Was ist Content Workflow Software? (+ die 10 besten Plattformen in 2024)

Einen Content-Produktionsprozess zu managen bedeutet, viele komplexe Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen – oft abteilungsübergreifend. Dabei gibt es einen großen Spielraum für Fehler: Möglicherweise verpasst Ihr Team wichtige Deadlines, veröffentlicht fehlerhafte Inhalte oder erstellt Content doppelt. All das führt dazu, dass Unternehmen wertvolle Zeit und Ressourcen verschwenden.

Content-Operations-Software wie Content Workflow von Bynder wurde entwickelt, damit Sie alle Inhalte auf einer zentralen Plattform planen, erstellen und veröffentlichen können.

Mit diesem Tool können Content-Teams problemlos benutzerdefinierte Workflows für eine konsistente und effektive Content-Produktion erstellen. Dadurch kommt Ihr Unternehmen seinem Ziel, allen Zielgruppen die bestmögliche Content Experience zu bieten, ein gutes Stück näher.

In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit den Vorteilen von Content Workflow Software und sehen uns die zehn besten Plattformen an, die das Jahr 2024 zu bieten hat.

Was ist Content Workflow Software?

Content-Workflow-Plattformen helfen Ihren Teams dabei, den Content-Erstellungsprozess nicht nur zu verwalten, sondern auch zu optimieren.

Ein paar typische Funktionen von Content Workflow Software sind:

• Digital Asset Management: Inhalte an einem Ort organisieren und speichern
• Content-Planung: Keywords, Themen, Zielgruppen-Personas und Content-Kalender erstellen
• Task Management: Projekte zuweisen und Fortschritte verfolgen
• Content-Erstellung: alle Arten von Content erstellen und bearbeiten
• Compliance Management: Genehmigungen tracken und rationalisieren
• Content-Distribution: die Veröffentlichung von Content auf allen Plattformen koordinieren
• Reporting und Analytik: Engagement überwachen und den ROI der Marketingausgaben bestimmen

Welche Vorteile hat Content Workflow Software?

Obwohl eine Marketingstrategie nur mit einem klar definierten Content-Workflow funktioniert, verlassen sich viele Unternehmen beim Verwalten ihrer Content-Strategie und -Umsetzung immer noch auf Tabellenkalkulationen, veraltete Software oder umständliche Dateispeicherlösungen.

Eine Content-Workflow-Plattform hingegen bietet drei wichtige Vorteile:

1. Content Workflow Software spart Zeit

Wenn Sie einem Redakteur alle zu prüfenden Inhalte erst einmal per E-Mail zuschicken oder von jedem Stakeholder eine Genehmigung einholen müssen, verschwenden Sie wertvolle Zeit. Content Workflow Software hilft Ihrem Unternehmen dabei, repetitive Aufgaben zu automatisieren. Sie können zum Beispiel selbstgesteuert den aktuellen Status verschiedener Inhalte abfragen, Feedback anfordern oder Brand Guidelines implementieren.

2. Content Workflow Software erhöht die Sichtbarkeit

Mit Content-Workflow-Tools können Unternehmen den Fortschritt ihrer Projekte besser im Auge behalten und potenzielle Engpässe schneller erkennen. Außerdem führen transparente Prozesse und Zeitpläne zu mehr Eigenverantwortung im Team und erleichtern den Content-Erstellungsprozess.

3. Content Workflow Software verbessert die Kollaboration

Bei der Koordination eines Content-Erstellungsprozesses sind in der Regel mehrere Stakeholder involviert. Heutzutage arbeitet 66 % aller Content-Teams mit vier oder mehr Beteiligten zusammen. In 2023 ging sogar 47 % davon aus, zusätzliche Content Creators einstellen zu müssen, um den Workload zu bewältigen.

Je mehr Mitarbeiter an einem Content-Prozess beteiligt sind, desto schwieriger wird es, ihn zu verwalten – es sei denn, Sie stellen eine passende Plattform als zentralen Knotenpunkt für die Team-Kommunikation bereit.
Sobald es nur ein Repository für alle Inhalte gibt, können Sie sich chaotische Suchaktionen nach den aktuellsten Dokumentversionen sparen und mit einer strukturierten Editor-Funktion dafür sorgen, dass Fragen und Feedback nicht einfach in überfüllten E-Mail-Postfächern untergehen.

