Remote-Onboarding für DAM

Bei einem OnlineOnboarding ist es wichtig, Dass Sie intern und gemeinsam mit dem OnboardingTeam von Anfang an kommunikative Grundlagen schaffen. Allzu schnell kommt es zu Verständigungsproblemen und holprigen Prozessen, wenn nicht alle in demselben Gebäude sitzen. Einheitlichkeit und Struktur sind also unverzichtbar! 

Es klingt nach einer Selbstverständlichkeit, doch es ist unglaublich wichtig, mit intensiver Kommunikation einen erfolgreichen Start und eine hohe Akzeptanz herbeizuführen. Sie sollten so früh wie möglich intern die Werbetrommel  für DAM rühren. Alle Beteiligten sollen wissen, was wann  auf sie zukommt und welchen persönlichen Nutzen DAM für  sie hat. So bereiten Sie das Feld, damit Ihr Team DAM begeistert annimmt. 

Obwohl RemoteArbeit Ihnen die Möglichkeit nimmt, Ihre Kollegen an der Kaffeemaschine über die Vorteile intelligenter Suchkriterien zuzutexten, können Sie dennoch der interne ‘Influencer‘ für DAM im digitalen Bereich sein  – und das oft sehr effektiv.

Mit KommunikationsTools wie Slack oder Skype können Sie für die Zeit vor und nach der Implementierung einen separaten ChatKanal nur für DAMThemen einrichten. So interessieren Sie viele andere für das Thema, geben die Möglichkeit zum Wissensaustausch und lassen alle transparent am Fortschritt des OnboardingProzesses teilhaben.

Wenn niemand zu den Meetings kommt, kann ein Projekt selbst zum optimalen Zeitpunkt scheitern, und wenn Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter überall verteilt sind, fällt umso schneller etwas ins Wasser, weil einfach niemand erscheint.

Manchmal ist dieses Problem vermeidbar, doch ein dauerhaft hohes Arbeitstempo und spürbare Fortschritte erreichen Sie nur mit einer Reihe regelmäßiger Meetings, bei denen Ihre Onboarding Berater das Team treffen.

Am besten verschaffen Sie sich zu Beginn des Vorgangs einen Überblick, wer intern am Onboarding beteiligt ist. Wählen Sie Zeiten, zu denen alle verfügbar sind und halten Sie den Zeitplan durchgehend ein. So entstehen keine Terminkonflikte und das wöchentliche DAMTreffen wird für alle zur Gewohnheit. 

Bei diesen Meetings sollten Sie normalerweise gemein sam wichtige Entscheidungen treffen, mögliche Risiken ausmachen und die Hauptbeteiligten über den Fortschritt des Prozesses informieren. Das Zusammen tragen von Informationen, Tests und Diskussionen mit anderen Beteiligten sollten besser separat stattfinden, damit die planmäßigen Treffen mit Ihren OnboardingBeratern stets konzentriert und konstruktiv ablaufen.

Schon Ihre Großmutter wusste: Zu viele Köche verderben den Brei! Das gilt auch für ein DAMOnboarding Projekt. Es ist zwar wichtig, intern Werbung für DAM zu machen, doch das Kernteam für das Projekt sollte klein bleiben. Die Mitglieder sollten unterschiedliche Funktionen haben, damit verschiedene Perspektiven und Aspekte berücksichtigt werden können. 

Mit einem kleinen Kernteam werden die Treffen wahrscheinlich produktiver und die Entscheidungen schneller. Das gilt besonders, wenn Sie Video konferenzen abhalten, die bekanntlich manchmal etwas chaotisch ablaufen. 

Selbstverständlich können Sie auch andere Beteiligte oder Unterstützer des Projekts in wichtigen Phasen der Implementierung ins Team holen (vielleicht wollte ja ursprünglich nur das MarketingTeam DAM bekommen, aber nun zieht die Personalabteilung nach). Dennoch sollten Sie versuchen, das Kernteam nicht zu erweitern, damit das Projekt konzentriert und konsequent vorangetrieben wird.

EchtzeitKommunikation und Zusammenarbeit  sind im Büro keine Kunst, aber aus der Ferne  nur mit großem Einsatz möglich. Abgesehen von Videoanrufen und Tools für Kurznachrichten ist  Google Drive hervorragend geeignet, um alle digital  zu synchronisieren.

So bitten wir bei Bynder unsere Kunden, Google Sheets zu verwenden, um Fragen und Rück  meldungen zum Onboarding festzuhalten. Durch die Nutzungs möglichkeit als gemeinsames Arbeitsdokument für den Kunden und die OnboardingBerater sind schnelle Reaktionszeiten und Transparenz für alle Beteiligten möglich. Beim EMailPingpong ist das nicht immer der Fall.

Machen Sie Extrapunkte: Sobald Ihr DAMPortal ein gerichtet ist, krempeln Sie die Ärmel hoch: Nutzen Sie DAM bereits für die Zusammenarbeit beim Onboarding. Bei Bynder nutzen wir DAM, wenn wir Kunden relevante Informationen und/oder Erklärvideos senden möchten. So lernen die Nutzer durch simples Ausprobieren sämtliche DAMFunktionen kennen. Manchmal geht man eben doch am besten mit dem Kopf durch die Wand!

Es ist unvermeidbar, dass Sie und Ihr Team irgendwann im Laufe des Onboardings anfangen, das DAM selbst zu nutzen. Sie denken vielleicht, es sei unter Home-OfficeBedingungen schwierig, alle in eine Unterrichtssituation zu bringen.

Doch mit etwas Planung und Kreativität sollten in Ihrem Unternehmen auch verstreut sitzende Kolleginnen und Kollegen ein effizientes Training erhalten können. Jedenfalls ist das bei Bynder überhaupt kein Problem. 

