Medienverwaltung ist im Trend. Mehr und mehr Unternehmen suchen nach Tools oder beauftragen sogar Berater, die ihnen bei der Auswahl von geeigneter Software helfen. Auch wenn Sie vielleicht schon davon gehört haben ist es nicht verwunderlich, wenn Sie nicht sofort verstanden haben worum es eigentlich geht.
Der Term Digital Asset Management kommt aus dem Englischen und bezeichnet Software und Systeme, welche die Verwaltung, Organisation, Speicherung, Freigabe und Distribution von digitalen Medien übernehmen. Die ausführliche Definition gibt es hier.
Asset wird vom Englischen als "Anlage" übersetzt. Es geht um die Verwaltung (Management) von digitalen Anlagen. Anlagen sind Vermögensgegenstände, die einem Unternehmen langfristig dienen sollen.
Es geht also um digitale Vermögensgegenstände. Gemeint sind alle digitalen Medien, die der Unternehmenskommunikation dienen, wie Logos, Marketing Materialien, Farbschemen, Brand Guidelines, Webbanner usw.. Diese digitalen Assets kosten oftmals viel Geld in der Erstellung (Designer, Kontrolle, Agenturen...) und ermöglichen die Kommunikation der eigenen Markenidentität und sich somit von der Konkurrenz abzuheben. Digitale Medien spielen deshalb gerade in der Marketingkommunikation eine wichtige Rolle.
Deutsche Synonyme für Digital Asset Management sind unter anderem: Marketing Asset Management, Medienverwaltung, Mediendatenbank, Bilddatenbank Software und Medien Asset Management.
Welche Probleme löst eine professionelle Medienverwaltung?
- Rasant wachsende Anzahl von digitalen Medien, wie Vorlagen, Logos, Videos und Bilder, deren Verwaltung nicht zentralisiert ist
- Bereitstellung der richtigen Marketing Materialien, aktuellen Dateien und Definition des Copyrights ist zeitintensiv
- Die Produktion neuer Marketing Materialien ist durch großen Abstimmungsaufwand mit Agenturen sehr zeitintensiv und Time-to-Market ist sehr lang
- Uneinheitliche Markenkommunikation intern und extern aufgrund von Schwierigkeiten bei der unternehmensweiten Kommunikation der Markenwerte, verschiedene Abteilungen und Niederlassungen haben keine markenkonforme Erscheinung
Welche Aufgaben erfüllt Digital Asset Management im Unternehmen?
Eine professionelle Medienverwaltung nimmt Marketing Managern zeitintensive Aufgaben ab, indem alle Prozesse rund um digitale Medien vereinfachen und automatisiert werden. Die Effizienz der Marketingabteilung wird erhöht, die Markteinführungszeit von neuen Kampagnen verkürzt und es wird Zeit eingespart, die für wirklich wertvolle Tätigkeiten, wie dem Aufbau einer starken Marke genutzt werden können.
Medienverwaltungssysteme erfüllen folgende Funktionen:
- Speicherung: Speichern Sie alle digitalen Medien in einer zentralen Anlaufstelle. Statt auf lokalen Servern oder persönlichen Computern, ist es jedem Mitarbeiter und falls gewünscht sogar externen Partnern, jederzeit möglich auf die Medien zuzugreifen.
- Verwaltung & Organisation: Neben der bloßen Speicherung und Archivierung der Medien, ermöglicht eine Medienverwaltung unternehmensindividuelle Strukturierung und Kategorisierung der Medien. Intelligente Suchfilter und suggestive Suchmechanismen, helfen dabei eine gesuchte Datei innerhalb von Sekunden zu finden. Digitale Versionierung und Change logs helfen außerdem dabei, die Mediendatenbank übersichtlich zu halten.
- Freigabe & Distribution: Große Dateien wie Videos, hochauflösende und Adobe Creative Suite Ordner können oftmals nur auf umständlichem Wege an Kollegen, Agenturen oder Vertriebspartner gesendet werden. Eine professionelle Medienverwaltung enthält eine File Sharing Funktionalität, die das einfache Teilen von Medien ermöglicht. Außerdem ist es einfach den Überblick darüber zu behalten, mit wem welche Medien geteilt werden und falls gewünscht, die Zugriffsrechte zurückzuziehen.
- Kontrolle:Digitales Rechtmanagement erlaubt es Ihnen die Zugriffsrechte von jedem Benutzer des Systems flexibel festzulegen. So stellen Sie sicher, dass jeder nur Zugriff auf die Medien hat, die relevant sind.
Was sind die Vorteile von qualifizierter Medienverwaltung gegenüber kostenfreien Tools?
Professionelle Medienverwaltungstools haben viele Vorteile gegenüber kostenfreien Filesharing oder Bildverwaltungslösungen, wie Dropbox oder WeTransfer. Lesen Sie in diesem Blog Post mehr.
Wie erfahre ich mehr über die Anbieter einer kompetente Medienverwaltung?
Im Internet gibt es verschiedene Quellen sich über sachkundige Anbieter von Medienverwaltung zu informieren. Eine davon ist der kostenlose "DAM Vergleichsguide" den es hier zum Download gibt.
Außerdem gibt es noch viele Vergleichsseiten, wie Capterra.com oder softguide.de.
Erweiterung von qualifizierter Medienverwaltung
Wenn es um Effizienz im Marketing geht, kann man mit professioneller Medienverwaltung viel erreichen. Um weitere Verbesserungen zu erzielen, sollten Sie früher oder später auf ein voll-integriertes System umsteigen. Diese Lösungen heißen Marketing Resource Management und decken das volle Spektrum ab, von der Erstellung digitaler Medien, bis zum Drucken von Printmaterialien.
Medienverwaltung Live erleben
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