Die 10 besten Plattformen für Content Workflow Software in 2024

Content Workflow Software steigert nachweislich die Produktivität und Zusammenarbeit im Team. Aber ist es wichtig, dass Sie sich für ein Tool entscheiden, das zu den besonderen Anforderungen Ihres Unternehmens passt. Hier sind einige Optionen, die aktuell auf dem Markt erhältlich sind:

1. Content Workflow von Bynder

Content Workflow ist eine Content-Operations-Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, typische Probleme bei der Content-Erstellung zu vermeiden.

Top-Funktionen:

• Content-Dashboard: Organisieren und speichern Sie alle Inhalte an einem zentralen Ort – inklusive Status-Tracking von Projekten, Verantwortlichen und Deadlines.
• Workflow-Tools: Erstellen Sie benutzerdefinierte Prozesse, weisen Sie Zuständigkeiten zu und automatisieren Sie Aufgaben.
• Templates: Nutzen Sie feste Vorlagen, damit alle Beteiligten die benötigten Inhalte unkompliziert und einheitlich erstellen können.
• Kollaborationstools: Mit dem Editor von Content Workflow können Sie in Echtzeit zusammenarbeiten und Texte verfassen oder ändern.
• AI Assist: Erstellen Sie in Sekundenschnelle erste Textentwürfe, prüfen Sie vorhandene Inhalte auf Rechtschreibung und fertigen Sie Übersetzungen an.

Vorteile:

• Passen Sie die Organisation Ihrer Inhalte an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an.
• Implementieren Sie Styleguides und inhaltliche Anforderungen, um einheitlichen Content zu erstellen.
• Passen Sie Benutzer- und Gruppenberechtigungen an, um Vorschriften einzuhalten und Fehler zu vermeiden.
• Nutzen Sie generative KI mit starken Sicherheitsvorkehrungen.
• Vermeiden Sie Probleme mit der Versionierung von Dokumenten und gemeinsamen Laufwerken.
• Profitieren Sie von einem schnellen Onboarding und durchgängigem Support.
• Es werden regelmäßig Updates durchgeführt und zusätzliche Funktionen implementiert.

Nachteile:

Die Kosten sind etwas höher als bei anderen Plattformen, da Content Workflow nur in Kombination mit der DAM-Plattform von Bynder erhältlich ist. Allerdings wurde Content Workflow speziell für Content-Teams entwickelt und zahlt sich auch dementsprechend aus.

2. Monday.com

Monday.com ist ein kollaboratives Projektmanagement-Tool, mit dem Benutzer anpassbare Workflows für jede Art von Projekt erstellen können.

Top-Funktionen:
 

• Templates: Nutzen Sie von Anfang an mehr als 200 Workflow-Vorlagen.
• Sichtbarkeit: Automatisieren Sie Aktualisierungen und überwachen Sie den Status von Inhalten in Echtzeit.
• Insights: Verfolgen Sie mit individuellen Dashboards und Berichten den ROI Ihrer Inhalte.

Vorteile:

• Nutzer können sich Workflows auf zehn verschiedene Arten anzeigen lassen, inklusive Kanban-Boards oder Kalenderansichten.
• Projektordner erleichtern die Kommunikation und die Organisation von Dateien.

Nachteile:

• Content-Teams können keine Inhalte auf der Plattform erstellen oder bearbeiten.

Preisgestaltung:Der kostenlose Plan ist auf maximal zwei Nutzer beschränkt, während der Basic-Tarif monatlich 9 € pro Nutzer kostet. Der Standard-Plan liegt bei 12 € pro Monat und Nutzer und der Pro-Tarif bei jeweils 19 €. Außerdem gibt es eine gratis Testversion.

3. ClickUp

Mit ClickUp können Benutzer benutzerdefinierte Workflows ohne Programmierkenntnisse erstellen.

Top-Funktionen:

• Templates: Nutzer können direkt mit hunderten von Workflow-Vorlagen einsteigen.
• ClickApps: Content-Teams können die Funktionalität mit mehr als 35 ClickApps erweitern.
• ClickUp AI: Erledigen Sie Ihre Arbeit schneller – mit dem KI-gesteuerten Assistenten von ClickUp.
• Automatisierung: Optimieren Sie Aufgaben mit mehr als 50 voreingestellten Aktionen, Triggern und Bedingungen.

Vorteile:

• ClickUp verfügt über mehr als 1.000 Integrationen und kann mit Ihrem bestehenden Tool-Stack verbunden werden.
• Projektkommunikation findet an einem zentralen Ort statt.
• Sie können komplexe Projekte in großem Umfang verwalten.
• Teams können mit ClickUp Docs in Echtzeit zusammenarbeiten und Inhalte anpassen.

