Alles, was Sie über Dateiverwaltungssoftware wissen müssen
Was ist Dateiverwaltungssoftware?
Hierbei handelt es sich um das Verwalten von Dateien, wie z.B. Bildern, Videos, Dokumenten, etc. Doch das ist noch lange nicht alles: Das Managen von Dateien umfasst alle Aktivitäten, die sich auf das Speichern, Organisieren und Teilen von Inhalten beziehen - was heutzutage sowohl für Einzelpersonen als auch für Organisationen immer wichtiger wird. Daher muss die Dateiverwaltung so effizient und unkompliziert wie möglich gestaltet werden.
Es gibt viele Softwarelösungen, die diesen Bedarf decken können. Die beliebteste und am weitesten verbreitete Dateiverwaltungssoftware ist das Digital Asset Management (auch bekannt als DAM). Der Hauptfokus von DAM liegt auf der effektiven Verwaltung und Organisation von Rich Media Assets (Bilder, Videos und PDFs) und neuen Inhaltsformaten (Gifs, Podcasts) sowie Standarddateiarten (XLS und Word-Dokumente).
Was sind die Vorteile einer Dateiverwaltungssoftware?
Eine Dateiverwaltungssoftware soll den Benutzern ein schnelles Speichern und Zugreifen auf die benötigten Dateien ermöglichen. Sobald Unternehmen wachsen und mehr Inhalte erstellen, kann es schnell zu Chaos führen, wenn digitale Dateien nicht ordnungsgemäß verwaltet werden. Benötigen Sie mehr als 10 Sekunden, um eine Datei zu finden? In diesem Fall lohnt es sich, in eine DAM-Lösung zu investieren.
Eine moderne Dateiverwaltungssoftware (wie z.B. DAM) muss Inhaltsvorgänge beschleunigen. Zu den Vorteilen gehören:
- Jederzeit und überall Zugriff auf Ihre Dateien über ein zentrales Portal.
- Analyse der Dateinutzung, um den ROI von Inhalten zu maximieren und Ihre erfolgreichen Assets zu identifizieren.
- Versionsfunktionalität, um sicherzustellen, dass Ihre Dateien immer die richtige Größe und das richtige Format aufweisen.
- Einfache und sichere gemeinsame Nutzung von Dateien - sowohl intern als auch extern.
Was ist der Unterschied zwischen Dateiverwaltungssoftware und Digital Asset Management?
DAM sorgt für eine strengere Kontrolle der Dateinutzung
Mit einer steigenden Anzahl an Benutzern benötigen Sie eine bessere Kontrolle darüber, wie mit Ihren Dateien interagiert wird. Beispielsweise muss ein eingeschränkter Zugriff auf streng vertrauliche Dateien gegeben sein. Oder Sie arbeiten mit einem Freiberufler zusammen und der Zugriff ist zeitlich begrenzt.
DAM automatisiert manuelle Aufgaben mit KI- Funktionalität
Bei einer einfachen Dateiverwaltungssoftware müssen Sie die Metadaten in der Regel manuell kategorisieren und auf digitale Assets anwenden. Eine sehr zeitaufwändige Aufgabe! DAM-Lösungen, wie z.B. Bynder, automatisieren die Metadaten (Tagging), sobald Dateien hochgeladen werden. Tags werden basierend auf dem Inhalt eines Bildes vergeben, z.B. ein "Hund" Tag für das Bild eines Hundes. Dies gewährleistet auf lange Sicht eine einfache Suche für alle Beteiligten.
DAMs verfügen über erweiterte Dateiverwaltungsfunktionen
DAM-Systeme verfügen in der Regel über bessere Organisationsfunktionen im Gegensatz zu einfacher Dateiverwaltungssoftware. Dies kann in Form von automatischer Dateikennzeichnung, Filterdateiorganisation oder Versionierung erfolgen, um nur einige zu nennen. Grundsätzlich ist diese Funktionalität besser für Teams geeignet, die Hunderte, wenn nicht Tausende von Dateien gleichzeitig verwalten müssen.
DAM bietet eine Analyse der Inhaltsnutzung
Moderne DAM-Systeme sind mit Datenanalysefunktionen ausgestattet. Auf diese Weise erhalten Benutzer datenbasierte Einblicke in die Datennutzung über visuelle Diagramme und Berichte, sodass der ROI von Inhalten verfolgt werden kann. Ebenso erhalten Sie Informationen darüber, wie Benutzer innerhalb des DAM-Systems interagieren (Uploads, Downloads, Ansichten usw.) und es nutzen.
Anpassung des DAMs, um die Benutzerakzeptanz zu steigern
Mit DAM-Systemen, wie z.B. Bynder, kann die Umgebung Ihrem eigenen Markendesign angepasst werden, damit sich Teams schnell zurechtfinden und die neue Lösung besser annehmen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur Dateiverwaltungssoftware
Was kostet Dateiverwaltungssoftware?
Die Preise für Dateiverwaltungssoftware/DAM richten sich nach Ihren spezifischen Anforderungen. Sie hängen von Faktoren, wie z.B. der Benutzeranzahl, dem benötigten Speicherplatz und den erforderlichen Integrationen ab. Fordern Sie hier ein unverbindliches Bynder DAM Angebot an.
Wie messe ich den ROI einer Dateiverwaltungssoftware?
Der ROI hängt mit der Nutzung zusammen. Eine einfache Dateiverwaltungssoftware kann nicht analysieren, welche Benutzer das System tatsächlich nutzen. Andere DAM Systeme sind mit Analysefunktionen ausgestattet, die Daten liefern, um die Nutzung genauer zu messen und zu analysieren.
Welche Art von Dateien kann die Dateiverwaltungssoftware speichern?
Dies hängt von der ausgewählten Dateiverwaltungssoftware ab. Die Bynder DAM Software unterstützt nahezu jeden Dateityp und bietet eine Dateivorschau der bekanntesten Dateiformate.
Wo kann ich DAM oder Dateiverwaltungssoftware testen?
Klicken Sie hier, um eine unverbindliche DAM Demo zu erhalten. Während der Demo führt Sie einer unserer Berater durch die Merkmale und Funktionen, bespricht mit Ihnen Ihre spezifischen Anforderungen und beantwortet alle Ihre Fragen.