De nombreuses organisations sont confrontées à des problèmes liés à la gestion du volume, de la vélocité et de la variété de leur bibliothèque de contenus numériques, mais tout le monde n'a pas une solution DAM (Digital Asset Management) adéquate en place. Le DAM est positionné de manière unique pour aider à gérer le chaos du contenu, mais votre plateforme DAM n'est aussi puissante que votre taxonomie DAM. Une taxonomie DAM bien conçue est la base d'un moteur de contenu numérique qui offre d'excellentes expériences de contenu, permettant aux utilisateurs professionnels de trouver exactement ce qu'ils cherchent en utilisant des termes familiers à votre entreprise unique.
Qu'est-ce que la taxonomie pour la gestion des actifs numériques ?
Alors, qu'est-ce que la taxonomie DAM exactement ? La taxonomie pour la gestion des actifs numériques est la structure organisationnelle utilisée pour classer vos actifs numériques selon divers aspects. Aucune taxonomie n'est exactement la même, et une partie de la construction de votre instance DAM unique pour votre entreprise consistera à concevoir une taxonomie et un schéma de métadonnées en utilisant une nomenclature que vos employés ont l'habitude de rechercher. Vous souhaitez en savoir plus sur les métadonnées pour la gestion des actifs numériques ? Consultez notre glossairepour en savoir plus. Vous pouvez également en savoir plus sur les différences entre la taxonomie et les métadonnées pour la gestion des actifs numériques ici.
Vous ne savez pas par où commencer avec la taxonomie pour votre outil de gestion des actifs numériques (DAM) ? Ce n'est pas aussi difficile que cela puisse paraître. De nombreuses entreprises et personnes seront prêtes à travailler avec vous pour créer une taxonomie personnalisée pour le DAM en fonction de votre choix de fournisseur de logiciel, ou si vous décidez de faire appel à un consultant. C'est également quelque chose que vous pouvez faire vous-même avec les bons conseils d'experts en taxonomie ! Si vous pouvez faire une liste, alors vous pouvez vous lancer dans la taxonomie pour la gestion des actifs numériques. Concevoir une bonne taxonomie DAM est la première étape pour améliorer et optimiser la gestion de vos fichiers numériques !
Nous avons créé un guide succinct qui décrit les étapes à suivre pour créer une excellente taxonomie DAM à partir de zéro en aussi peu que cinq étapes ! Ces cinq étapes simples peuvent être utilisées comme un guide pratique pour commencer à créer votre taxonomie :
- Évaluer vos actifs
- Créer des listes contrôlées de termes
- Créer et documenter
- Tester et vérifier
- Répéter le processus
Continuez à lire pour voir ce que chaque étape implique, avec des exercices concrets pour commencer à développer votre taxonomie !
Évaluer vos actifs pour aider à façonner votre taxonomie
Avant de commencer, vous devrez définir la portée de votre système DAM. Quels actifs appartiennent à votre DAM et lesquels n'appartiennent pas ? Connaître la mission et la portée de votre bibliothèque d'actifs numériques vous permet de déterminer rapidement si un actif y appartient ou non, et s'il doit être pris en compte dans les métadonnées et la taxonomie. Pour vous aider, consultez nos 5 meilleures astuces pour préparer vos actifs numériques pour le téléchargement.
Vous pouvez auditer tous les dossiers et lecteurs pertinents, qu'ils soient locaux, des lecteurs réseau partagés dans votre entreprise ou stockés dans le cloud. Explorer l'étendue des actifs numériques de votre organisation vous permettra de comprendre une grande variété d'actifs pour chaque individu, équipe et département. À partir de là, vous pouvez compiler une liste des types de fichiers (par exemple, .jpg, .png, .pdf, .mov, etc.).
Il existe également plusieurs ressources disponibles, telles que le guide d'évaluation des actifs numériques, adapté des modules du Conseil international des archives sur les sujets de préservation numérique. Il détaille tous les types de questions pertinentes à poser lors de l'évaluation des fichiers numériques. Le guide d'évaluation des actifs numériques est également accompagné d'une feuille de suivi à remplir au format Excel que vous pouvez télécharger. En plus de ces ressources, vous pouvez également utiliser une enquête gratuite sur la gestion des actifs numériques à envoyer à chaque unité commerciale ou équipe à remplir. Une fois les résultats de l'enquête disponibles, vous pouvez générer automatiquement des rapports avec l'outil Enalyzer.
Créer des listes contrôlées de termes à utiliser dans votre taxonomie
Créer une taxonomie est plus simple qu'il n'y paraît. Vous pouvez commencer par créer des listes simples d'options appartenant à des catégories. Vous pouvez utiliser un tableur pour cela, un tableau blanc, de la craie, de la peinture en bombe, peu importe ce qui a du sens là où vous êtes et comment vous aimez documenter les choses. Considérez cela comme la phase de brainstorming de la mise en œuvre de la taxonomie. Vous y allez à tâtons, sans viser la perfection absolue avec votre premier jet. Lorsque vous créez ces listes contrôlées de termes, il est important de se rappeler de les garder propres. Par exemple, listez toutes les valeurs possibles pour un terme (par exemple, le champ de données "mois" n'aura que les options de janvier à décembre).
Vous pouvez analyser le comportement de recherche existant ou les schémas de métadonnées existants, vérifier les normes de dénomination de fichiers et les champs de métadonnées requis, et commencer à déterminer les relations entre les champs, les dépendances et les hiérarchies.