Nachteile:

• Da es sehr viele Funktionen gibt, müssen sich neue Nutzer auf eine steile Lernkurve einrichten.

Preisgestaltung: Neben einem kostenlosen Plan liegt der Unlimited-Plan bei monatlich $7 pro Nutzer und der Business-Plan bei je $12 pro Nutzer und Monat. Es gibt auch ein Enterprise Package, dessen Preis nur auf Anfrage verfügbar ist.

4. Airtable

Airtable ist eine Cloud-basierte Projektmanagement-Software zur Verbindung von Daten, Workflows und Teams bei der Entwicklung von Apps.

Top-Funktionen:

• App-Building: Ihre Teams können ohne Programmierkenntnisse benutzerdefinierte Business-Apps erstellen.
• KI-fähig: Fügen Sie fortschrittliche KI-Modelle direkt in Ihre Apps ein.
• Apps von Airtable: Greifen Sie auf vorkonfigurierte Apps von Airtable zu und legen Sie direkt los.

Vorteile:

• Verknüpfen Sie Daten aus verschiedenen Apps, Tools und Workflows, um eine einheitliche Quelle der Wahrheit zu schaffen.
• Governance kann in großem Umfang mit zentral verwalteten Sicherheits-, Berechtigungs- und Datenschutzfunktionen eingeführt werden.
• Mit den Airtable-Erweiterungen können Nutzer Diagramme, Grafiken und andere visuelle Hilfsmittel zur Darstellung von Daten erstellen.

Nachteile:

• Airtable hat eine steilere Lernkurve als andere Plattformen. Nutzer müssen das Interface und Dashboard von Grund auf neu erstellen.

Preisgestaltung: Es gibt einen kostenlosen Plan. Der Team-Plan kostet monatlich $20 pro Nutzer und der Business-Plan $45 pro Nutzer und Monat.

5. Contently

Contently ist eine Content-Marketing-Plattform, mit der Sie alle Ihre Inhalte an einem Ort verwalten können.

Top-Funktionen:

• Brand Management Tools: Integrieren und optimieren Sie Ihre Prozesse, damit alle Inhalte selbst den strengsten Brand Guidelines entsprechen.
• Globaler Marketplace für Kreative: Erhalten Sie Zugang zu einem Content-Marktplatz mit mehr als 165.000 freiberuflichen Content-Experten.
• SEO-Storytelling: Erzeugen Sie im Handumdrehen Story-Konzepte, die auf Ihrer eigenen und einzigartigen Content-Strategie basieren und mit großer Wahrscheinlichkeit hoch ranken werden.

Vorteile:

• Aktualisieren Sie Ihren Content-Kalender ganz einfach per Drag-and-Drop.
• Verteilen Sie Inhalte mühelos, mithilfe von CMS-Integrationen.
• Verschaffen Sie sich auf dem Dashboard einen vollständigen Überblick über Ihre Content-Bemühungen.

Nachteile:

• Es gibt keine Informationen zur Preisgestaltung.

6. Asana

Asana ist eine Projektmanagement-Plattform, die multifunktionale Teams unterstützt.

Top-Funktionen:

• Workflows und Automatisierung: Führen Sie effizientere Prozesse ein und verwalten Sie Projekte abteilungsübergreifend.
• Projekt-Management: Verfolgen Sie Aktivitäten von Anfang bis Ende, damit alle Teams auf dem gleichen Stand bleiben und ihre Deadlines einhalten können.
• Asana Intelligence: Erstellen Sie mithilfe von KI ausführliche Status-Updates und konkrete Ziele.

Vorteile:

• Eine Vorlagen-Bibliothek hilft Ihnen beim Erstellen eines Dashboards.
• Nutzer können Daten von jedem Projekt oder jeder Abteilung abrufen, um einen besseren Überblick zu erhalten.
• Kommunizieren Sie Ziele und verfolgen Sie Kennzahlen an einem zentralen Ort.

Nachteile:

• Asana wurde nicht speziell für Content-Teams entwickelt. Deshalb müssen Nutzer einige Anpassungen vornehmen, damit die Plattform ihren Anforderungen entspricht.

