5 étapes pour mettre en place des processus de rédaction efficaces

Que vous fassiez partie des rédacteurs, des experts, ou des directeurs marketing, il vous faudra très probablement écrire pour votre entreprise, à des degrés divers.

Les rédacteurs peuvent être soit des « jardiniers » soit des « architectes ».

Les architectes préparent la construction en établissant un plan détaillé. Ils savent où se trouveront les portes et les fenêtres, où seront placés les câblages et où sera installée la plomberie. Tout est précisé avant de procéder aux premiers marquages sur le terrain.

Les jardiniers peuvent quant à eux semer des graines et les arroser, mais ils ne seront pas en mesure de contrôler les plantes qui en résulteront. Ils ne pourront pas prévoir combien de fleurs donnera chaque plante et la taille que ces plantes atteindront ; tout ceci n’apparaît clairement que lorsque les plantes commencent à pousser.

On pourrait reprocher à l’approche du « jardinier » de laisser une marge propice à l’erreur humaine, ce qui peut à terme nuire au produit final.

C’est la raison pour laquelle, lorsque vous rédigez dans un cadre professionnel, vous devez adopter l’approche d'un « architecte » en élaborant, en appliquant et en maintenant de solides processus de rédaction pour créer un excellent contenu aussi rapidement que possible.

Néanmoins, comme tous ceux qui sont impliqués dans le processus de création de contenu de votre entreprise, vous êtes toujours très occupé(e). (Avez-vous seulement le temps de déterminer si vous faites partie des « jardiniers » ou des « architectes » ?) Ainsi, quand vous vous retrouvez face à de maigres instructions et à des délais très serrés, comment faites-vous pour garder le cap et pour vous assurer que le contenu obtenu permet d’offrir d’excellentes expériences de contenu à votre audience cible ?

Il est alors utile de disposer de solides processus de rédaction…

Pourquoi il vous faut des processus de rédaction

Lorsque vous ne possédez pas de plan étape par étape vous indiquant comment passer d’une « idée » à un « contenu publié de haute qualité », vous vous exposez à de nombreux problèmes.

Par exemple, que vous travailliez seul(e) ou en équipe, cela peut :

•  avoir un impact négatif sur la qualité de votre contenu en cas d’oubli de certaines étapes ou en l’absence d’obligation de respecter des lignes directrices définies ;
• ralentir la production du contenu, puisque vous devrez créer un plan entièrement nouveau pour chaque contenu ;
• entraîner de flagrantes incohérences dans le contenu de votre entreprise, en particulier lorsque plusieurs personnes produisent du contenu à leur manière.

Vous pouvez vous épargner toute cette peine à vous et à votre équipe en définissant tout ce qui est à considérer lorsque vous rédigez pour votre entreprise.

Différents types de processus de rédaction

Notez que si « processus de rédaction » est un terme singulier, il englobe en réalité plusieurs activités autres que la rédaction. Les différentes étapes du processus de rédaction comprennent :

• L’élaboration du plan
• La prérédaction/l’ébauche
• La rédaction
• La révision
• La relecture
• Les validations
• La publication

Bien sûr, ces phases et ces étapes reposent sur la gouvernance du contenu et peuvent varier selon le type de contenu produit.

Par exemple, comme vous pouvez l’imaginer, le processus de rédaction technique diffère de celui de l’écriture créative, le premier reposant davantage sur les faits que le second.

Quoi qu'il en soit, avant d’entamer les activités ci-dessus, la première chose à faire est de décider comment vous aborderez la documentation.

Choisissez comment vous documenterez vos processus de rédaction de contenu

Avant de vous lancer dans la création de contenu, vous devez choisir comment vous souhaitez la documenter. Après tout, le fait de disposer d’un processus qui existe uniquement dans votre tête ne vous rend pas service et n’est d’aucune utilité à votre équipe.

En matière de documentation de processus, plusieurs options s’offrent à vous. Par exemple, Google Docs peut représenter un bon point de départ, mais cette option ne convient pas à tout le monde. Enfin, les équipes marketing déjà très occupées ont besoin d’un logiciel conçu pour les aider à réussir leurs lancements.

