Au travail comme dans les loisirs, nous sommes nombreux à penser que notre capacité d'utilisation et de stockage des données est illimitée. Et compte tenu du temps que nous passons sur des appareils et du nombre de fichiers volumineux que nous partageons, il n'est pas difficile de comprendre pourquoi. Mais si vous avez déjà été confronté au message "Le fichier dépasse la taille limite" lorsque vous partagez des médias sur des plateformes sociales, des applications de messagerie ou pas courrier électronique, ou si vous avez été informé que votre espace de stockage était plein à craquer, vous savez à quel point cela peut être frustrant.
Heureusement, il existe des moyens simples et directs de partager des fichiers sans alourdir votre dossier "envoyé" ni dépasser votre limite de données. Voici quelques conseils pour les grands services de partage de fichiers qui peuvent vous aider à rationaliser vos flux de travail et à rester productif tout en assurant la sécurité de vos données.
Utilisez votre plateforme Bynder DAM pour partager des fichiers volumineux
L'utilisation d'un service de partage de fichiers fiable et sécurisé comme la plateforme DAM de Bynder aide les spécialistes du marketing et les créatifs à gagner du temps, à améliorer la collaboration, à répondre plus rapidement aux commentaires et aux recommandations et à rationaliser les flux de travail. Bynder est un complément précieux à la boite à outils des spécialistes du marketing : il est incroyablement sécurisé et vous contrôlez tous les accès. Cela vous convient-il ? Voici quelques autres avantages de l'utilisation de la plateforme DAM de Bynder.
- Vous n'avez pas besoin de télécharger le contenu pour le partager. Il suffit de regrouper les fichiers volumineux, de marquer l'adresses électronique à laquelle vous souhaitez les envoyer et de décider si vous souhaitez que le contenu toit téléchargeable ou simplement consultable.
- Vous pouvez faire glisser et déposer des fichiers pour les photographes, les retoucheurs, les partenaires, etc. dans une "salle d'attente" pour approbation et mentionner un administrateur pour suivre la progression.
- Il n'y a pas de véritable limite à la taille des fichiers. Les seules limites sont limitations techniques imposées par les navigateurs web.
- Transfert de fichiers volumineux intégré (idéal pour les fichiers de travail en cours que vous ne voulez pas envoyer directement dans le DAM).
- Vous pouvez fixer des dates d'expiration, demander aux liens d'expirer plus tôt et, d'une manière générale, avoir un contrôle total sur vos fichiers.
Téléchargez vos fichiers sur le stockage cloud
Que ce soit pour le travail ou pour le plaisir, il est probable que vous partagiez régulièrement des fichiers volumineux via votre plate-forme de messagerie. En fonction de votre fournisseur de messagerie, vous pouvez choisir d'envoyer des fichiers volumineux en utilisant le stockage cloud de l'entreprise plutôt que de les stocker sur votre appareil.
Si vous êtes un utilisateur de Gmail, la fonctionnalité est déjà intégrée à la plateforme. Lorsque vous téléchargez votre fichier, il vous suffit de cliquer sur le bouton Google Drive, de sélectionner votre pièce jointe et de l'envoyer comme d'habitude. Utilisateur d'Outlook ? Aucun problème. Suivez simplement la même procédure que pour Gmail dans votre Outlook, et sélectionnez OneDrive.
Si vous n'utilisez ni Gmail ni Outlook, vous pouvez utiliser un service comme DropBox, Hightail, WeTransfer ou Box (bien que ces services soient mieux adaptés à un usage individuel et non à un usage en entreprise). Toutes ces plateformes prennent en charge le partage de fichiers volumineux en vous permettant de télécharger le fichier, puis de créer un lien web que vous pouvez partager avec qui vous voulez. Toutes ces plateformes sont peu coûteuses et offrent une quantité considérable de stockage, mais elles ne sont en aucun cas qualifiées de systèmes de Digital Asset Management. Ils peuvent traiter une grande variété de types de fichiers, offrent un journal d'activité et sont faciles à utiliser. Cependant, certaines des fonctions les plus avancées peuvent être délicates pour les nouveaux utilisateurs.
> Quand utiliseriez-vous le partage de fichiers par stockage cloud ?
Le partage de fichiers cloud convient aux personnes qui partagent de nombreux fichiers, en externe ou en interne, par email. Les solutions sont évolutives et peuvent donc constituer une bonne option pour les petites et grandes entreprises.
> Quand n'utiliseriez-vous pas le partage de fichiers par stockage cloud ?
Cela dit, l'utilisation de simples plateformes de stockage cloud pour le partage de fichiers volumineux présente des inconvénients. Pour n'en citer que quelques-uns :
- Il n'y a pas de règles ou de gouvernance concernant l'organisation ou la gestion des fichiers, ce qui signifie que vous pourriez rapidement perdre la trace du fichier numérique.
- Les structure de dossiers imbriqués rendent difficile de se souvenir de l'endroit où un fichier est stocké.
- Tout le monde n'organise pas le contenu de la même manière. L'organisation du contenu doit être alignée sur la façon dont l'entreprise classe le contenu.