Créer et documenter la taxonomie
Une fois que vous avez créé vos listes contrôlées de termes, vous pouvez traduire ces champs de métadonnées et leurs options dans un dictionnaire de métadonnées qui répertorie les termes et les options avec des définitions opérationnelles, des relations avec d'autres termes, des noms et types de champs de données. Pour documenter votre taxonomie, utilisez Microsoft Excel, Google Sheets, un outil de cartographie conceptuelle tel que XMind, ou tout autre outil de documentation de taxonomie pour créer une sortie "finale" de la taxonomie. Une liste détaillée se trouve dans le livre "The Accidental Taxonomist" de Heather Heddon, et également en ligne sur son site Web ici.
Considérez quelles parties de la taxonomie sont destinées à être recherchables, administratives, structurelles et lesquelles sont purement informatives. N'oubliez pas non plus de documenter les données XMP intégrées que vous ajouterez à votre taxonomie (espace colorimétrique, créateur, droits, etc.). Les métadonnées intégrées peuvent vous aider à capturer automatiquement des données qui existent déjà et peuvent également faire partie d'automatismes dans les flux de travail pilotés par les métadonnées au sein de votre organisation. Par exemple, si vous travaillez avec un studio ou une agence de photographie, envisagez d'ajouter à votre accord qu'ils appliqueront également des métadonnées intégrées et utiliseront une norme spécifique de dénomination de fichiers sur tous les fichiers qu'ils vous livrent. Ensuite, vous pouvez automapper ces métadonnées sur votre DAM lors du téléchargement sans avoir à saisir manuellement des données.
Tester et vérifier la taxonomie
Vous avez créé votre taxonomie DAM, mis en place des normes, consulté toutes les personnes appropriées et extrait les métadonnées nécessaires d'autres outils et systèmes pour vous assurer de l'interopérabilité dans votre pile technologique. Maintenant, il est temps de tester votre taxonomie DAM.
Vous pouvez faire intervenir des testeurs pour vérifier que votre taxonomie DAM est correctement configurée. Dans ces tests, vous pouvez effectuer des recherches d'audit pour des éléments connus et également pour une navigation sérendipite. Les utilisateurs peuvent-ils trouver ce qu'ils cherchent lorsque vous leur demandez de rechercher un fichier spécifique ? Combien de clics cela prend-il, et y a-t-il quelque chose de manquant dans la taxonomie qui aurait pu les aider à le trouver plus rapidement ? Ont-ils pu naviguer efficacement sur le site et trouver des fichiers d'intérêt de manière sérendipite ?
Une autre excellente zone à vérifier est l'expérience de téléchargement. Demandez aux testeurs de télécharger différents types d'actifs et de les étiqueter. Toutes les étiquettes appropriées et les champs de métadonnées existent-ils ? Qu'est-ce qui manque et qu'est-ce qui ne s'applique peut-être pas à un grand nombre d'actifs ? Considérez rationaliser l'expérience de téléchargement en utilisant des dépendances dans la structure de votre taxonomie. Par exemple, une fois qu'un utilisateur sélectionne une option lors de l'étiquetage, les champs de métadonnées suivants qui se remplissent dépendent de cette sélection. Vérifiez que la taxonomie est adaptée à l'usage prévu et à une audience plus large. Faites intervenir un ensemble diversifié de testeurs pour obtenir une gamme de commentaires de différentes équipes. Vous voudrez éviter de rendre certains champs obligatoires qui pourraient ne pas s'appliquer à tous les types d'actifs.
Toutes ces choses peuvent faire partie de votre stratégie de TU (test d'acceptation utilisateur) également. La réalisation d'un TU vous aidera à déterminer objectivement, avec des critères mesurables spécifiques, si votre taxonomie DAM répond aux besoins des utilisateurs.
Mettez à jour votre taxonomie au besoin
Ce n'est pas nécessairement une étape obligatoire dans la construction de votre taxonomie, mais rappelez-vous que, à mesure que votre entreprise se développe et évolue, les besoins des personnes travaillant dans votre entreprise peuvent également changer en matière de recherche d'informations. Cela signifie que votre taxonomie, aussi résiliente que vous ayez essayé de la rendre, peut également devoir s'adapter. Voici quelques choses que vous pouvez faire pour maintenir votre taxonomie à jour :
- Audit sur une base annuelle ou trimestrielle en fonction des besoins de l'entreprise.
- Utilisation de mesures de recherche pour déterminer l'utilisation et la popularité des termes.
- Examen des résultats de recherche infructueux.
- Documentation des mises à jour.
- Ajustement de la taxonomie DAM lors de l'ingestion de nouveaux types d'actifs.
- Ajustement de la taxonomie DAM lors de l'intégration de nouveaux groupes d'utilisateurs dans le système.
Utilisez ces cinq étapes simples pour créer votre propre taxonomie. Cette méthodologie peut contribuer à garantir un taux d'adoption plus élevé pour votre système de gestion des actifs numériques, à augmenter l'utilisation des DAM existants et à élever la capacité de recherche des fichiers numériques à un tout nouveau niveau dans votre organisation !
Voir la taxonomie DAM en action
Vous vous demandez à quoi ressemble une taxonomie DAM ? Voici un exemple de la façon dont vous pouvez mettre en avant des parties spécifiques de votre taxonomie avec des filtres intelligents avec Bynder.
Comparaison des capacités de taxonomie des actifs entre différents fournisseurs DAM ? Cliquez ci-dessous pour télécharger le Guide de Comparaison des Fournisseurs DAM, ou consultez notre blog sur la façon de choisir le DAM adapté à votre entreprise. Bynder est le seul DAM conçu spécifiquement pour permettre aux équipes d'unir leurs équipes et systèmes internes, de créer du contenu contextualisé et de prospérer dans le paysage numérique en constante évolution.
