Was ist Workflow Management?

Lidia Lüttin

Chief Marketing Officer

Was ist ein Workflow?

Workflow ist ein anderes Wort für "Prozess". Workflow Management bezeichnet das Managen dieses Prozesses unter Nutzung der Unternehmensressourcen. Marketing und Brand Manager haben meist mit Medienerstellungsworkflows zu tun, die die Produktion oder Anpassung von neuen digitalen Medien, die Erstellung neuer Inhalte oder die Übersetzung von bereits bestehenden Texten betreffen.

Was ist ein Workflow Management Tool?

Workflow Management Software wie Bynder bieten eine zentrale Plattform, wo der gesamte Medienaustausch, Proofing wie Sichtung und Genehmigung, sowie die gesamte Kommunikation mit allen internen und externe Beteiligten, wie Agenturen, stattfindet. Der exakte Prozess eines jeden Projekts kann in einem solchen Tool genau abgebildet werden. Automatisierte Erinnerungen und die Möglichkeit Deadlines zu setzen und Aufgaben zuzuweisen vereinfachen den ganzen Prozess und helfen dezentralisierten Teams effizienter zusammenzuarbeiten.

Warum brauchen Sie ein Workflow Management Tool?

Im Alltag von Marketing und Brand Managern laufen Medienerstellungs-Workflows leider nicht immer gradlinig ab. Die Markteinführung von neuen Kampagnen verzögert sich oft aufgrund von unnötig wiederholten Aufgaben und das Warten auf Feedback von Kollegen. Richtig geplante Workflows helfen Ihnen in folgender Weise:

Automation: Die selben Prozesse immer und immer wieder von Neuem zu starten ist zeitintensiv und unpraktisch. Mit einem professionellen Workflow Management Tool können solche Prozesse automatisiert werden und innerhalb von Sekunden initiert werden.
Zusammenarbeit: Kollaboration mit Externen kann den Produktionsprozess und die Time2Market Ihrer Kampagnen stark verzögern, da Dateien ständig ausgetauscht werden müssen und von verschiedenen involvierten Personen genehmigt werden müssen. In einem Workflow Management Tool können diese parallel laufenden Schritte gleichzeitig ausgeführt werden und von einem zentralen Ort aus gesteuert werden.
Kommunikation: Sicherzustellen, dass jeder die letzten Anweisungen beachtet und auch ausführt ist nicht immer einfach. In einem Workflow Management Tool können Sie Notizen, Anmerkungen und Kommentare direkt auf den Entwürfen hinterlassen. So stellen Sie sicher, dass jeder Beteiligte auf dem aktuellen Stand ist.
Distribution: Große Medien an Andere zu senden ist zeitraubend und kann je nach Methode anstrengend sein. Mit einem Workflow Management Tool ist es möglich auch sehr große Dateien Jedem direkt zu Verfügung zu stellen, ohne dabei umständliche und unsichere Methoden wie E-Mail und FTP zu verwenden.
Duplizieren: Das die selbe Datei mehrmals überarbeitet wird ist normal. In der Realität passiert es leider oft, dass ein Versionschaos herrscht und versehentlich mit alten Versionen gearbeitet wird. Mit Workflow Management kann dies verhindert werden, da durch intelligentes Versionsmanagement sichergestellt wird, dass niemand an veralteten Versionen arbeitet.
Übersicht: Wenn Sie an verschiedenen Projekten gleichzeitig arbeiten, kann es schwer sein den Überblick zu behalten. In einem Workflow Management Tool werden alle relevanten Informationen übersichtlich auf Dashboards bereitgestellt, sodass man auf einen Blick alle seine Aufgaben und den Status aller Projekte sieht.

Wenn Sie noch ganz am Anfang stehen und gerade darüber nachdenken ein Workflow Management / Online Proofing System einzuführen oder gerade mit der Implementation beschäftigt sind, sollten Sie sich genug Zeit nehmen Ihre Medienerstellungsprozesse aufzunehmen und diese im System abbzubilden. Dabei geht es nicht nur um eine exakte Abbildung des Workflows, sondern die Gelegenheit sollte auch dazu genutzt werden den Prozess zu verbessern und die Effizienz der Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Personen zu erhöhen.