Si vous avez vraiment à cœur de documenter et d’appliquer vos processus, vous pouvez donc envisager d’avoir recours à une plateforme d’opérations de contenu telle que Content Workflow, qui rationalise la création de contenu, la relecture, l’approbation et la gouvernance continue.

Une fois que vous avez décidé comment vous documenterez votre manière de travailler, commencez à définir votre processus d’élaboration du plan.

1. Élaborer votre processus de planification

Comme indiqué précédemment, le processus de rédaction commence par l’élaboration du plan. Du point de vue du déroulement, le processus d’élaboration du plan se présente comme suit :

• Réfléchissez à quelques idées de contenu et choisissez-en une
• Étudiez la concurrence et demandez-vous comment rendre votre contenu unique
• Recherchez des mots-clés
• Donnez au contenu un titre provisoire
• Déterminez un nombre de mots à viser
• Informez votre équipe du travail que vous vous apprêtez à accomplir
• Faites appel à un concepteur pour créer des images

Par exemple, pour le cas d’usage d’un article de blog, le processus d’élaboration du plan commence par la recherche d’idées.

Comme l’explique Rachel Leist de HubSpot :

« Un bon article de blog est intéressant et instructif. Les blogs doivent répondre à des questions et aider les lecteurs à résoudre un problème qu’ils rencontrent, et ce d’une façon qui éveille leur intérêt. »

La première étape consiste donc à chercher un sujet intéressant, adapté au blog de votre entreprise et utile à votre lectorat.

Une fois que vous avez jeté votre dévolu sur une idée, l’étape suivante consiste à étudier la concurrence. Autrement dit, regardez qui apparaît sur les premières pages de Google pour ce sujet, ce que couvre leur contenu (et ce qu'il ne couvre pas) et ce qui rendrait votre article plus attrayant, intéressant et original que ceux de vos concurrents.

À propos de classements, si vous optez pour une croissance organique, vous procéderez également à une recherche de mots-clés pour identifier les plus prometteurs, y compris les mots-clés de longue traîne. Cela n’a peut-être rien de très amusant, mais fouiller des sites comme Ahrefs ou Moz et analyser des chiffres représente un aspect essentiel de la rédaction de contenu professionnel.

Même l’article le plus remarquable et le plus parfaitement rédigé se retrouvera noyé dans la masse sans produire aucun résultat si le référencement naturel ne joue pas en sa faveur.

Voici donc l’essentiel des bonnes pratiques en matière d’élaboration de plan. Mais d’autres pratiques incluent la compréhension de votre audience cible, le choix du nombre de mots à viser, la définition d'un objectif ou d’indicateurs clés de performance pour mesurer l’efficacité d'un article et le fait d'informer votre équipe du travail que vous vous apprêtez à accomplir.

2. Commencer la pré-écriture/ébauche

Maintenant que vous disposez d'une feuille de route pour aborder la création de votre contenu, vous pouvez commencer à préparer les grandes lignes. Cela comprend plusieurs des étapes examinées durant la phase d’élaboration du plan, notamment :

• Réfléchir au sujet central de votre contenu et à l’angle nouveau sous lequel vous l’aborderez
• Mener des recherches pour comprendre comme se compose votre audience, la concurrence que vous avez face à vous et comment optimiser votre texte pour les moteurs de recherche
• Choisir un titre, puis créer et structurer vos rubriques afin de définir un plan
• Réunir des statistiques et des informations qui serviront à illustrer le contenu et les placer dans les sections appropriées de votre plan

À ce stade, vous pouvez également chercher des informations et des propos à citer auprès d’experts internes, de personnes de votre réseau professionnel ou de plateformes telles que Help a Reporter Out (HARO) et Help a B2B Writer.

Une fois que vous avez défini la structure de votre texte, vous pouvez vous épargner le syndrome de la page blanche et réaliser plus rapidement votre premier jet.

3. Passez à la rédaction

Le processus de rédaction est sans aucun doute le processus le plus subjectif et le plus variable de tous. Vous pouvez néanmoins suivre un processus défini qui assurera le succès de votre processus de rédaction (un processus pour le processus, vous suivez ?).

