boohoo

Herausforderungen in der Vergangenheit

In der Vergangenheit musste das Marketingteam von boohoo gegen Ineffizienz ankämpfen. Aufgrund eines dezentralen und manuellen Workflow Managements waren alle marketingbezogenen Prozesse zeitaufwendig und komplex. Deadlines konnten nicht eingehalten werden und Projektmanager verloren leicht den Überblick über Projekte; explizit in Bezug auf Verantwortlichkeiten und Fristen.

Um diese Schwachstellen im Unternehmen zu beseitigen, suchte der Online-Modehändler nach einer Lösung, die Einsicht in alle Arbeitsprozesse gewährleistet und gleichzeitig Teile des Workflows automatisiert, um die Gemeinkosten langfristig zu senken.

Wie Bynder boohoo unterstützt

Dank Bynders Digital Asset Management Moduls konnte boohoo das Management sämtlicher digitaler Medien modernisieren und verbessern. Das intuitive und benutzerdefinierte Erscheinungsbild ist optimal an die Bedürfnisse von boohoo angepasst und hilft den Mitarbeiter dabei, sich stets an den Markenwerten zu orientieren und Markenkonsistenz zu gewährleisten.

Bynders Creative Workflow ermöglicht boohoo, Workflows flexibel und benutzerspezifisch zu konfigurieren. Das Marketingteam von boohoo verwendet dieses Modul für jegliche Unternehmensprojekte, die kreativen Input erfordern. Im Allgemeinen sind Kampagnen bei boohoo in zwei unterschiedliche Bereiche unterteilt: die Workflow-Kampagnen beinhalten alle Instruktionen, die für das Marketing Kreativteam relevant sind; die Promo-Kampagnen sind wiederum für das E-Commerce Kreativteam ausgelegt.

Sofern kreative Materialien benötigt werden, können Mitarbeiter in boohoos Marketing Projekt Management Modul zwischen insgesamt 20 verschiedenen, vordefinierten Jobtypen auswählen.

Dank der smarten Benutzerrechteverwaltung können Admin User einzelnen Benutzern oder ganzen Benutzergruppen nun spezifische Jobtypen zuweisen. Beispielsweise kann das Digital Team nur Affiliate und E-Mail Jobs einsehen. Auf diese Weise kann jeder Benutzer im Handumdrehen kinderleicht mit dem System arbeiten.

Innerhalb der ersten Phase jedes Jobs haben alle Benutzer die vollkommene Kontrolle und Verantwortung. Sie können hier Formulare mit Instruktionen ausfüllen (je nach Jobtyp) sowie alle für den Job relevanten Medien hochladen. Sobald die erste Phase abgeschlossen ist, wird der Job in Phase 2 des Workflows übermittelt.

Und mehr...

In der zweiten Phase des Workflows, der sogenannten „Brief submitted stage“, übernehmen Senior Teammitglieder die Verantwortlichkeit des fortlaufenden Projekts. Hier können die jeweiligen Senior Mitarbeiter den Content eines Jobs einsehen und einem Designer die weitere Ausführung des Projekts zuweisen. In den folgenden Phasen werden Entwürfe hochgeladen, überprüft, ggfs. angepasst, bis der Content letztendlich freigegeben wird.

Ein besonderes Highlight ist das Annotation Tool, mit welchem Anmerkungen und Kommentare direkt auf dem digitalen Dokument platziert werden können. Alle am Projekt beteiligten Personen sparen so wertvolle Zeit bei der Kommunikation von Änderungen und Verbesserungsvorschlägen. Darüber hinaus können verschiedene Versionen eines Entwurfs direkt gegenübergestellt werden, sodass Änderungen und Fortschritte des Projekts stets nachvollziehbar sind – vom ersten Entwurf bis zum finalen Output.

Anhängig vom Umfang eines neuen Designs und den erforderlichen Genehmigungsrunden, hat boohoo 4 bis 8 Phasen in allen Jobeinstellungen vordefiniert. Hierbei kann ein Projekt innerhalb verschiedener Phasen hin- und hergeschoben werden – je nachdem, ob ein Entwurf genehmigt oder abgelehnt wurde. Sofern ein Konzept bereits im Voraus genehmigt wurde, können auch mehrere Phasen übersprungen werden. Auf diese Weise kann boohoo alle Arbeitsschritte beschleunigen und effizienter gestalten.

Dank Bynder konnte boohoo den gesamten Content-Erstellungsprozess über alle Abteilungen hinweg vereinfachen und festigen. Transparenz im Marketing Projekt Management Modul unterstützt das Unternehmen dabei, eine einheitliche Markenkommunikation zu gewährleisten. Heute arbeiten rund 100 Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen täglich mit der neuen Brand Portal Lösung.

Nutzen und Vorteile für boohoo

Jeder Mitarbeiter des preisgekrönten Modeunternehmens hat heute einen transparenten Überblick über den Verlauf von spezifischen kreativen Projekten. Des Weiteren kann das Management Team klare Fristen definieren und Erwartungen an ein Projekt besser lancieren. Resultierend kann die Kommunikation und Effizienz des Unternehmens im Ganzen optimiert werden. Das Ergebnis einer Umfrage ist eindeutig: Auf die Frage „Hat der neue Workflow die Prozesse im Unternehmen effizienter gestaltet?“ antworteten 94% der Mitarbeiter von boohoo, dass sie zustimmen oder stark zustimmen.