Preisgestaltung: Der Personal-Plan ist kostenlos. Den Starter-Plan gibt es monatlich für 10,99 € pro Nutzer und den Advanced-Plan für 24,99 € pro Nutzer und Monat. Außerdem gibt es Enterprise Packages, deren Preise angefragt werden müssen.

7. CoSchedule

CoSchedule ist ein Workflow-Management-Tool für Marketer.

Top-Funktionen:

• KI-gestützter Marketing-Kalender: Visualisieren Sie Ihre Inhalte an einem einzigen Ort, wie z. B. einen Redaktionsplan für Social Media.
• Marketing Suite: Greifen Sie auf eine Reihe von Marketing-Tools zu, mit denen Sie Projekte koordinieren und Teams unterstützen können.
• Hire Mia: Dieses KI-Tool hilft Ihnen bei der Content-Produktion.

Vorteile:

• Nutzer können individuelle Berichte für Stakeholder erstellen.
• Mit einem Content-Library-Tool können Sie alle Inhalte an einem Ort verwalten.
• Headline Studio bietet KI-gestützte Vorschläge für bessere SEO-Titel.

Nachteile:

• Die Preisgestaltung wirkt unübersichtlich und verwirrend.

Preisgestaltung: CoSchedule bietet einen gratis Plan und einen Social Calendar-Plan für monatlich $19 pro Nutzer. Der Content Calendar- und Marketing Suite-Plan werden auf jedes Unternehmen individuell zugeschnitten und müssen erst von einem Sales-Team erstellt werden.

8. Teamwork

Teamwork ist eine All-in-One-Plattform zur Verwaltung aller Aspekte der Agenturarbeit.

Top-Funktionen:

• Ressourcenmanagement: Tracken Sie die Aufgaben aller Mitarbeiter, um Engpässe zu vermeiden.
• Kollaborationstools: Verschicken Sie Nachrichten, chatten Sie mit Kollegen und speichern Sie Dateien an einem zentralen Ort.
• Zeiterfassung: Mit dieser Funktion können Sie im Handumdrehen abrechnen und Rechnungen stellen.

Vorteile:

• Mit Funktionen zur Budgetplanung können Ihre Teams alle Ausgaben regelmäßig kontrollieren.
• Nutzer können Content-Workflows unterschiedlich visuell darstellen, z. B. als Gantt-Diagramm oder Kanban-Board.
• Binden Sie Teamwork mithilfe von Integrationen leichter in Ihr bestehendes Tool-Stack mit ein.
• Die Software enthält eine Funktion für das Onboarding neuer Kunden.

Nachteile:

• Sie können Inhalte nicht direkt auf der Plattform bearbeiten.

Preisgestaltung: Kleine Teams können Teamwork kostenlos nutzen. Der Starter-Plan ist für monatlich $5,99 pro Nutzer erhältlich und der Deliver-Plan für $9,99. Der Grow-Plan kostet jeden Monat $19,99 pro Nutzer.

9. Hive

Hive ist eine Projektmanagement-Plattform, die nach der "Agile"-Philosophie entwickelt wurde.

Top-Funktionen:

• Zugriff auf verschiedene Projektansichten: Nutzen Sie Kanban-Boards, Gantt-Diagramme, Tabellen und Portfolios
• Flexible Projekthierarchien: Erstellen Sie separate Projekte für Ihre Initiativen oder ein übergeordnetes Projekt mit Unterprojekten.
• Hivemind: Dieses systemeigene KI-Tool unterstützt Sie bei Ihren Projekten und Aufgaben.

Vorteile:

• Nehmen Sie über Hive an Google Meet- oder Zoom-Meetings teil und machen Sie sich direkt auf der Plattform Notizen.
• Mit Hive können Sie Arbeitszeiten schnell erfassen und Timesheets umgehend an Manager oder Kunden weiterleiten.
• Nutzer können Hive mit mehr als 1.000 externen Apps verbinden, um die Funktionalität zu erweitern.

Nachteile:

• Sie können keine Inhalte auf der Plattform speichern.

Preisgestaltung: Der Preis für den Starter-Plan beträgt monatlich $5 pro Nutzer und der Teams-Plan liegt bei $12 pro Nutzer und Monat. Auf Anfrage ist auch ein Enterprise Package erhältlich. Zusätzlich bietet Hive einen kostenlosen Plan an.

10. Trello

Trello ist eine Projektmanagement-Plattform, die Ihnen mit Hilfe von Kanban-Boards hilft, Aufgaben, Teams und Tools in einer Ansicht zu organisieren.