Par exemple, l’étape de rédaction de votre processus peut ressembler à la mienne et se présenter ainsi :

• Créer un nouveau document pour y rédiger l’article
• Revérifier les grandes lignes de l’article
• Ajouter l’ébauche de titre
• Notez les titres des niveaux 2 et 3
• Revenir au début du document et rédiger l’intro
• Rédiger le contenu du premier titre de niveau 2 (et les titres de niveau 3 le cas échéant)
• Procéder de même pour tous les autres titres
• S’assurer que le nombre de mots est respecté
• Ajouter les liens de retour les plus adaptés au texte d’ancrage correspondant
• Utiliser Unsplash, Pixabay, etc., pour trouver des images pertinentes
• Demander à un(e) collègue d’évaluer le travail et de commenter la première ébauche, si possible

Parvenir à documenter les étapes qui vous guideront tout en accélérant le processus de rédaction constitue indéniablement une vraie performance. Cela vous met vous et votre équipe dans les meilleures conditions pour produire des articles de haute qualité à un rythme régulier.

Au passage, oui, le temps représente de l’argent et nous voulons tous voir le contenu publié le plus rapidement possible. Néanmoins, il est inutile de documenter un processus pour ensuite bâcler la création de contenu ou ignorer les règles que vous avez fixées.

Souvenez-vous que si vous établissez, documentez et préparez un processus à suivre, c’est justement parce que vous voulez faire le meilleur travail possible. Il ne s’agit pas d’une ennuyeuse paperasse à réaliser.

Une fois le brouillon rédigé, obtenez votre « version définitive » en suivant le processus de révision et de relecture.

4. Faites vos révisions

C’est avec une révision approfondie que vous transformerez un premier jet en un texte qui sera non seulement lu et largement diffusé, mais aussi apprécié. Peu importe que vous relisiez un article avant de le transmettre à la personne de votre équipe chargée de la révision ou que vous assumiez tout à la fois les rôles de rédacteur de contenu, de réviseur et de responsable marketing.

Un processus de révision documenté est indispensable.

Disposez-vous d’un processus étape par étape entièrement documenté que vous appliquez systématiquement pour la révision ? Tenez-vous compte des bonnes pratiques lorsque vous révisez un texte en veillant personnellement à créer un contenu de la meilleure qualité possible ? Si ce n’est pas le cas, vous risquez de perdre l’intérêt des lecteurs et, pire encore, leur confiance.

Mais en quoi doit consister la phase de révision ?

• Vérifier la syntaxe, le choix des mots, la formulation et le ton, la structure des phrases et l’utilisation de la ponctuation
• S’assurer que l’article est clair, facile à lire et peut être survolé d’un simple coup d’œil
• Lire l’intégralité du texte à voix haute pour s’assurer que l’écriture semble naturelle et, si besoin, remanier les phrases ou les paragraphes maladroits
• Vérifier qu’il y a suffisamment de titres (et qu’ils décrivent bien le contenu)
• Corriger les éventuelles erreurs de mise en forme
• S’assurer que les mots-clés ont été suffisamment mentionnés
• Veiller à ce que des liens renvoient aux statistiques et aux études citées (pour éviter tout problème de plagiat), que celles-ci ne sont pas obsolètes et qu’elles proviennent de sources fiables
• Cliquer sur tous les liens pour contrôler qu’ils fonctionnent et redirigent les lecteurs vers les bonnes pages
• Corriger immédiatement les fautes d’orthographe évidentes et, une fois que toutes les autres corrections ont été apportées, passer le correcteur d’orthographe ou un outil de correction

Comme indiqué à l’étape 11 du processus de rédaction défini précédemment, en plus de votre propre relecture, vous pouvez demander à une autre personne de vous aider à relire et à réviser votre texte.

Un regard extérieur peut grandement contribuer à rendre votre message pertinent, clair et convaincant. Vous devez en effet savoir que, pour parfaire une ébauche de contenu, celle-ci devra être soumise à de nombreuses personnes.

Encore une fois, ce processus dépendra, notamment, des aspects suivants :

• La taille de votre équipe
• Les responsabilités attribuées à chacun
• Le type de contenu créé

Mais tant que vous intégrez des étapes fondamentales comme celles-ci pour l’assurance qualité, les versions finales de vos textes seront à la hauteur.