- Pour les organisations qui utilisent Google Drive, lorsqu'une personne quitte l'entreprise, il en va de même pour tous ses assets numériques sur son Google Drive personnel (par le biais d'une suppression). De même, lorsque les organisations imposent le téléchargement vers des lecteurs d'équipes partagés dans le Cloud elles comptent sur chaque individu pour s'assurer qu'il déplace les contenus numériques vers le dossier/emplacement approprié sur le lecteur partagé. Ce n'est pas toujours le cas, et les dossiers peuvent donc facilement être égarés.
- Les outils gratuits mentionnés ci-dessus sont excellents pour les utilisateurs individuels en raison de leur facilité d'utilisation et de leur coût faible ou nul. Mais le prix à payer est de s'engager à partager ses données avec de grandes entreprises qui n'ont pas toujours notre intérêt à coeur.
Utilisez le service de partage de fichiers de Slack
Slack est un service réputé qui facilite le partage de fichiers directement ou via Google Drive, OneDrive, DropBox ou Box. La taille maximale pour le partage de fichiers est de 1 Go.
Comprenant la nécessité d'une collaboration sans faille, Slack permet aux équipes d'ajouter et de consulter des commentaires et des instructions et de télécharger des documents supplémentaires tels que des photos ou des vidéos. Les fichiers sont facilement consultables et partageables, et tant les fichiers que les commentaires sont synchronisés automatiquement entre les appareils. Pour créer davantage d'efficacité tout en offrant des niveaux élevés de sécurité, vous pouvez intégrer Slack à votre service Bynder en quelques minutes.
> Quand utiliserez-vous Slack pour envoyer des fichiers volumineux ?
Slack est une excellente solution pour les entreprises et les freelances qui ont besoin de collaborer rapidement et facilement. Comme Slack peut être utilisé sur un certain nombre de plateformes différentes, telles que DropBox et Google Drive, il est idéal pour les spécialistes du marketing qui doivent gérer les workflows entre diverses agences ou artistes et les départements et parties prenantes internes.
Compresser vos fichiers
La compression de fichiers est avantageuse si vous devez envoyer plusieurs fichiers, car vous pouvez comprimer un dossier entier en quelques clics. La compression de fichiers offre une certaine souplesse, car elle vous permet de contrôler le canal par lequel vous envoyez vos fichiers volumineux. Si vous êtes pressé, il est bon de se rappeler qu'un seul gros fichier sera généralement transféré plus rapidement qu'un dossier contenant plusieurs petits fichiers de même taille.
La majorité des fichiers compressés prennent en charge la compression des données sans perte, de sorte que vous ne devriez pas perdre en qualité, ce qui est essentiel si vous avez affaire à des images de marque. Vos clients n'ont pas envie de regarder un graphique de mauvaise qualité, après tout !
> Quand utiliseriez-vous la compression de fichiers pour envoyer des fichiers volumineux ?
La compression de fichiers est idéale pour envoyer des dossiers volumineux contenant plusieurs fichiers plus petits à un seul destinataire, en interne ou en externe. Il est important de garder à l'esprit que le destinataire doit savoir comment décompresser les fichiers.
> Quand n'utiliseriez-vous pas la compression de fichiers pour envoyer des fichiers volumineux ?
Si la compression de fichiers est une excellent solution pour l'envoi effectif des fichiers, elle n'offre pas la valeur ajoutée des solution de DAM. Il n'y a aucune possibilité de collaboration, de mise à jour de l'avancement du projet, d'organisation ou de partage du contenu, ni d'application de règles ou de restrictions DRM. En bref, il s'agit d'une solution simple pour les utilisateurs ponctuels, mais pas d'une solution pratique pour les spécialistes du marketing très occupés.
Utilisez un service spécialisé dans le partage de fichiers volumineux
Parfois, le meilleur moyen de garantir l'efficacité de l'entreprise et la qualité du service est d'opter pour un service spécialisé. Si vous avez besoin d'un moyen simple d'envoyer des fichiers volumineux au sein de votre entreprise ou à des partenaires externes, cette option est idéale. Veillez à choisir un service de partage de fichiers qui offre les éléments suivants :
- Aucune restriction quant au nombre de fichiers, à leur taille ou aux autres types de fichiers que vous pouvez partager, que ce soit en interne ou en externe
- La possibilité d'envoyer des fichiers rapidement sans perte de données ou de qualité
- Outils de suivi et notifications de livraison réussie
- Sécurité totale des fichiers grâce au cryptage de bout en bout et à la protection par mot de passe
- Il facilite la collaboration et le partage en interne et en externe
- Il est facile à utiliser et possède une interface intuitive
- Dispose d'une variété de paramètres d'autorisation et d'utilisation
- Accès mondial 24/7
- Offre un bon support client
> Quand utiliseriez-vous un service spécialisé de partage de fichiers pour envoyer des fichiers volumineux ?
