et la/les raison(s) qui vous poussent à acquérir une solution de gestion des ressources numériques. Vous devez par ailleurs expliquer ce que vous attendez d’un DAM pour votre organisation et les problèmes qu’il doit vous aider à résoudre.

—Si vous ne savez pas encore très bien ce qu’un DAM peut vous apporter ou comment ce système a aidé des entreprises similaires de votre secteur à résoudre des problèmes semblables, jetez un œil à la page consacrée à nos clients pour découvrir des cas d’usage et des sources d’inspiration.—

Plus vous décrivez en détail les défis auxquels votre organisation fait face, plus il sera facile pour un fournisseur de DAM de comprendre exactement en quoi il peut vous aider.

Dans votre introduction, vous devriez également définir le cadre juridique de l’appel d’offre. Cette partie doit également inclure une déclaration de confidentialité ou une déclaration de non-responsabilité. Pour obtenir de l’aide avec les mentions légales, téléchargez notre template.

2. Indiquez la portée du projet

C’est à ce moment que vous vous appuyez sur votre introduction pour aborder l’essentiel de ce que vous essayez d’obtenir. Vous devez décrire le projet en détail et avec précision. Il est important que cette description reste au cœur de votre appel d’offre afin de ne pas perdre de vue l’essentiel et de veiller à ce que le système de gestion des ressources numériques réponde à vos besoins tout en offrant le meilleur retour sur investissement.

Vous devez évoquer tout ce qui concerne le résultat final, y compris les livrables du projet, le délai d’exécution attendu et les intégrations requises. Il est également important d’utiliser cette section pour détailler plusieurs indicateurs clés de performance qui serviront à évaluer la réussite du projet.

3. Posez des questions

Utilisez cette section pour vous renseigner sur l’offre d’un fournisseur de DAM et sur son adéquation avec vos exigences. L’essentiel est ici de faire preuve d’un maximum de précision. N’hésitez pas à poser autant de questions que nécessaire. Vous trouverez ci-dessous huit idées pour vous lancer :

• Un aperçu du système DAM et de ses fonctionnalités clés.
• Si cela présente un intérêt, vous devriez vous renseigner sur le workflow et les fonctionnalités du système en matière de gestion de projet de création.
• Il est important de demander la feuille de route de développement du fournisseur de DAM. Vous devez au passage vous informer des délais de développement attendus. En vous faisant une idée de la direction que prend le produit DAM pour l’avenir, vous pouvez comprendre exactement comment le fournisseur prévoit de l’améliorer et déterminer si ces améliorations correspondent à vos besoins actuels ou futurs.
• Les détails du processus de déploiement de code.
• En quoi la solution DAM d’un fournisseur diffère de celles de ses concurrents ? En d’autres termes : pourquoi devriez-vous le choisir ?
• Comment le système facilite-t-il l’organisation et le classement des ressources numériques ? Plus une ressource est simple à trouver, plus le système profitera à votre organisation.
• Les tarifs détaillés, y compris les coûts ponctuels, les frais mensuels récurrents et toute information relative aux tarifs des licences utilisateurs.
• Comment le système DAM s'intégrera-t-il aux systèmes que vous utilisez actuellement pour former un écosystème connecté ?

4. Exposez en détail vos préférences concernant le processus d’appel d’offre

Vous pouvez expliquer ici comment vous souhaitez recevoir les réponses à l’appel d’offre et comment vous souhaitez que se déroule le reste du processus de sélection. Veillez à indiquer clairement comment vous voulez que le document vous soit remis et la date butoir de la livraison par le fournisseur. Vous devriez même stipuler le format exact de fichier que vous souhaitez recevoir.

Une fois les informations reçues du fournisseur, vient alors le moment de comparer vos conclusions afin de déterminer ce qui cadre le mieux avec les objectifs uniques de votre entreprise. Ensuite, vous ferez probablement intervenir des parties prenantes clés afin de vous assurer de faire participer les bonnes personnes au processus d’évaluation. L’étape suivante consiste à programmer une démonstration pour voir le produit en action.

Téléchargez notretemplate d’appel d’offre gratuit afin d’obtenir un aperçu plus détaillé des étapes de création. Vous avez envie d’en apprendre davantage sur le DAM de Bynder ? Discutez en face à face avec l’un de nos experts afin de réserver une démonstration gratuitedès aujourd’hui.