Il est temps de cesser de réviser du contenu sans un processus documenté et en vous appuyant sur votre seule mémoire ! Avec le temps, vous parviendrez à améliorer ce processus et les deux précédents afin qu’ils s’accordent mieux avec le workflow de gestion du contenu particulier de votre équipe. On appelle cela l’optimisation de processus, une démarche à la fois agile et nécessaire pour que vos processus demeurent efficaces.

5. Optimisez les différentes étapes du processus de rédaction

L’optimisation des processus (l’action par laquelle on rationalise les processus) consiste essentiellement à supprimer les étapes inefficaces ou inutiles, à éliminer les blocages liés au contenu et à apporter des ajustements qui profitent à tous.

Il est intéressant de noter que cette dernière étape ne peut être effectuée que si vous et, le cas échéant, votre équipe avez eu recours au processus fréquemment. C’est en l’appliquant que vous identifierez les points qui posent problème et que vous songerez à des manières de l’améliorer. En d’autres termes, vous devez connaître le processus avant d’être en mesure de le perfectionner.

Et ne vous inquiétez pas si votre temps est limité. L’optimisation n’exigera pas beaucoup de votre temps ! En plus de ne pas être difficile à réaliser, l’optimisation ne demande à être effectuée qu’une fois tous les trois mois pour en retirer les meilleurs résultats. Il vous suffit de vous pencher sur la question, d’éliminer ce qui est inefficace et/ou inutile, d’ajouter quelques améliorations, puis d’utiliser un processus bien meilleur et plus rationnel pour la création de contenu.

Gardez simplement à l’esprit que pour être réellement optimisé, un processus doit fonctionner pour tous ceux qui l’utilisent. Si vous travaillez en équipe, il est donc essentiel de recueillir les opinions de vos collègues sur les améliorations à apporter. Ces derniers vous feront des suggestions auxquelles vous n’auriez peut-être pas pensé initialement, par exemple en signalant un blocage particulier.

Vous vous intéressez aux étapes d’une optimisation de processus réussie ? Il est notamment possible de suivre la structure DMAIC, un cadre qui a fait ses preuves pour améliorer des processus :

• Définir : quel processus doit être optimisé ?
• Mesurer : quelle est sa performance actuelle ?
• Analyser : comment peut-il être optimisé ?
• Améliorer : de quelles manières peut-il être amélioré ?
• Contrôler : comment les changements appliqués peuvent-ils être évalués et quand le processus sera-t-il de nouveau révisé ?

Le cadre PDSA (« plan, do, study, act » ou « planifier, réaliser, étudier, agir » en français) est un autre cadre similaire à la structure DMAIC.

En définitive, le choix du chemin que vous empruntez pour optimiser vos processus vous appartient. Mais quoi que vous choisissiez, n’oubliez pas cette étape importante. Pourquoi ? Dans le monde des affaires d’aujourd'hui, les équipes (et leurs processus) doivent constamment s’adapter et rester agiles.

Par exemple, vous étoffez peut-être votre équipe de contenu, ce qui vous offre de plus grandes capacités d’évaluation par les pairs et de révision du travail des autres. Autre hypothèse : le/la responsable du marketing souhaite se concentrer davantage sur l’optimisation du taux de conversion pour tous les articles de blog du site. Dans tous les cas, les processus de rédaction doivent être adaptés.

Ce que vous devez retenir de cette section est assez simple : optimisez vos processus régulièrement !

Réussissez votre rédaction de contenu avec l’approche de l’« architecte »

En adoptant l’approche de l’« architecte », vous et votre équipe rédigerez à chaque fois des articles percutants de manière efficace. De plus, en documentant vos processus de création de contenu comme nous l’avons décrit ci-dessus (et en les optimisant régulièrement), vous et votre contenu échapperez à la précarité du jardinier. Un outil tel que Content Workflow de Bynder est suffisamment puissant et flexible pour vous soutenir avec votre équipe, indépendamment des processus de création de contenu sur lesquels vous choisissez de vous appuyer.

Vous voulez en savoir plus sur ce qu’il vous faut pour entreprendre et mener des opérations de contenu réussies ? Pourquoi ne pasréserver une démonstration et profiter d'une visite guidée de la plateforme Content Workflow ?

Dernière mise à jour 04 octobre 2023