Les bons services spécialisés de partage de fichiers sont évolutifs et doivent donc convenir à une grande variété de secteurs d'activité, de workflow et de situations. Ils doivent être adaptables pour répondre à l'évolution des besoins de votre entreprise et de son personnel.
> Quand utiliseriez-vous un VPN pour envoyer des fichiers volumineux ?
Un service VPN est une option si vous utilisez un réseau WIFI public et que vous souhaitez bénéficier d'une sécurité supplémentaire. Vous devez prendre en compte le risque de perte de qualité des fichiers. Les VPN sont une option plus viable pour un service de partage de fichiers volumineux à long terme, géré par des personnes ayant des connaissances techniques spécifiques sur les VPN site à site.
> Quand n'utiliseriez-vous pas un VPN pour envoyer des fichiers volumineux ?
La configuration d'un VPN nécessite des connaissances techniques spécifiques et peut prendre un temps considérable. Il n'offre pas non plus les capacités supplémentaires de partage de fichiers que peut offrir la DAM. Il n'y a donc aucune possibilité de collaboration, de mise à jour des projets et de partage de contenu sur les canaux de marketing tels que les plateformes de médias sociaux.
> Quand utiliseriez-vous une clé USB pour envoyer des fichiers volumineux ?
Il n'y a pas vraiment d'avantages à utiliser les USB à notre époque. Les USB et les disques durs portables sont connus pour leur taux de défaillance, qui ne fait qu'augmenter avec le temps. Lorsque vous envoyez ou stockez des fichiers importants pour votre entreprise, pourquoi risquer de perdre les informations alors qu'il existe des solutions bien plus robustes, fiables et sécurisées ?
Utiliser un service FTP
Le protocole de transfert de fichiers (FTP) est une méthode ancienne et fiable pour partager des fichiers volumineux, en interne ou en externe. Ce n'est pas la méthode la plus sûre, mais comme elle a été spécialement conçue pour envoyer des fichiers volumineux, elle présente un certain nombre de caractéristiques qui pourraient intéresser les spécialistes du marketing. Il s'agit notamment de la taille illimitée des fichiers, de la possibilité de programmer les transferts, de les mettre en file d'attente et de transférer plusieurs fichiers simultanément. Le FTP est facile à utiliser, mais sa mise en place nécessite quelques compétences techniques. Un autre inconvénient est que si votre Internet est en panne, vous ne pourrez pas envoyer de fichiers.
> Quand utiliseriez-vous le FTP pour envoyer des fichiers volumineux ?
FTP est une bonne option pour envoyer des fichiers volumineux avec des partenaires de confiance. Comme le FTP peut traiter une variété de tailles et de types de fichiers, il constitue un choix judicieux pour les entreprises qui traitent une variété de médias qui n'ont pas besoin d'être envoyés très rapidement.
> Quand n'utiliseriez-vous pas le FTP pour envoyer des fichiers volumineux ?
Bien que le FTP présente des avantages pour le partage de fichiers volumineux, il est important de se rappeler qu'il a de sérieuses limitations. Le FTP ne devrait jamais être utilisé pour des fichiers contenant des données sensibles, car il n'est pas aussi sûr que les autres plateformes de partage de fichiers. Il existe des services FTP sécurisés (SFTP) et des services de protocole de transfert de fichiers (FTPS), mais ceux-ci peuvent toujours être piratés si les informations d'identification sont faibles.
Le FTP ne fonctionnera pas si vous avez des problèmes de connectivité, donc si vous travaillez souvent dans des délais serrés, et qui ne le fait pas, le FTP pourrait présenter de sérieux problèmes. De plus, la mise en place d'un FTP implique un certain savoir-faire technique et prend du temps. Un temps et des efforts qu'il vaut mieux consacrer à la mise en place d'une plateforme de DAM sécurisée, collaborative et facile à utiliser, par exemple !
Nous espérons que ces conseils pour le partage de fichiers volumineux vous ont été utiles. Lorsque vous choisissez le service de partage de fichiers volumineux le mieux adapté à votre entreprise, gardez toujours à l'esprit les éléments suivants : vos exigence en matière de sécurité, les différents types de fichiers que vous devez envoyer, la vitesse à laquelle vous devez les envoyer et le type d'assistance dont vous pourriez avoir besoin en cas de problème.
Et n'acceptez pas de limites quant à la taille, au type ou à la quantité de fichiers que vous devez envoyer, vous ne savez pas comment vos besoins professionnels évolueront à l'avenir, après tout !
L'amélioration de vos processus de partage de fichiers présente des avantages considérables : gain de temps, rationalisation des workflows et amélioration de la collaboration, pour n'en citer que quelques-uns. De nombreuses entreprises considèrent que l'utilisation d'un puissant outil de partage de fichiers en ligne, parallèlement à leur pile technologique en cloud existante, constitue la solution idéale pour partager et stocker des fichiers volumineux. Si vous souhaitez bénéficier de workflow plus efficaces, d'une meilleure sécurité et d'un partage et d'un stockage des fichiers sans problèmes, contactez l'équipe de Bynder dès aujourd'hui.