Bilden Sie den Medienerstellungsprozess von Anfang bis zum Ende ab. An einem kreativen Workflow sind viele Personen aus unterschiedlichen Abteilungen (z.B. Brand Management, Design, E-Commerce) beteiligt, die oftmals nicht viel über die Aufgaben und Tätigkeiten des Anderen wissen. Der Alltag dieser Personen ist oftmals von Frustration, unnötig wiederholten Arbeitsschritten und endloses Warten auf Feedback geprägt. Wenn dann noch Externe im Spiel sind, wie Agenturen oder Freelancer, wird die ganze Sache noch komplexer. Das Hauptziel der Einführung eines Workflow Management Systems sollte es sein, mittels Effizienzsteigerung die Time-to-Market von Kampagnen und den neuen Marketing Materialen zu reduzieren, was wiederum zur Reduzierung der Kosten führt und zu mehr Produktivität in Ihren Marketing Abteilungen.

Finden Sie heraus wo die Engpässe liegen und vergleichen Sie den Ist-Prozess mit dem Soll-Prozess:

I. Ist-Prozess dokumentieren

Aus Erfahrung wissen wir, dass am Anfang einer Prozessdokumentation meist ein großes Chaos steht. Bei vielen Beteiligten, unzähligen Teilaufgaben und Kommunikationswegen kann es sehr zeitintensiv sein sich einen ersten Überblick zu verschaffen. Oftmals wurde sich nie die Mühe gemacht, die Prozesse zu dokumentieren und es scheint eine fast unmögliche Aufgabe diese in ein System zu übersetzen.

Wer sind die involvierten Personen?

Sprechen Sie mit allen Beteiligten (Intern & Extern), damit meine ich mit allen Beteiligten vom Praktikaten bis zur Agentur und den Designern. Stellen Sie allen Beteiligten die folgenden Fragen:

Welche Rollen werden von der Person im Prozess tatsächlich übernommen?
Aus welchen Teilaufgaben besteht die Beteiligung am Prozess?
Mit welchen Personen wird direkt und indirekt kommuniziert?
Von wem wird Input benötigt, wer erhält den Output?
Wo liegen Engpässe? An welcher Stelle sieht die Person Verbesserungsbedarf?
Wie lange dauert die Erledigung der Aufgaben im Schnitt?
Welche Software/Hilfsmittel wird zur Erfüllung der Tätigkeiten genutzt?

II. Soll-Prozess definieren

Sobald Sie mit allen Beteiligten gesprochen haben gilt es das Chaos zu ordnen. Beginnen Sie damit die beteiligten Rollen festzulegen, welche Sie im zweiten Schritt (Soll-Prozess) den beteiligten Personen zuweisen. Jede Rolle hat einige vordefinierte Aufgaben zu erledigen. Weisen Sie jeder Rolle Aufgaben zu. Seien Sie dabei so spezifisch wie möglich und verallgemeinern Sie die Tätigkeiten nicht.

Beispielhafte Rollen und deren Aufgaben:

Rolle: Auftraggeber
Aufgaben: Auftrag erteilen, Briefing, benötigte Größe, Menge, Formate definieren usw.

Rolle: Designer
Aufgaben: Entwurf erstellen, Entwurf überarbeiten

Role: Content Manager
Aufgaben: Inhalte bereitstellen, Inhalte überarbeiten

Rolle: Prüfer
Aufgaben: Erstellte Medien sichten, Medien freigeben oder abweisen, Entwürfe kommentieren

Rolle: Übersetzer
Aufgaben: Freigegebene Inhalte übersetzen

Rolle: Publisher
Aufgaben: Inhalte auf Websiten veröffentlichen, finalisierte Medien zur Druckerei senden

Rolle: Traffic Manager
Aufgaben: provide communication rules

Weisen Sie nun die beteiligten Personen den Rollen und Aufgaben zu. Beachten Sie, dass jede Rolle von mehreren Personen ausgeführt werden kann und muss, die jeweils für Teilaufgaben verantwortlich sind. Legen Sie auch für jede Person eine Ersatzperson fest, die die Aufgaben bei Abwesenheit übernehmen kann.

Betrachten Sie nun die Chronologie der Aufgaben, welche Aufgaben müssen als Erstes erfüllt werden, welche können/müssen parallel ausgeführt werden?

Wo haben die Beteiligten Engpässe berichtet? Lassen sich diese durch eine Strukturierung des Prozesses abbilden oder werden weitere Ressourcen benötigt?