So veranstalteten unsere OnboardingBerater kürzlich ein dreitägiges virtuelles VorOrtOnboarding bei einem Unternehmen, das sein Büro schließen musste. Also lernten 20 Personen ganz gemütlich von zu Hause aus, DAM zu nutzen. Mit Videokonferenzen und einer positiven Einstellung ist eigentlich fast alles zu schaffen. 

Wirklich besonders sind am Digital Asset Management die vielfältigen Möglichkeiten, es an Ihre Arbeit und Ihre besonderen Bedürfnisse anzupassen. So wird etwa Ihre Grafikdesignerin bestimmte Funktionen verlangen, die im Alltag des MarketingManagers nicht so wichtig sind. Das gilt auch umgekehrt. 

Daher ist es sinnvoll, nicht nur darauf zu achten, wer DAM im Unternehmen nutzen wird, sondern auch wie diese Nutzung aussehen soll. Bringen Sie in einzelnen Trainingssitzungen Kolleginnen und Kollegen mit ähnlichen Anwendungsfällen zusammen. So ist etwa eine eigene Trainingssitzung für das Kreativteam auch eine Garantie für mehr Effizienz. Sie sehen dann auch, welche Funktionen die entsprechenden Kolleginnen und Kollegen am häufigsten benutzen, sodass Ihre OnboardingBerater jedem Team ein maßgeschneidertes Training anbieten können, in dem auch Detailfragen behandelt werden.

Wenn alles ganz einfach wäre, würden Sie Zeit und Ort des Trainings festlegen (nun ja, vielleicht in diesen Zeiten keinen Ort …) und alle machen mit. Doch die Realität ist komplizierter. Unsere Kalender sind voll, häufig kommt noch mit knapper Ankündigung etwas hinzu, und manchmal wird man auch von den eigenen Leuten versetzt. Normalerweise ist das alles unvermeidbar (außer natürlich bei Bynder, wo die Anwesenheitspflicht gnadenlos durchgesetzt wird). Rechnen Sie also mit der Unberechenbarkeit der anderen und seien Sie flexibel. 

Letztlich ist die Zusammenarbeit aus dem Home-Office sogar flexibler. Nutzen Sie diesen Vorteil: Bieten Sie verschiedene Termine für das Training an, bei denen die unterschiedlichen Zeitzonen, Arbeitsgewohnheiten und individuellen Termine berücksichtigt werden. So steigt die Wahrscheinlichkeit, dass auch alle kommen

Glauben Sie uns: Irgendjemand ist immer während des gesamten OnboardingProzesses im Urlaub. Doch für diese Fälle gibt es eine einfache und überzeugende Lösung: Aufnahmen vom Training! 

Diese nützen nicht nur jenen Teammitgliedern, die etwas verpasst haben, sondern auch allen, die das Training oder einen Teil davon später wiederholen möchten. 

Machen Sie Extrapunkte: Laden Sie die Aufnahmen in Ihr DAM hoch! So müssen Sie eine Mail weniger senden und absolvieren außerdem mit dem ganzen Team eine weitere eingebaute DAMÜbung.

Lernen ist ein sehr individueller Vorgang, und das gilt auch für DAMTrainings. Wer am liebsten sofort loslegen möchte, kann sich direkt vom Portal aus von unserem Bynder Wizard durch die wichtigsten DAM Schritte führen lassen. 

Bei den meisten DAMLösungen gibt es auch eine Knowledge Base, Diese hilft vor allem, wenn es um sehr spezielle Funktionen geht, die Ihnen vielleicht gar nicht bekannt sind. Außerdem fängt sie Neulinge in der Phase nach dem Onboarding auf. 

Sorgen Sie als Admin dafür, dass diese SelbstlernTools genutzt werden. Sie haben auch interaktive Möglich keiten – so können Sie zum Beispiel TrainingsSpiele erstellen und mit kreativen Methoden die Motivation steigern. Ein Beispiel ist die DAMSchnitzel jagd, die auch vom heimischen Schreibtisch aus funktioniert

Handlungen sagen mehr als Worte, und manchmal gilt das auch für Zahlen. Bevor Sie Ihr DAM implemen tieren, beschaffen Sie sich die wichtigsten Zahlen und Daten zur ContentNutzung Ihres Teams (zum Beispiel Aufrufe/Uploads/Downloads von Inhalten, durchschnittliche Suchzeit). Anhand dieser Daten grundlage verstehen Sie dann den Status Quo vor der Implementierung. 

Läuft das DAM einmal, können Sie anhand erster im DAMPortal verfügbarer Statistiken bereits demon strieren, welches Potenzial DAM für die Rentabilität besitzt. Insbesondere in der Frühphase Ihrer DAM Implementierung lohnt es sich, diese Zahlen und ersten Erfolge zu verbreiten – so wird der positive Effekt deutlich, den DAM auf die Produktivität Ihres Teams hat. So bleibt nicht nur die Motivation im Team erhalten, sondern auch das Wohlwollen der Leitung. 

Wenn nämlich quantitative und qualitative Beweise vorliegen, dass Ihr Team mit der Hilfe eines DAM besser dasteht und dastehen wird, gibt es über dieses Thema auch keine Diskussionen mehr.

Einzelhandelsriesen, internationale Finanzkonzerne, Modeboutiquen und NGOs vertrauen gleichermaßen auf Bynder. Wir haben mehr als 2100 globalen Unter nehmen geholfen, die Arbeit an der eigenen Marke zu modernisieren. Für jedes dieser Unter nehmen haben wir eine maßgeschneiderte Lösung entwickelt, die optimal zu seinen Anwendungs fällen, Bedürfnissen und Zielen passt. Das können wir auch für Sie tun.